Không có gì quan trọng hơn đối với sự thành công của doanh nghiệp của bạn so với hệ thống của bạn để quản lý các khoản phải thu, thanh toán và các bộ sưu tập. Đôi khi hệ thống này được gọi là "Hệ thống quản lý tập hợp"; bất cứ điều gì nó được gọi là, bạn cần phải thiết lập nó và làm việc nó siêng năng.
Đây là lý do tại sao: Nếu bạn có nhiều khách hàng, nhưng không có thu nhập từ những khách hàng này, bạn sẽ đi ra khỏi kinh doanh. Dưới đây là danh sách các bước bạn cần thực hiện để triển khai hệ thống quản lý bộ sưu tập cho doanh nghiệp của mình:
Thiết lập phương thức thanh toán
Mọi người sẽ trả tiền cho bạn như thế nào? Điều này phụ thuộc chủ yếu vào loại hình kinh doanh và liệu khách hàng của bạn là cá nhân hay công ty hay cả hai. Có một số cách để kiếm tiền từ khách hàng của tất cả các loại: Các loại thanh toán khác nhau mà bạn chấp nhận, càng hữu ích cho khách hàng. Nhưng bạn sẽ phải trả phí bảo hiểm để xử lý một số loại thanh toán, chẳng hạn như thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ.
- Thanh toán bằng tiền mặt, chủ yếu từ các cá nhân trong một doanh nghiệp bán lẻ
- Séc, từ các cá nhân trong môi trường bán lẻ và khách hàng doanh nghiệp
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ từ cá nhân và doanh nghiệp
- Phương thức thanh toán trực tuyến như PayPal, từ các cá nhân và công ty.
- Các kế hoạch tín dụng hoặc thanh toán, từ cả cá nhân lẫn khách hàng doanh nghiệp.
- Các nguồn thanh toán bên ngoài khác, chẳng hạn như các công ty bảo hiểm, trong một số loại công ty nhất định.
Thiết lập xử lý thanh toán "Quy tắc của ngón tay cái"
Sau khi bạn đã xác định loại thanh toán cần thực hiện, bạn sẽ cần phải đặt ra một số quy tắc cho nhân viên của mình về việc chấp nhận và xử lý các loại thanh toán này.
Ví dụ: quy tắc chấp nhận séc của bạn là gì? Bạn có kiểm tra tín dụng cho khách hàng mới không? Khi nào bạn cho phép khách hàng thanh toán theo thời gian? Khi nào bạn đưa khách hàng đến tòa tuyên bố nhỏ?
Gửi hóa đơn
Gửi hóa đơn cho khách hàng nợ tiền của bạn. Gửi một hóa đơn ít nhất một lần một tháng, hoặc thường xuyên hơn nếu bạn thực sự nghiêm túc về việc thu tiền.
Chạy một báo cáo tài khoản có thể thu được
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn, bạn có thể có khách hàng không thanh toán khi mua hàng hoặc những người trả tiền theo thời gian. Chạy báo cáo lão hóa tài khoản phải thu sẽ cho bạn biết thời điểm gửi hóa đơn và thời điểm bắt đầu các phương thức thu tiền mạnh hơn.
Bắt đầu thu tiền cho người không phải trả tiền
Đối với những khách hàng không thanh toán trong một khoảng thời gian hợp lý (được xác định bởi "quy tắc ngón tay cái" của bạn), hãy bắt đầu các thủ tục thu nợ. Bạn có thể muốn gửi một tài khoản đến một cơ quan thu nợ hoặc cho tòa tuyên bố nhỏ. Quyết định điều nào là tốt nhất cho từng loại tài khoản.
Thiết lập và làm việc một hệ thống quản lý bộ sưu tập có thể giúp bạn thu thập số tiền mà bạn đến hạn và giữ cho dòng tiền di chuyển qua công ty của bạn.