Mẹo quản lý tệp cho tệp kỹ thuật số
Ngoài việc lưu trữ tài liệu cục bộ trên máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động ngày càng nhiều doanh nghiệp đang sử dụng đám mây cho các ứng dụng kinh doanh cơ bản và lưu trữ tệp. (Xem Tại sao điện toán đám mây là lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và 5 nhược điểm của điện toán đám mây. )
Hơn nữa làm phức tạp vấn đề lưu trữ là sự cần thiết cho nhiều doanh nghiệp để chia sẻ tài liệu giữa các nhân viên .
Trong văn phòng, điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng một máy chủ tệp hoặc thiết bị lưu trữ gắn kèm mạng (NAS). Nếu yêu cầu quyền truy cập di động được chia sẻ, tài liệu có thể được lưu trữ trên đám mây và được chia sẻ bằng cách gán quyền truy cập. Kết quả của tất cả điều này có thể là một cơn ác mộng quản lý tập tin với một số tài liệu của một người được lưu trữ trên đám mây và một số tài liệu cục bộ, và thậm chí cả các tài liệu riêng lẻ chỉ được lưu trữ ở một nơi hoặc một tài liệu khác.
Tổ chức là chìa khóa để quản lý tập tin điện tử
Bất cứ nơi nào các tài liệu được lưu trữ, điều quan trọng là giữ cho chúng được tổ chức và cập nhật. Mục tiêu của quản lý tập tin điện tử là để đảm bảo rằng bạn có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, ngay cả khi bạn đang tìm kiếm nó nhiều năm sau khi tạo ra nó.
Hầu hết các doanh nghiệp có cùng một lúc hoặc một người khác ở vị trí xấu hổ của việc có một cuộc gọi của khách hàng và không thể nhanh chóng xác định vị trí hóa đơn có liên quan hoặc các tài liệu khách hàng quan trọng khác.
Tương tự khó chịu là xáo trộn xung quanh vào cuối năm cố gắng để tìm tài liệu liên quan đến tài khoản công ty cho kế toán hoặc thậm chí tệ hơn, người đánh thuế.
Tổ chức các tài liệu kỹ thuật số đặc biệt quan trọng trong môi trường chung - nếu một trong các nhân viên của bạn vắng mặt (tạm thời hoặc vĩnh viễn), bạn sẽ có thể dễ dàng xác định bất kỳ tài liệu nào do người đó tạo hoặc quản lý.
(Lưu ý rằng có thể mất các vấn đề dữ liệu với các nhân viên không hài lòng, rời đi là một lý do nữa để bảo vệ dữ liệu kinh doanh của bạn. Xem 6 Quy tắc Bảo vệ Dữ liệu Kinh doanh ).
Các mẹo quản lý tệp này sẽ giúp bạn giữ cho các tệp của mình có thể truy cập được:
1. Sử dụng các thư mục cài đặt mặc định cho các tập tin chương trình.
Sử dụng vị trí tệp mặc định khi cài đặt chương trình ứng dụng. Trong Windows, theo các tệp chương trình ứng dụng quy ước nằm trong thư mục (Thư Ổ đĩa:) -> Tệp Chương trình. Cài đặt các ứng dụng ở nơi khác gây nhầm lẫn và không cần thiết.
2. Một nơi cho tất cả các tài liệu.
Đặt tất cả tài liệu trong một thư mục "gốc" duy nhất. Đối với một người dùng trong môi trường Windows, vị trí mặc định là thư mục My Documents.
Trong môi trường chia sẻ tệp, hãy thử làm như vậy. Tạo một thư mục gốc duy nhất (được gọi là "Tài liệu được chia sẻ") và lưu trữ tất cả tài liệu trong các thư mục con bên trong thư mục gốc. Có một vị trí duy nhất cho tất cả các tài liệu điện tử giúp việc tìm kiếm mọi thứ dễ dàng hơn và chạy các bản sao lưu và lưu trữ.
3. Tạo các thư mục trong một hệ thống phân cấp hợp lý.
Đây là những ngăn kéo của tủ hồ sơ của máy tính của bạn, vì vậy để nói chuyện. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản để đặt tên cho các thư mục của bạn; bạn không muốn nhìn vào danh sách thư mục này trong tương lai và tự hỏi “TFK” hoặc bất kỳ từ viết tắt thú vị nào khác mà bạn đã phát minh ra có nghĩa là gì.
4. Thư mục Nest trong thư mục.
Tạo các thư mục khác trong các thư mục chính này khi cần. Ví dụ: một thư mục có tên " Hóa đơn " có thể chứa các thư mục có tên là "2018", "2017" và "2016". Một thư mục được đặt tên cho một khách hàng có thể bao gồm các thư mục "dữ liệu khách hàng" và "thư từ". Mục đích là để có tất cả các tập tin trong một thư mục thay vì có một loạt các tập tin mồ côi được liệt kê.
Tuy nhiên, đừng tạo ra các cấu trúc thư mục phức tạp, nhiều lớp. Bất cứ nơi nào có thể sử dụng tên tệp mô tả để thay thế.
