Tổ chức là chìa khóa cho một hội nghị thành công
Lập kế hoạch hội nghị khác với các loại lập kế hoạch sự kiện khác và bao gồm các bước bổ sung.
Hội nghị có xu hướng là các sự kiện quy mô lớn thường mất một năm hoặc nhiều hơn để lên kế hoạch. Danh sách việc cần làm của bạn có thể bao gồm lựa chọn địa điểm, đặt phòng khách sạn, thiết lập đăng ký trực tuyến, bảo vệ người nói, sắp xếp các bộ khách sạn, tổ chức hội trường triển lãm, lên lịch họp, xử lý thực phẩm và đồ uống và hơn thế nữa. Chuẩn bị một hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị được tổ chức tốt để vạch ra các bước là điều cần thiết đối với bất kỳ nhà lập kế hoạch hội nghị thành công nào.
Các bước sau đây sẽ giúp bạn chuẩn bị một hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị sẽ phục vụ như là một kế hoạch chi tiết để lên kế hoạch cho bất kỳ hội nghị nào. Tùy chỉnh và sửa đổi hướng dẫn dựa trên sự kiện bạn đang lập kế hoạch và giữ nó gần gũi. Khi chuẩn bị và sử dụng đúng cách, nó sẽ sớm trở thành công cụ lập kế hoạch hội nghị có giá trị nhất của bạn.
Bắt đầu với các khái niệm cơ bản
Phần đầu tiên của hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị của bạn nên bao gồm những điều cơ bản về hội nghị:
- Ngày và giờ của sự kiện
- Vị trí sự kiện (nếu biết)
- Mục đích sự kiện
Bao gồm bất kỳ yếu tố đã biết nào khác, chẳng hạn như ngày thay thế hoặc số người tham dự.
Kế hoạch là gì?
Trước khi lên kế hoạch cho các yếu tố khác nhau của một hội nghị, bạn phải tìm ra những yếu tố khác nhau là gì và chúng phù hợp với đâu trong toàn bộ chương trình của sự kiện của bạn.
Vì vậy, lấy bút và pad hoặc ngồi xuống trước máy tính và bắt đầu viết ra mọi thứ đến với tâm trí. Đừng lo lắng về việc liệt kê những thứ theo thứ tự tầm quan trọng hoặc trong bất kỳ loại trình tự thời gian nào. Điều đó sẽ đến sau. Ngay bây giờ, về cơ bản bạn sẽ tạo ra một phiên bản rất dài nhưng đơn giản của danh sách việc cần làm, sẽ được chia thành các thành phần độc lập khác nhau để được xử lý riêng trong quá trình lập kế hoạch.
Phần này có thể liệt kê bất kỳ điều nào sau đây:
- Lựa chọn địa điểm
- Lựa chọn khách sạn
- Khoảng trống của cuộc gặp mặt
- Bộ khách sạn
- Hội trường triển lãm và gian hàng
- Lễ khai mạc
- Đăng ký loa / triển lãm
- Đăng ký người tham dự
- Sắp xếp chuyến đi
- Huy hiệu người tham dự
- Chương trình sự kiện
- Đồ ăn và đồ uống
- Nghe nhìn
- Nhân viên tại chỗ
Hãy dành thêm thời gian trong việc biên soạn danh sách này để bạn không bỏ qua bất cứ điều gì và tiếp tục và thêm bất cứ thứ gì xuất hiện sau này. Đừng bị choáng ngợp bởi nhiều lĩnh vực được liệt kê; mục đích ở đây là nghĩ về mọi thứ ngay bây giờ để bạn có thể lập kế hoạch và quản lý từng mục hiệu quả.
Chọn một Địa điểm
Một khi bạn đã xác định khi nào hội nghị được tổ chức và có một sự hiểu biết về phạm vi tổng thể của sự kiện, bước tiếp theo là chọn một địa điểm.
Tùy thuộc vào quy mô của hội nghị, bạn có thể chọn một địa điểm cho tất cả các nhu cầu hội nghị của bạn, từ phòng triển lãm đến phòng họp, phòng tiệc và phòng khách sạn. Nếu hội nghị quá lớn để ở tại một địa điểm, hãy tìm một địa điểm gần khách sạn bên ngoài hoặc các điểm ăn uống để những người tham dự hội nghị không phải đi quá xa để đưa đón từ một sự kiện hội nghị đến một sự kiện khác.
