Mẹo trả lời điện thoại để giành chiến thắng kinh doanh
1) Trả lời tất cả các cuộc gọi đến trước vòng thứ ba.
2) Khi bạn trả lời điện thoại, hãy ấm áp, nhiệt tình và chuyên nghiệp .
Giọng nói của bạn trên điện thoại đôi khi là ấn tượng duy nhất của công ty bạn mà người gọi sẽ nhận được.
3) Khi trả lời điện thoại, chào mừng người gọi một cách lịch sự và xác định bản thân và tổ chức của bạn ngay lập tức. Nói, ví dụ, "Chào buổi sáng. Cypress Technologies. Susan nói. Làm thế nào tôi có thể giúp bạn?" Không ai có thể phải hỏi họ có đạt được doanh nghiệp như vậy hay không.
4) Làm rõ rõ ràng, giữ âm lượng giọng nói của bạn vừa phải, và nói chậm và rõ ràng khi trả lời điện thoại để người gọi của bạn có thể hiểu bạn dễ dàng.
(Giao dịch trực tuyến miễn phí cho thành công của tôi sẽ dạy bạn cách nói chuyên nghiệp hơn.)
5) Kiểm soát ngôn ngữ của bạn khi trả lời điện thoại. Không sử dụng tiếng lóng hoặc buzzwords . Thay vì nói, "OK" hoặc "Không có vấn đề", ví dụ: nói "Chắc chắn", "Rất tốt" hoặc "Tất cả các quyền". Nếu bạn là người sử dụng chất độn khi nói, chẳng hạn như "uh huh", "um" hoặc các cụm từ như "thích" hoặc "bạn biết", hãy tự rèn luyện cẩn thận để không sử dụng chúng khi bạn nói trên điện thoại .
( Tìm hiểu thêm về vấn đề phát biểu của việc sử dụng chất độn và cách giải quyết vấn đề .)
6) Đào tạo giọng nói và từ vựng của bạn để được tích cực khi trả lời điện thoại, ngay cả trên một "xuống" ngày. Ví dụ, thay vì nói, "Tôi không biết", hãy nói, "Hãy để tôi tìm hiểu về điều đó cho bạn."
7) Nhận tin nhắn điện thoại hoàn toàn và chính xác.
Nếu có điều gì đó bạn không hiểu hoặc không thể đánh vần, chẳng hạn như họ của họ, hãy yêu cầu người gọi lặp lại hoặc đánh vần nó cho bạn. Sau đó, đảm bảo rằng thư được gửi tới người nhận dự định.
8) Trả lời tất cả các cuộc gọi điện thoại của bạn trong vòng một ngày làm việc. Tôi không thể nhấn mạnh điều này đủ. Nhớ con chim đầu? Người gọi sớm có thể nhận được hợp đồng , bán hàng , vấn đề được giải quyết ... và củng cố ấn tượng tốt về doanh nghiệp của bạn mà bạn muốn lưu hành. Vài điều làm phiền người gọi cố gắng tiếp cận doanh nghiệp của bạn nhiều hơn là các cuộc gọi không được trả lại.
9) Luôn hỏi người gọi nếu bạn có quyền giữ cô ấy khi đang trả lời điện thoại và không để người khác giữ máy. Cung cấp cho người gọi các báo cáo tiến độ mỗi 30 đến 45 giây. Cung cấp cho họ các lựa chọn nếu có thể, chẳng hạn như "Đường dây đó vẫn bận. Bạn sẽ tiếp tục giữ hoặc tôi có nên ________ gọi lại cho bạn không?"
10) Không sử dụng điện thoại loa trừ khi thật cần thiết. Điện thoại loa cho người gọi ấn tượng rằng bạn không hoàn toàn tập trung vào cuộc gọi của mình và khiến anh ta nghĩ rằng cuộc gọi của anh ấy không riêng tư. Thời gian duy nhất để sử dụng điện thoại loa là khi bạn cần nhiều hơn một người để tham gia cuộc trò chuyện vào lúc kết thúc. Hỏi người gọi nếu bạn có thể đặt chúng trên loa điện thoại trước khi bạn làm điều đó.
11) Nếu bạn sử dụng thư thoại hoặc máy trả lời để trả lời cuộc gọi khi bạn không thể, hãy đảm bảo rằng bạn có một thư chuyên nghiệp được ghi lại, điều tương tự như mẹo # 3 và cung cấp cho người gọi bất kỳ thông tin thích hợp nào khác trước khi ghi tin nhắn của họ. Cập nhật tin nhắn thư thoại của bạn nếu cần. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn sắp đóng cửa trong một kỳ nghỉ, hãy cập nhật thư thoại của bạn để nói như vậy và cho biết thời điểm doanh nghiệp của bạn sẽ mở lại.
12) Đào tạo tất cả những người khác trả lời điện thoại để trả lời theo cùng một cách, bao gồm các thành viên khác trong gia đình nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp tại nhà . Kiểm tra xem điện thoại của doanh nghiệp bạn đang được trả lời như thế nào bằng cách gọi điện và xem liệu điện thoại có đang được trả lời một cách chuyên nghiệp hay không. Nếu họ không vượt qua bài kiểm tra, hãy xem qua danh sách "cách trả lời điện thoại" với họ để đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp của bạn biết cách trả lời cuộc gọi điện thoại một cách chính xác.
Xem thêm:
Mẹo quản lý thời gian cho cuộc gọi điện thoại đến
8 quy tắc cho dịch vụ khách hàng tốt
10 cách để nhận được lời nói tích cực cho doanh nghiệp của bạn
10 cách chi phí thấp để quảng bá doanh nghiệp của bạn