Không cho phép đủ thời gian thiết lập
Luôn luôn có một cuộc đua chống lại thời gian khi thiết lập một sự kiện , nhưng bạn nên có một ước tính về thời gian bạn sẽ cần để có được tất cả mọi thứ tại chỗ. Không có gì tệ hơn là có một phòng đầy người lao động đang chạy khi khách đầu tiên đến. Mục tiêu nên là có mọi thứ đặt ít nhất 15 phút trước khi cửa mở.
Không lập kế hoạch một hướng dẫn với khách hàng
Bảng tính, email và đơn đặt hàng sự kiện tiệc là các công cụ tuyệt vời để liên lạc chi tiết về sự kiện. Tuy nhiên, chỉ dựa vào các tài liệu để vẽ một bức tranh của dịp này có thể dẫn đến sự giám sát. Chiến lược tốt hơn là đi qua hành trình với khách hàng của bạn tại chỗ bất cứ khi nào có thể. Thảo luận từng khoảnh khắc và chi tiết như thể sự kiện đang diễn ra trước mặt bạn.
Quên để xác nhận nhà cung cấp của bạn
Nhà cung cấp sự kiện trung bình của bạn phục vụ nhiều khách hàng trên nhiều danh mục khác nhau.
Tóm lại, điều này có nghĩa là họ có rất nhiều điều cần nhớ. Bạn luôn muốn nhận được xác nhận bằng lời nói hoặc email từ tất cả các nhà cung cấp 48 giờ trước thời gian thiết lập. Email thường tốt hơn vì bạn có thể đánh vần kỳ vọng của bạn và yêu cầu họ trả lời bằng văn bản.
Nhìn ra sự kiện cạnh tranh
Nếu bạn đã từng có một "người hàng xóm ồn ào" thì bạn đã biết làm thế nào để làm xao lãng những tình huống này.
Đi lên chống lại các sự kiện khác trong địa điểm của bạn có thể là một thách thức lớn, đó là lý do tại sao bạn nên thảo luận về kịch bản này trước với quản lý địa điểm và khách hàng của bạn. Tìm hiểu xem ai sẽ chia sẻ cùng một khu vực chung và tài nguyên công cộng với bên của bạn và xác định ai có thẩm quyền giải quyết các vấn đề về tiếng ồn nếu họ trở thành một vấn đề.
Không có kế hoạch dự phòng
Điều gì xảy ra với sự kiện của bạn trong trường hợp thời tiết xấu, hoặc thậm chí là đóng cửa địa điểm của bạn? Đây không phải là những điều dễ dàng để lên kế hoạch cho, nhưng họ trở thành không thể quản lý vào ngày của chương trình. Hãy vạch ra chiến lược dự phòng của bạn trước ít nhất 2 tuần để có biện pháp tốt. Ngay cả khi bạn có kế hoạch hủy sự kiện, bạn vẫn sẽ cần một phương pháp có tổ chức để liên hệ với tất cả khách của bạn.
Không có đủ sự giúp đỡ trong ngày tổ chức sự kiện
Chi phí lao động luôn là vấn đề khi cố gắng cân bằng ngân sách sự kiện . Điều đó đang được nói, rơi vào tay giúp đỡ ngắn có thể gây ra vấn đề lớn hơn so với đi qua ngân sách. Bạn không thể mong đợi tự mình làm mọi thứ nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện. Phối hợp nhân viên, nhà cung cấp, và các chi tiết là đủ để giữ cho bạn bị chiếm đóng bởi chính nó. Đừng ngại chi một vài trăm đô la để thuê thêm công nhân bởi vì bạn sẽ không thể một khi mọi thứ trở nên xúc động.
Không sử dụng danh sách đóng gói
Quản lý sự kiện ngoài trang web thường đòi hỏi một danh sách các nguồn cung cấp phong phú. Tất nhiên, bạn thường có vài tuần để có được tất cả các nguồn cung cấp theo thứ tự, nhưng họ sẽ không làm gì tốt nếu họ không bao giờ làm cho nó đến địa điểm. Một danh sách đóng gói cung cấp một sự bồi dưỡng ngay lập tức về những thứ bạn cần để tải vào xe. Chắc chắn, bạn có thể sẽ tìm thấy bút và băng để mượn tại địa điểm, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn quên thẻ tên hoặc máy tính xách tay của mình? Thực hiện một danh sách đóng gói và kiểm tra nó hai lần trước khi bạn rời khỏi.
Tin tốt là những sai sót lập kế hoạch sự kiện này đều có thể dễ dàng ngăn ngừa được. Trong thực tế, bạn có thể in ra bài viết này và đăng nó để phục vụ như một lời nhắc nhở về những gì không làm. Hãy nhớ rằng, phòng ngừa luôn dễ dàng hơn phục hồi!