5. Thực hiện theo các quy ước đặt tên tệp.
Một số hệ điều hành (chẳng hạn như Unix) không cho phép các khoảng trống trong tên tệp hoặc thư mục, vì vậy tránh điều này nếu môi trường máy tính của bạn bị trộn lẫn. Thay vào đó, hãy sử dụng dấu gạch dưới làm dấu phân cách (ví dụ: Doe_John_Proposal.doc.) Các ký tự khác như /? <> \: * | "^ cũng bị cấm trong tên tệp hoặc thư mục trong Windows.
Sử dụng tên tệp mô tả để dễ nhận dạng và truy xuất nhưng đừng quá tải - tên tệp / đường dẫn có giới hạn độ dài thay đổi giữa các hệ điều hành. Trong Windows, độ dài đường dẫn tối đa cho một tệp (ví dụ: tên ổ đĩa + tên thư mục + tên tệp) là 260 ký tự. Sử dụng các từ viết tắt phổ biến ở bất kỳ nơi nào có thể, chẳng hạn như Jan for January hoặc Corp for Corporation.
6. Hãy cụ thể.
Cung cấp cho các tệp điện tử các tên hợp lý, cụ thể và bao gồm các ngày trong tên tệp nếu có thể. Mục tiêu khi đặt tên tệp là để có thể cho biết tệp là gì mà không phải mở và xem. Vì vậy, nếu tài liệu là một lá thư cho một khách hàng nhắc nhở anh ta rằng thanh toán là quá hạn, gọi nó là một cái gì đó như "overdue_20180115"; thay vì một cái gì đó như "thư". Làm thế nào bạn sẽ biết ai là lá thư mà không cần mở nó?
Nếu bạn đang chia sẻ tệp qua email hoặc thiết bị di động, bạn có thể muốn có tên tệp bao gồm thông tin cụ thể hơn, vì thông tin thư mục sẽ không được bao gồm trong tệp được chia sẻ. Ví dụ: nếu tài liệu của bạn nằm trong My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc và tệp được chia sẻ hoặc gửi qua email, tất cả người nhận sẽ thấy là Doe_John_20170416.doc và không thể cho biết tệp đó là khách hàng hóa đơn mà không cần mở nó.
7. Nộp như bạn đi.
Thời điểm tốt nhất để gửi tài liệu là khi bạn tạo tài liệu lần đầu tiên. Vì vậy, có thói quen sử dụng hộp thoại "Lưu dưới dạng" để gửi tài liệu của bạn cũng như đặt tên cho nó, đặt nó vào đúng vị trí ngay từ đầu.
8. Đặt hàng các tệp của bạn để thuận tiện cho bạn.
Nếu có các thư mục hoặc tệp mà bạn sử dụng nhiều, hãy buộc chúng lên đầu danh sách tệp bằng cách đổi tên chúng bằng một! hoặc một AA ở đầu tên tập tin.
9. Thường xuyên kiểm tra các tệp của bạn.
Đôi khi những gì cũ là rõ ràng như trong ví dụ của thư mục có tên "Hóa đơn" ở trên. Nếu không, hãy giữ các thư mục của bạn gọn gàng bằng cách xóa các tệp cũ.
Không xóa các tệp liên quan đến doanh nghiệp trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng bạn sẽ không bao giờ cần tệp lại. Thay vào đó, trong bộ sưu tập chính của các thư mục trong thư mục gốc của bạn, hãy tạo thư mục có tên "Cũ" hoặc "Không hoạt động" và chuyển các tệp cũ vào thư mục khi bạn gặp chúng.
( Bao lâu bạn phải giữ hồ sơ kinh doanh cho CRA hoặc IRS? Giải thích bạn phải giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu để đáp ứng các nghĩa vụ thuế của bạn.)
10. Sao lưu các tệp của bạn thường xuyên.
Cho dù bạn đang sao chép các tệp của mình vào một ổ đĩa khác hoặc trên băng, điều quan trọng là phải thiết lập và làm theo một chế độ sao lưu thông thường. Xem 3 bước để một hệ thống sao lưu thành công .
Quản lý tập tin tốt giúp tìm kiếm những gì bạn muốn dễ dàng
Quản lý tài liệu điện tử phải là một phần của chiến lược quản lý tài liệu tổng thể cho doanh nghiệp của bạn. Một kế hoạch quản lý tài liệu thích hợp nên bao gồm tất cả các khía cạnh của việc xử lý tài liệu, bao gồm lưu trữ, truy xuất, sao lưu và bảo mật.
Chức năng tìm kiếm là một điều tuyệt vời nhưng nó sẽ không bao giờ khớp với sự dễ dàng khi có thể truy cập trực tiếp vào một thư mục hoặc tập tin. Nếu bạn làm theo những lời khuyên quản lý tập tin một cách nhất quán, ngay cả khi bạn không biết một nơi nào đó, bạn biết nó nên ở đâu - một lợi thế rất lớn khi nói đến việc tìm kiếm những gì bạn đang tìm kiếm. Thực hành quản lý tập tin tốt sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn .