Trả lời điện thoại của bạn với một lời chào điện thoại thích hợp.
Ví dụ, khi trả lời điện thoại nói điều gì đó như, "Cypress Technologies. Susan nói. Làm thế nào tôi có thể giúp bạn?" Điều này không chỉ cho phép người gọi biết rằng họ đã tiếp cận một doanh nghiệp mà còn đặt ý kiến về anh ta để trả lời câu hỏi, tiết kiệm thời gian cho các câu hỏi thăm dò như "Cypress Technologies?" Và chit-chat nhàn rỗi.
Suy nghĩ và ưu tiên khi bạn nói.
Cuộc gọi có được xử lý tốt nhất ngay bây giờ hoặc sau đó không? Nhiều người trong số các cuộc gọi điện thoại mà các doanh nghiệp nhận được là các câu hỏi nhanh chóng được trả lời dễ dàng, chẳng hạn như "Bạn mở cửa bao lâu?" Nhưng những người khác liên quan đến câu trả lời phức tạp và tốn thời gian hơn. Nếu đó là trường hợp, hãy nói cho người gọi như vậy, và hỏi khi nào nó sẽ thuận tiện để gọi cô ấy trở lại để thảo luận về nó.
Sử dụng Paraphrasing và Summarizing để giữ cuộc gọi điện thoại trên đường đi.
Nếu bạn đang nói chuyện với ai đó trên điện thoại dường như muốn trò chuyện hoặc đi lạc từ điểm này, hãy nói điều gì đó như "Vì vậy, những gì tôi nghe bạn nói là ..." hoặc "Vì vậy, những điểm chính là ..." hoặc "Là (chèn tóm tắt) một bản tóm tắt công bằng về những gì bạn đang nói?" Thật khó để trò chuyện với một người từ chối trò chuyện.
Đóng mỗi cuộc gọi với một bản tóm tắt các hành động bạn và người gọi đã đồng ý trên
Trong khi điều này sẽ chỉ mất vài giây trong hầu hết các trường hợp, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách tránh các lỗi và cần phải kiểm tra lại. Ví dụ, sau một cuộc trò chuyện trong đó bạn đã sắp xếp một cuộc họp với một khách hàng , bạn có thể nói, "Tốt.
Tôi sẽ gặp bạn tại văn phòng của bạn tại (chèn địa điểm) lúc 10 giờ sáng ngày mai và chúng tôi sẽ cùng nhau đi qua các mẫu. "
Giữ một Pad tin nhắn bằng điện thoại, vì vậy bạn có thể ghi chi tiết trong suốt cuộc gọi.
Đây không chỉ là quản lý thời gian tốt vào thời điểm đó, giúp bạn tập trung vào cuộc gọi mà còn giúp bạn quản lý thời gian sau này nếu bạn cần tìm và / hoặc xem lại chi tiết của một cuộc trò chuyện cụ thể.
Cung cấp cho Khách hàng và Khách hàng của bạn Tùy chọn Email
Nhiều người trong số họ sẽ sử dụng email để liên lạc với bạn thay vì gọi điện thoại nếu họ biết địa chỉ email của bạn là gì. Đảm bảo rằng địa chỉ email của công ty bạn nổi bật trên danh thiếp và trên trang web của bạn nếu bạn có. Nếu bạn có địa chỉ email của họ, hãy gửi email cho khách hàng và khách hàng hiện tại của bạn, đề cập đến tùy chọn email và trình bày nó như một cách để cải thiện thông tin liên lạc.
Sử dụng công nghệ để quản lý thời gian bạn đang chi tiêu trả lời điện thoại
Tối thiểu, doanh nghiệp của bạn phải có máy trả lời và thư thoại. Hãy thiết lập các kịch bản kinh doanh phù hợp này và sử dụng chúng để trả lời điện thoại cho bạn khi bạn vắng mặt hoặc cần làm việc gì đó không bị gián đoạn. Sau đó lên lịch thời gian trả lời các tin nhắn điện thoại này mỗi ngày. Về quản lý thời gian, bạn sẽ đạt được thời gian quý báu bằng cách nhóm các cuộc gọi điện thoại lại với nhau.
Nếu bạn đang chạy một doanh nghiệp tại nhà, hãy nhận một điện thoại hoặc đường dây điện thoại riêng
Bạn cần có điện thoại "chỉ dành cho doanh nghiệp" thứ hai với máy trả lời "" chỉ dành cho doanh nghiệp "của riêng mình và / hoặc thư thoại. Không chỉ chuyên nghiệp hơn, nhưng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cần thiết để lội qua các tin nhắn và xác định những thông điệp nào liên quan đến kinh doanh.
Nó luôn luôn là tốt nhất để có một người trả lời điện thoại
Có một máy nhận hoặc tồi tệ hơn, một hệ thống phản hồi bằng giọng nói tương tác tự động (IVR) là một thực sự tắt mà sẽ chi phí cho bạn kinh doanh khi mọi người không bận tâm để lại tin nhắn hoặc gọi lại. Nếu trả lời cuộc gọi điện thoại đến đang chiếm quá nhiều thời gian trong ngày của bạn, hãy cân nhắc việc thuê nhân viên lễ tân hoặc dịch vụ trả lời chuyên nghiệp để trả lời điện thoại cho bạn. Chi phí của việc có người khác làm điều đó có thể được bù đắp nhiều hơn bởi sự gia tăng năng suất của bạn và doanh số bán hàng tốt hơn .
Giữ một kịch bản viết của câu hỏi thường gặp Được đăng bởi điện thoại của bạn.
Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhân viên của bạn nếu họ không phải tìm kiếm câu trả lời hoặc suy nghĩ về cách trả lời một yêu cầu cụ thể khi trả lời điện thoại.
Tóm tắt Mẹo Điện thoại
Hãy nhớ rằng, điện thoại là nghĩa vụ phải là một công cụ kinh doanh, không phải là một thời gian phá hoại xâm phạm quy tắc ngày làm việc của bạn. Việc xử lý các cuộc gọi điện thoại đến của bạn theo những mẹo quản lý thời gian này sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn thời gian, cải thiện năng suất và đặt điện thoại của bạn trở lại đúng chỗ - giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình thay vì chạy bạn.