Đó chính là hội nghị trước hội nghị.
Đối với những người không có kế hoạch họp thường xuyên, một cuộc họp trước khi gặp mặt có vẻ khó chịu hoặc khó xử lúc đầu bởi vì nó có thể bao gồm các thuật ngữ hoặc ngôn ngữ mới, chẳng hạn như "tiếp tục sự kiện" hoặc "thứ tự tổ chức tiệc".
Những gì các nhà hoạch định sự kiện nên mong đợi từ một con trước?
Buổi gặp mặt trước là một cuộc họp được tổ chức với các nhà cung cấp sự kiện và nhà cung cấp nơi sự kiện hoặc chương trình được lên kế hoạch diễn ra. Nó được tổ chức thường là một hoặc hai ngày trước khi sự kiện thực sự và khác với sự kiện đi bộ qua đó xảy ra vào ngày diễn ra sự kiện.
Một số người có thể kết hợp các cuộc họp trước khi lập kế hoạch với các hội nghị lớn hơn, các hội nghị, hội nghị và các chương trình khuyến khích. Tuy nhiên, nó cũng phổ biến để tổ chức một cuộc họp trước khi con cho các cuộc hội thảo và các sự kiện đặc biệt khác.
Những gì mong đợi trong một cuộc họp trước khi con
Cuộc họp trước buổi họp cho phép người lập kế hoạch sự kiện có cơ hội xem xét tất cả hậu cần cuối cùng cho một chương trình nhất định với nhóm quản lý nhà cung cấp có liên quan đến chương trình.
Thông thường, một cuộc họp trước khi con được điều phối và lên kế hoạch bởi người quản lý dịch vụ hội nghị của địa điểm. Anh ấy hoặc cô ấy sẽ mời các nhà quản lý từ các khu vực khác nhau tham gia vào sự kiện để xem xét hậu cần về vai trò cụ thể của họ đối với một sự kiện.
Đây là một thời gian tuyệt vời cho các cuộc họp hoặc kế hoạch sự kiện để thiết lập một mối quan hệ với tất cả mọi người tham gia.
Trong quá trình chuẩn bị, nó phù hợp với kế hoạch sự kiện để làm nổi bật một số mục tiêu chính của sự kiện, bao gồm thông tin quan trọng về tổ chức lưu trữ sự kiện, thông điệp chính được truyền tải tại sự kiện và các VIP quan trọng.
Pre-Con là thời điểm thích hợp để xem lại sự kiện tiếp tục
Tiếp tục sự kiện còn được gọi là thông số sự kiện. Nó bao gồm tất cả các thông tin liên quan về một chương trình hoặc một sự kiện, bao gồm các chi tiết về chính chương trình đó. Các mục này có thể bao gồm một số hoặc tất cả các thông tin sau: ngày, giờ, danh bạ, hồ sơ người tham dự, địa chỉ liên lạc khẩn cấp, thực phẩm và đồ uống, vận chuyển, thông tin giao hàng, thanh toán, âm thanh / hình ảnh và các nhu cầu đặc biệt khác.
Mỗi người quản lý bộ phận sẽ xem xét sự hiểu biết của họ về sự kiện , bao gồm các chi tiết liên quan và quy trình hoạt động điển hình của họ. Họ cũng sẽ xem xét sự hiểu biết của họ về hợp đồng sự kiện và thông tin đã được chia sẻ trước đây về các đơn đặt hàng sự kiện tiệc.
Lập kế hoạch cuộc họp và sự kiện nên nhớ đặt câu hỏi chi tiết liên quan đến thông số sự kiện trong thời gian này, chẳng hạn như cấp độ nhân sự và tên của địa chỉ liên hệ chính trong sự kiện thực tế từ tất cả các khu vực được trình bày. Các yếu tố chính của cuộc thảo luận trước khi con có thể bao gồm đánh giá:
- Yêu cầu về thực phẩm và đồ uống
- Yêu cầu danh sách phòng cho khách (nếu thích hợp)
- Yêu cầu triển lãm hội nghị và triển lãm thương mại
- Yêu cầu về không gian phòng họp và triển lãm thương mại (mặt bằng sàn)
- Yêu cầu kỹ thuật, chẳng hạn như điện và viễn thông
- Thông tin chi tiết về vị trí biển báo
Đây là thời điểm lý tưởng để thực hiện bất kỳ thay đổi phút cuối cùng nào. Mặc dù họ có thể không phải lúc nào cũng thích nó, hầu hết các nhà cung cấp và nhà cung cấp mong đợi những thay đổi hợp lý (và không hợp lý). Tất nhiên, nếu trước khi con được lên kế hoạch trong một thời gian khi thiết lập được tiến hành, xem xét tiến hành một kiểm tra phòng sớm để đảm bảo tất cả mọi thứ đang chạy trơn tru.