Rất khó lập kế hoạch ngân sách sự kiện trừ khi bạn có ý tưởng tốt về chi phí bạn sẽ phải trả. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng chi phí liên quan đến lập kế hoạch sự kiện có thể đến từ một số địa điểm khác nhau. Chỉ khi bạn nghĩ rằng bạn đã xác định tất cả các loại chi phí của bạn, một số khác bật lên để đưa bạn trở lại bảng vẽ. Để ngăn chặn điều này xảy ra với bạn, tôi đã đặt cùng phác thảo chi phí lập kế hoạch sự kiện này để ghi nhớ trong khi tạo ngân sách của bạn.
Chi phí tại chỗ
Bao gồm ở đây là các chi phí và phí thường được tính bởi địa điểm tổ chức sự kiện . Đây thường là loại đắt nhất, nhưng nó cũng là dễ nhất để dự đoán vì bạn sẽ nhận được một ước tính chi phí chính thức để xem xét trước. Với điều đó đang được nói, đừng quên yếu tố chi phí thay đổi mà thay đổi với số lượng tham dự của bạn. Dịch vụ ăn uống là một ví dụ điển hình về điều này vì chi phí thức ăn của bạn sẽ tăng theo mỗi lần bổ sung vào danh sách của bạn.
Chi phí địa điểm
- Phòng cho thuê
- Tiền đặt cọc
- Bảo hiểm
- Bãi đậu xe
Thực phẩm và Dịch vụ ăn uống
- Bữa ăn
- Đồ uống
- Phí lao động Bartender / Server
- Thuế và phí dịch vụ / tiền thưởng
Âm thanh / hình ảnh
- Micrô
- Màn hình và máy chiếu
- Truy cập Internet
- Thiết bị chuyên dụng khác
Nhà cung cấp bên thứ ba
Danh mục này đại diện cho tất cả các mặt hàng và dịch vụ được cung cấp bởi các nhà cung cấp bên ngoài địa điểm tổ chức. Mỗi người sẽ lập hóa đơn cho bạn một cách độc lập, vì vậy điều quan trọng là phải giữ các tab gần gũi với tất cả những người bạn đang làm việc cùng.
Sử dụng bảng tính sẽ giúp bạn tổ chức các liên hệ của nhà cung cấp cùng với các chi phí liên quan đến dịch vụ của họ.
Cho thuê sự kiện
- Khăn trải giường, bàn ốp chân tường và ghế bao gồm
- Lều, dàn dựng và giải trí
- Vật lý không được cung cấp bởi Địa điểm
- Lao động và giao hàng cho thiết lập / Teardown
Nhà cung cấp trang trí
- Accent Lighting
- Hoa và Centerpieces
- Bóng bay
Sự giải trí
- Nhạc sĩ hoặc DJ
- Phí của người nói
- Hợp đồng Riders (thực phẩm, chỗ ở, giao thông vận tải)
Chi phí sản xuất
Sản xuất bao gồm tất cả các nhân viên và nguồn lực cần thiết để lập kế hoạch và thực hiện sự kiện. Những chi phí này bắt đầu vào thời điểm sự kiện được ước mơ và tiếp tục thông qua các thủ tục giấy tờ sau sự kiện. Tóm lại, hạng mục này thể hiện chi phí tổ chức sự kiện, thu hút người tham dự và quản lý các yếu tố hành chính.
Tiếp thị và đăng ký
- Công việc in ấn và thiết kế
- Quảng cáo
- Lời mời
- Quản lý đăng ký
Lập kế hoạch và tổ chức
- Phí lập kế hoạch sự kiện
- Nhân viên bán thời gian và tạm thời
- Văn phòng phẩm
- Chi phí truyền thông
- Chi phí đi lại
Chi phí hành chính
- Chuyển nhượng nhân viên làm công ăn lương
- Chi phí kế toán
- Phí hợp pháp
- Phí tư vấn
Chi phí và quỹ khẩn cấp
Không có số ma thuật cho những gì bạn nên dành cho chi phí ngoài kế hoạch, nhưng bạn chắc chắn cần phải mong đợi những điều bất ngờ. Một số nhà lập kế hoạch sự kiện đề nghị lập ngân sách từ năm đến mười phần trăm so với chi phí dự kiến, trong khi những người khác chọn số vòng để làm việc. Các sự kiện lớn hơn nên, tất nhiên, phân bổ nhiều hơn vì một sự giám sát được tính tiền cho mỗi người có thể chạy vào hàng ngàn đô la.
Mục đích của đề cương này là làm cho bạn biết về các loại chi phí lập kế hoạch sự kiện khác nhau có thể xảy ra. Mỗi sự kiện là duy nhất , do đó, sự kiện của bạn có thể bao gồm nhiều hoặc ít hơn các mục được liệt kê tại đây. Điều quan trọng là phải biết chi phí của bạn sẽ đến từ đâu. Việc xem chi phí liên quan đến một nhà cung cấp hoặc danh mục cụ thể có thể tàn phá ngân sách của bạn, nhưng trường hợp xấu nhất là hoàn toàn quên mất chi phí cho đến khi hóa đơn đến.