Suy nghĩ về đăng ký tham gia
Người tham dự sẽ đăng ký tham dự hội thảo này như thế nào? Họ sẽ nhận được xác nhận đăng ký như thế nào? Thẻ tên sẽ được tạo và phân phối như thế nào tại hội nghị? Hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị của bạn sẽ bao gồm câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này và cần được cập nhật khi đăng ký hội nghị đang được tiến hành.
Nếu một sự kiện được dự kiến sẽ thu hút đám đông lớn, thì hệ thống đăng ký hội nghị trực tuyến là cách để đi.
Hệ thống có thể xử lý thanh toán , theo dõi đăng ký và tổ chức các thông tin có liên quan khác và hỗ trợ tạo báo cáo.
Triển lãm và Hội nghị triển lãm Halls
Khu vực triển lãm là một tính năng phổ biến tại các hội nghị, tạo cơ hội cho các nhà tài trợ và nhà cung cấp thuê không gian để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của họ. Đây cũng là cơ hội để người tổ chức hội nghị mang lại doanh thu nếu tính năng triển lãm được quảng bá và đón nhận hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô hội nghị của bạn, việc quản lý triển lãm và hội trường triển lãm sẽ yêu cầu thêm thời gian và nguồn lực để lập kế hoạch cho phù hợp.
Như đã nói ở trên, các hệ thống đăng ký hội nghị trực tuyến là cách tốt nhất để theo dõi đăng ký vì vậy nếu bạn đang mong đợi một số lượng lớn các nhà triển lãm, hãy xem xét kết hợp đăng ký triển lãm vào hệ thống đăng ký người tham dự của bạn. Các nhà triển lãm cũng sẽ cần những điều sau đây:
- Huy hiệu triển lãm
- Bản đồ hội trường triển lãm hội nghị với số gian hàng được liệt kê
- Hướng dẫn sử dụng cho gian hàng triển lãm được thiết lập và rách
- Hợp đồng gian hàng triển lãm
- Danh sách các nhà cung cấp tại chỗ sẵn sàng hỗ trợ cho thuê và dịch vụ triển lãm
Là người lập kế hoạch hội nghị , bạn sẽ chịu trách nhiệm cho việc thuê bảo mật để đảm bảo sự an toàn của các tài liệu nằm trong phòng triển lãm.
Lập kế hoạch chi tiết hội thảo
Với một số trách nhiệm lớn hơn đã giải quyết, chẳng hạn như lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị và đăng ký người tham dự, bạn có thể chuyển trọng tâm của mình sang lập kế hoạch cụ thể của hội nghị. Như trường hợp với việc lên kế hoạch cho một sự kiện của bất kỳ tự nhiên nào, tổ chức là tối quan trọng như là sự chú ý đến từng chi tiết.
Bây giờ là lúc rút ra danh sách những việc cần làm dài mà bạn đã tập hợp lại ngay từ đầu của quá trình lập kế hoạch hội nghị. Xem qua danh sách và thực hiện các thay đổi hoặc bổ sung khi cần thiết để phản ánh các nhiệm vụ và trách nhiệm mới nhất. Tiếp theo, đặt các mục này theo trình tự thời gian, bắt đầu với các mục có thể hoặc phải được hoàn thành trước. Ví dụ:
- Quyển sách phòng khách sạn
- Không gian hội trường triển lãm
- Nghiên cứu hệ thống đăng ký hội nghị trực tuyến
- Kế hoạch kế hoạch tiếp thị hội nghị
Bắt đầu từ đầu và đi từ đó. Đối với mọi chi tiết phải có xu hướng, bao gồm theo dõi để đảm bảo rằng các hợp đồng được ký và nhận. Khi ngày hội nghị đến gần, các mục hành động của bạn sẽ bao gồm các nhiệm vụ ngắn hạn như:
- Chọn bảng màu và kiểu trang trí
- Sắp xếp hoa
- Chọn menu
- Sắp xếp vận chuyển sân bay cho người nói hoặc người VIP
Xem xét hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị của bạn như là hướng dẫn sử dụng cho mọi thứ được bao gồm trong việc lập kế hoạch cho một hội nghị, dù nhỏ thế nào đi nữa. Hướng dẫn này sẽ nhanh chóng trở thành một công cụ vô giá mà sẽ không chỉ giúp bạn tổ chức và đúng tiến độ mà còn làm dịu các dây thần kinh khi phương pháp tiếp cận ngày lớn và bạn đặt câu hỏi liệu bạn đã quên điều gì đó chưa.