Mọi doanh nghiệp, nhỏ hay lớn, phải đưa ra quyết định về cách thức và thời điểm ghi lại thu nhập và chi phí. Hai tùy chọn cho bản ghi này được gọi là "tiền mặt" và "tích lũy".
Vì mục đích thuế, bạn sẽ cần đưa ra quyết định này cho doanh nghiệp của mình trước khi bạn nộp tờ khai thuế kinh doanh đầu tiên .
Cách thức hoạt động của kế toán tiền mặt
Trong kế toán tiền mặt, một giao dịch được ghi lại khi tiền thực sự thay đổi tay.
Thu nhập được ghi lại khi bạn nhận được tiền và chi phí được ghi lại khi họ được thanh toán.
Ví dụ 1: Đối với một giao dịch thu nhập , nếu bạn thực hiện một dịch vụ và lập hóa đơn cho một khách hàng, bạn chỉ ghi lại thu nhập cho mục đích kế toán tiền mặt khi bạn đã nhận được khoản thanh toán cho dịch vụ đó. Nếu bạn gửi hóa đơn vào ngày 12 tháng 8 và bạn không nhận được thanh toán cho đến ngày 1 tháng 9, bạn sẽ ghi lại thanh toán vào ngày 1 tháng 9.
Ví dụ 2: Đối với một giao dịch chi phí, bạn có thể nhận được một hóa đơn cho dịch vụ điện thoại, nhưng trong kế toán tiền mặt bạn không ghi lại chi phí cho đến khi bạn đã thực sự thanh toán hóa đơn . nếu bạn nhận được hóa đơn vào ngày 15 tháng 8 và bạn không thanh toán hóa đơn cho đến ngày 1 tháng 9, bạn sẽ không ghi lại chi phí cho đến ngày 1 tháng 9.
Pro và Con: Kế toán tiền mặt đơn giản hơn để ghi nhớ và ghi lại, vì nó theo dõi tài khoản kiểm tra doanh nghiệp của bạn. Khi bán hàng được ghi trong tài khoản séc của bạn, nó được ghi lại trong doanh nghiệp của bạn.
Nhưng phương pháp kế toán tiền mặt có thể không hiển thị hình ảnh thực tế về hoạt động kinh doanh của bạn, vì tháng bạn bận hoặc chậm lại khác với tháng bạn nhận được tiền.
Cách hoạt động của kế toán Accrual
Trong kế toán dồn tích, giao dịch được ghi nhận khi nó kiếm được (được thành lập) bằng cách gửi hóa đơn hoặc nhận hóa đơn.
Trong Ví dụ 1: Đối với giao dịch thu nhập, sử dụng phương pháp cộng dồn, bạn sẽ ghi lại thu nhập khi công việc hoàn thành hoặc sản phẩm đã được nhận; nghĩa là, bạn đã kiếm được khoản thanh toán. Trong các ví dụ trên, thu nhập cho bạn được ghi lại khi bạn gửi hóa đơn, mặc dù bạn chưa được thanh toán. Chi phí được ghi lại khi bạn nhận được hóa đơn, mặc dù bạn chưa thanh toán.
Trong Ví dụ 2: Đối với giao dịch chi phí. Khi bạn nhận được một hóa đơn cho một chi phí, nó được coi là một chi phí cho các mục đích thuế. Vì vậy, bạn có thể khấu trừ nó cho năm đó, ngay cả khi bạn chưa thanh toán hóa đơn.
Pro và Con: Kế toán tổng hợp khó hiểu hơn, nhưng nó cho thấy hoạt động kinh doanh hàng tháng của bạn chính xác hơn.
Thiết lập phương pháp kế toán của bạn
Hầu hết các công ty nhỏ sử dụng phương thức tiền mặt của kế toán, bởi vì nó đơn giản và dễ dàng hơn để xác định khi nào để ghi lại thu nhập và chi phí. Bạn phải sử dụng phương pháp tích luỹ nếu
- doanh nghiệp của bạn có doanh thu hơn 5 triệu đô la mỗi năm hoặc
- doanh nghiệp của bạn lưu trữ hàng tồn kho các mặt hàng mà bạn sẽ bán cho công chúng và tổng doanh thu của bạn trên 1 triệu đô la mỗi năm.
"Nói chung, nếu bạn sản xuất, mua hoặc bán hàng hóa, bạn phải giữ khoảng không quảng cáo và sử dụng phương pháp tích luỹ để bán và mua hàng hóa".
Khoảng không quảng cáo bao gồm bất kỳ hàng hóa nào bạn bán, cũng như các nguồn cung cấp sẽ trở thành một phần của mặt hàng được dự định để bán.
Giao dịch cuối năm và phương pháp kế toán
Vào cuối năm tài chính của bạn, tiền mặt và kế toán lũy kế phải được xem xét trong thời điểm giao dịch. Dưới đây là cách thực hiện:
- Thu nhập Nếu bạn đang hạch toán tích lũy và bạn muốn có thu nhập trong năm hiện tại, hãy gửi hóa đơn trước cuối năm. Nếu bạn muốn trì hoãn thu nhập, không gửi hóa đơn cho đến sau khi bắt đầu năm tiếp theo. Đối với kế toán tiền mặt, thanh toán hóa đơn trong năm khi bạn mong đợi tổng thu nhập thấp nhất.
- Chi phí Đi vào chi phí trong năm khi bạn muốn những chi phí được tính, để giảm thiểu thuế của bạn. Bạn không nhất thiết phải trả hóa đơn trong năm đó, nếu bạn đang sử dụng kế toán lũy kế.
Hóa đơn chưa thu / Số nợ xấu
Theo phương pháp tích lũy, nếu bạn có khách hàng chưa thanh toán cho bạn, bạn có thể xóa sổ hoặc giảm thuế cho các khoản nợ xấu này .
Ví dụ: giả sử bạn có một khách hàng mà bạn đã lập hóa đơn vào tháng 2. Bạn đã thực hiện các nỗ lực lặp lại để thu tiền và cuối cùng đã quyết định rằng khách hàng này sẽ không trả tiền. Nếu bạn đang sử dụng phương pháp kế toán tích luỹ, bạn đã ghi lại việc bán hàng. Trước khi kết thúc năm, bạn có thể lấy số tiền không thu được từ thu nhập của bạn, do đó làm giảm tổng thu nhập và nghĩa vụ thuế của bạn.
Để biết thêm thông tin
Để biết thêm thông tin về các hạn chế IRS đối với các phương pháp kế toán, xem phần này của Ấn phẩm IRS 538: Thời gian và phương pháp kế toán.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Thông tin trong bài viết này không nhằm mục đích là tư vấn về thuế hoặc pháp lý. Nếu bạn không chắc chắn về phương pháp kế toán nào để chọn, hãy kiểm tra với cố vấn thuế chuyên nghiệp của bạn .