Chọn chủ đề và vị trí của bạn
Bước này đại diện cho hai biến mà khán giả của bạn sẽ muốn biết trước bất kỳ điều gì khác.
"Ở đâu và tại sao" của cuộc họp sẽ ngay lập tức tác động đến những người sẽ được mời và có hay không họ sẽ tham dự.
Địa điểm bạn chọn sẽ ảnh hưởng đến cuộc họp tổng thể và ảnh hưởng đến những quyết định khác của con người bạn sẽ cần phải thực hiện khi lên kế hoạch cho sự kiện.
Xác định người tham gia
Một phần lớn trong việc chạy một cuộc họp tập trung và hiệu quả là tránh phiền nhiễu, và điều đó có nghĩa là giới hạn lời mời đến những người ra quyết định hàng đầu. Có một xu hướng trong văn hóa doanh nghiệp bao gồm tất cả các bên có liên quan trong truyền thông, nhưng bạn có thể thúc đẩy sản xuất bằng cách loại bỏ các cộng sự có thể làm chậm tiến độ với các cuộc thảo luận không quan trọng. Thay vì mời những người tham gia bỏ phiếu, khuyến khích những người tham dự chính để nói chuyện với cấp dưới của họ trước khi đến cuộc họp.
Cung cấp ba ngày và thời gian
Hãy cẩn thận về cách bạn hỏi về sự sẵn có của mỗi người tham dự. Thật dễ dàng để mở một "hộp Pandora" của các vấn đề khi nói đến lập kế hoạch một ngày cùng có lợi cho cuộc họp của bạn.
Một cách để tránh điều này là cung cấp một vài ngày và thời gian, sau đó yêu cầu mỗi người mà một trong những công trình tốt nhất. Nếu bạn may mắn thì một trong những ngày sẽ phù hợp với mọi người. Nếu không, đừng sợ hỏi các ngoại lệ nếu họ có thể điều chỉnh lịch của mình để phù hợp với đa số.
Tạo một hành trình
Nó là rất quan trọng để có một lịch trình cho những gì các chủ đề sẽ được thảo luận cùng với những người sẽ dẫn dắt từng phân đoạn của cuộc họp.
Các nhà lập kế hoạch có thể cần phải tìm kiếm lời khuyên từ các giám đốc điều hành hàng đầu để tạo chính xác một hành trình. Khi bản nháp đầu tiên được hoàn thành, nó sẽ được gửi đến nhóm để phê duyệt.
Thảo luận nhu cầu trình bày
Có rất nhiều cách khác nhau để trình bày ý tưởng cho nhóm và mỗi người được lên kế hoạch sẽ có sở thích riêng. Chức năng PowerPoint, truy cập internet và bảng trắng chỉ là một số thành phần bạn có thể cần sắp xếp. Chủ động yêu cầu các chi tiết này và theo dõi để xác nhận chúng một vài ngày trước cuộc họp.
Lịch trình phục vụ
Chìa khóa để đặt hàng thực phẩm cho các cuộc họp nhỏ là giữ cho menu hoạt động. Bạn không muốn phục vụ để can thiệp với bất kỳ khía cạnh của doanh nghiệp trong tầm tay, vì vậy tránh các bữa ăn quá chính thức nếu có thể. Nếu một bữa ăn trưa ngồi xuống được yêu cầu sau đó cố gắng đặt một phòng liền kề cho bữa ăn để người tham dự có thể quay trở lại cuộc họp càng sớm càng tốt.
Gửi chi tiết cuối cùng
Khoảng bảy ngày trước sự kiện bạn muốn gửi bản sao cuối cùng của hành trình và chi tiết cho từng người tham gia. Điều này nên bao gồm mọi thứ đã được đặt hàng trong ngày. Cũng bao gồm chỉ đường, thông tin đỗ xe, số phòng và số liên lạc khẩn cấp.
Nếu bạn đang làm việc với giám đốc điều hành sau đó sao chép trợ lý hành chính của họ trên email là tốt.
Ngày gặp mặt
Là người lập kế hoạch cuộc họp, đó là công việc của bạn để đảm bảo sự kiện được khởi động thành công. Tất nhiên, bạn sẽ muốn đến sớm tại chỗ để kiểm tra căn phòng và gặp gỡ với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống và A / V. Tùy thuộc vào vị trí, bạn cũng có thể muốn đăng biển báo để mọi người tìm đường đến phòng.
Và bạn có nó - tám bước tương đối đơn giản để lên kế hoạch cho một cuộc họp nhỏ thành công.
Thực hiện từng bước rõ ràng sẽ mất thời gian và sự tích cực về phía bạn, nhưng việc truyền đạt kế hoạch của bạn cho những người tham dự là một nửa trận chiến. Càng nhiều người biết điều gì sẽ xảy ra trong cuộc họp, họ càng chuẩn bị sẵn sàng để tiếp tục kinh doanh.