Cách ủy quyền và phát triển doanh nghiệp nhỏ của bạn
Tuy nhiên, khi thời gian trôi qua, chủ doanh nghiệp nhỏ , những người tiếp tục làm tất cả mọi thứ anh ta hoặc cô ta sẽ đạt được những gì tôi gọi là điểm dừng thành công. Cho đến khi một nhóm được phát triển và một số nhiệm vụ hàng ngày và trách nhiệm quản lý kinh doanh được giao, doanh nghiệp không thể phát triển và chủ doanh nghiệp có thể sẽ bị quá tải và thất vọng cao.
Có rất nhiều quyết định và quy trình cần xem xét khi đến lúc xây dựng một nhóm và ủy quyền, và có những bước cần thực hiện sớm trong quá trình để làm cho nó hiệu quả hơn. Dưới đây là bảy mẹo hàng đầu để ủy quyền hiệu quả giúp bạn đi đúng hướng.
1. Phân tích nhu cầu của bạn trước tiên
Biết những gì để ủy nhiệm và những người bạn cần trong nhóm của bạn để làm điều đó một cách hiệu quả, đòi hỏi một bức tranh rõ ràng về mọi thứ bạn có trên đĩa của bạn. Cách tốt nhất để tìm ra nơi mà thời gian của bạn đang diễn ra, đặc biệt là thời gian mà không nên, là theo dõi thời gian của bạn - tất cả thời gian của bạn, cho cả công việc có thể lập hóa đơn và không phải trả tiền.
Nếu bạn theo dõi tất cả mọi thứ bạn làm trong ngày làm việc của bạn, tôi đặt cược bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy thời gian của bạn đang đi và những gì đủ điều kiện là thời gian lớn nhất của bạn cống rãnh. Điều này một mình có thể là một công cụ mạnh mẽ để xác định nhiệm vụ tiềm năng để đại biểu, và thậm chí cả nhiệm vụ để loại bỏ khỏi doanh nghiệp của bạn.
2. Khám phá các tùy chọn của bạn
Phái đoàn có thể có nhiều hình thức khác nhau và mỗi tùy chọn tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và nhu cầu của bạn. Hệ thống ủy quyền hiệu quả nhất là hệ thống mà bạn có thể tin tưởng và sẽ phát triển và thay đổi khi nhu cầu của bạn phát triển và thay đổi.
Hai trong số các lựa chọn đại biểu phổ biến nhất bao gồm thuê một nhân viên và gia công phần mềm cho một nhà thầu độc lập như một trợ lý ảo .
Có nhiều khía cạnh cần xem xét khi quyết định giữa một nhân viên và một nhà thầu độc lập.
3. Tài liệu mọi thứ
Trước khi bạn bắt đầu ủy nhiệm, bạn sẽ cần bắt đầu theo dõi tất cả thông tin, kiến thức và quy trình giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động như một chiếc máy được bôi trơn tốt. Đây có thể là một thách thức bởi vì bạn có thể không nghĩ về dữ liệu này thường xuyên; bạn chỉ cần làm những gì cần phải làm. Nhưng có tài liệu toàn diện và rõ ràng là điều cần thiết để ủy quyền hiệu quả.
Nói chung, tất cả các quy trình và hệ thống của bạn nên bao gồm một bản tóm tắt bằng văn bản rõ ràng để mọi thành viên trong tương lai của nhóm của bạn có thể nhảy vào và tiếp tục từ nơi bạn đã dừng lại. Các tài liệu quy trình này và bất kỳ thông tin nào khác cần được đặt ở vị trí trung tâm mà mọi người đều có thể truy cập.
4. Xây dựng kế hoạch chuyển nhượng được ưu tiên
Sau khi các quy trình của bạn đã được ghi lại và bạn đã tạo ra một hệ thống để chia sẻ thông tin đó, bạn sẽ cần suy nghĩ về các ưu tiên hàng đầu của mình và cách bạn sẽ chỉ định, theo dõi và quản lý công việc được ủy nhiệm.
Tập trung vào các ưu tiên lớn nhất của bạn trước tiên. Bạn có thể xác định danh sách các mục được ủy quyền có mức độ ưu tiên cao bằng cách trả lời hai câu hỏi đơn giản sau:
- Điều này cần phải được hoàn thành ngay bây giờ?
- Tôi có cần phải tự mình thực hiện nhiệm vụ này hay không?
5. Sử dụng công nghệ
Công nghệ có thể giúp phái đoàn dễ dàng và giúp các đội vượt qua nhiều thử thách khác nhau. Và tất cả các nhóm đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng công nghệ , cho dù đó là chia sẻ tệp, lên lịch hoặc thậm chí là các cơ hội đào tạo trực tuyến.
Nếu bạn đang xây dựng một nhóm ảo với các thành viên ở các vị trí địa lý khác nhau, công nghệ có thể làm cho nó cảm thấy như tất cả các thành viên trong nhóm của bạn đang ngồi trong cùng một phòng. Khám phá công nghệ bạn có sẵn cho bạn trước khi ủy quyền để bạn có thể tạo một hệ thống giúp việc chia sẻ và cộng tác thông tin trở nên dễ dàng.
6. Giao tiếp tốt và thường xuyên
Giao tiếp tốt là điều quan trọng đối với mọi loại nhóm. Không có nó, không có một đội. Khi nói đến phái đoàn hiệu quả, không chỉ giao tiếp cần phải rõ ràng, súc tích và nhất quán, nhưng bạn cũng cần đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào cùng một thông tin.
Một trong những cách để thực hiện điều này là bằng cách lên lịch các cuộc họp mặt đối mặt liên tục hoặc hội nghị truyền hình tập trung vào nhóm , nếu các thành viên nhóm của bạn ở các địa điểm khác nhau. Các phiên này nên tập trung vào sự hợp tác, chia sẻ thông tin và xây dựng nhóm. Điều quan trọng là bạn vẫn có thể tiếp cận giữa các cuộc họp nhóm để trả lời các câu hỏi, cung cấp hướng dẫn và giúp giải quyết các vấn đề khi cần thiết.
7. Nuôi dưỡng niềm tin
Tin tưởng là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi nói đến phái đoàn, và nó đi theo cả hai cách. Bạn cần phải tin tưởng rằng các thành viên trong nhóm của bạn sẽ hoàn thành công việc mà họ chịu trách nhiệm và các thành viên trong nhóm của bạn cần tin tưởng rằng bạn đang cung cấp cho họ tất cả thông tin họ cần để thực hiện công việc và bạn sẽ sẵn sàng hỗ trợ họ khi cần thiết.
Bạn có thể tạo một nhóm dựa trên sự tin tưởng bằng cách:
- Tôn trọng lẫn nhau
- Lắng nghe và nghe những gì người khác đang nói
- Tập trung vào giao tiếp nhất quán
- Nói những gì bạn sẽ làm và làm những gì bạn nói
- Thành thật
Việc ủy quyền hiệu quả có thể là câu trả lời cho chủ doanh nghiệp nhỏ bị thách thức về thời gian, người đang cố gắng tìm thời gian để phát triển doanh nghiệp của mình. Và khi bạn thực hiện các biện pháp để thiết lập quy trình phân công hiệu quả, bạn không chỉ dành thời gian để tập trung vào các hoạt động kinh doanh quan trọng nhất, mà còn giảm bớt áp lực luôn tự làm mọi thứ.