Cách bảo vệ dữ liệu kinh doanh quan trọng của bạn
Mất dữ liệu
Để diễn giải Paul Simon, có 50 cách để mất dữ liệu của bạn:
- Sự cố ổ cứng máy tính để bàn / máy tính xách tay hoặc hỏng hóc cho thiết bị di động của bạn có thể khiến dữ liệu của bạn không thể khôi phục được
- Máy tính hoặc điện thoại của bạn có thể bị đánh cắp - phá vỡ doanh nghiệp là phổ biến và theo thống kê của FBI 97% máy tính xách tay / máy tính để bàn bị đánh cắp không bao giờ được khôi phục
- Dữ liệu có thể vô tình bị xóa (hoặc cố ý xóa bởi một nhân viên bất mãn)
- Máy tính của bạn có thể bị tấn công bởi phần mềm độc hại
- Tài khoản lưu trữ trực tuyến của bạn có thể bị tấn công
- Một cuộc tấn công ransomware có thể làm cho các tập tin của bạn không thể truy cập cho đến khi một khoản phí đáng kể được trả
Một chế độ sao lưu dữ liệu là phải
Để bảo vệ dữ liệu đầy đủ, bạn cần thiết lập một hệ thống sao lưu dữ liệu theo ba bước sau:
- Sao lưu dữ liệu nghiệp vụ thường xuyên
- Tạo bản sao lưu trên phương tiện đáng tin cậy hoặc trên đám mây
- Nếu sử dụng phương tiện để sao lưu, hãy giữ thiết bị ở vị trí an toàn, ngoài trang web
Quy tắc cơ bản để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp là nếu mất dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh, hãy sao lưu dữ liệu.
Các chương trình phần mềm máy tính để bàn có thể được cài đặt lại nếu cần, nhưng việc khôi phục chi tiết giao dịch hoặc thư từ kinh doanh là không thể nếu các tệp đó bị mất hoặc bị hỏng ngoài sửa chữa.
Lưu trữ dữ liệu so với Sao lưu dữ liệu
Bản sao lưu thường là các hình ảnh dữ liệu định kỳ, ngắn hạn cho mục đích khôi phục thảm họa.
Lưu trữ thường đề cập đến việc lưu trữ lâu dài dữ liệu không còn được sử dụng thường xuyên nhưng có thể được khôi phục nếu cần (ví dụ: dự án đã hoàn thành hoặc dữ liệu từ một khách hàng cũ).
Sao lưu dữ liệu kinh doanh quan trọng
Có hai bước để sao lưu dữ liệu thành công;
- Xác định các dữ liệu quan trọng cần được sao lưu
- Thực hiện sao lưu dữ liệu theo lịch biểu thông thường
Những gì cần phải được trong một sao lưu dữ liệu?
Tất cả các tệp bạn đã tạo và / hoặc sửa đổi phải được sao lưu thường xuyên. Đối với nhiều doanh nghiệp, điều này bao gồm mọi thứ từ các tệp kế toán qua email.
Ngày càng có nhiều ứng dụng kinh doanh khả dụng thông qua đám mây. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng các ứng dụng trên máy tính để bàn (không phải trình duyệt), chúng có thể được cài đặt lại từ phương tiện hoặc tải xuống, do đó bạn không cần phải sao lưu.
Lưu trữ đám mây
Sử dụng dịch vụ sao lưu trực tuyến giúp sao lưu dữ liệu của bạn dễ dàng - đó chỉ là một trong những lý do khiến điện toán đám mây lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ . Nhưng các dịch vụ đám mây vẫn có thể dễ bị tổn thương do mất dữ liệu thông qua hack hoặc phá hoại nhân viên (xem xét trường hợp gần đây của American College of Education ở Indianapolis, sau khi sa thải nhân viên công nghệ thông tin phát hiện ra rằng trước khi rời khỏi anh ta đã thay đổi mật khẩu quản trị tài khoản, ngăn chặn các trường đại học truy cập dữ liệu của họ).
Nó không phải là một ý tưởng tồi để thỉnh thoảng sao lưu dữ liệu đám mây cục bộ.
Sao lưu dữ liệu cục bộ
Nếu bạn lưu dữ liệu của mình cục bộ (ví dụ bạn không sử dụng bộ nhớ đám mây), bạn có thể đơn giản hóa các bản sao lưu của mình bằng cách giữ tất cả các tệp cần được lưu trữ trên một ổ đĩa duy nhất trên máy tính của bạn. Ví dụ: giả sử bạn cần sao lưu các tệp kế toán, tài liệu xử lý văn bản, bảng tính, ảnh và email. Đặt đơn giản là kế toán, Microsoft Office (bao gồm Outlook) và Paintshop Pro tất cả trên một ổ đĩa riêng biệt hoặc dưới một thư mục riêng biệt giúp lưu trữ tất cả các tệp bạn đã tạo hoặc sửa đổi dễ dàng hơn bằng các chương trình đó. Tất cả những gì bạn phải làm là sao lưu ổ đĩa hoặc thư mục.
Khi bạn đã chọn dữ liệu quan trọng cần lưu trữ, việc cài đặt và sử dụng chương trình phần mềm sao lưu để lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp của bạn theo lịch thường xuyên là một vấn đề đơn giản.
Sao lưu dữ liệu của bạn hàng đêm được khuyến khích. Có rất nhiều chương trình phần mềm sao lưu có sẵn cho phép bạn đặt lịch biểu sẽ tự động sao lưu dữ liệu của bạn. Phần mềm sao lưu cũng nén và mã hóa các tệp giúp tiết kiệm dung lượng đĩa và tăng cường bảo mật dữ liệu.
Chỉ giữ bản sao lưu dữ liệu của bạn trên trang web nếu chúng được lưu trữ trong an toàn không cháy, không thể phá hủy. Đầu tư vào một ổ đĩa băng hoặc ổ đĩa cứng gắn ngoài và tỉ mỉ tuân thủ một lịch trình sao lưu dữ liệu thường xuyên sẽ không giúp đỡ nếu tất cả các bản sao lưu dữ liệu của bạn ở một nơi và địa điểm đó xảy ra do thiên tai. Để thực sự an toàn các bản sao lưu của bạn nên được lưu trữ bên ngoài trang web. (Cloud sao lưu không hoàn toàn loại bỏ mối quan tâm này nhưng chắc chắn là tốt hơn so với nhiều địa điểm vật lý.)
Một số doanh nghiệp giữ bản sao lưu dữ liệu của họ trong các hộp bảo mật tại các ngân hàng. (Các khoản phí cho một hộp an ninh được khấu trừ thuế, nếu bạn cần thêm khuyến khích.) Các chủ doanh nghiệp nhỏ khác giữ nhiều bản sao lưu dữ liệu của hồ sơ của họ tại nhà của bạn bè hoặc thành viên gia đình khác nhau. Nó không thực sự quan trọng, nơi bạn chọn để giữ cho họ, miễn là trang web bạn chọn để sao lưu dữ liệu off-site là an toàn và bạn có quyền truy cập thường xuyên vào nó.
Thiết bị sao lưu
Dịch vụ sao lưu trực tuyến
Để bảo mật tối ưu, hãy đảm bảo bạn sử dụng mật khẩu mạnh, thay đổi chúng thường xuyên và đảm bảo các tệp sao lưu được mã hóa (do bộ nhớ đám mây được chia sẻ, nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường mã hóa dữ liệu người dùng).
Ổ USB (thumb)
Thanh USB liên tục tăng công suất và lý tưởng cho việc sao lưu dữ liệu nhanh chóng. Trong khi không có khả năng của ổ đĩa cứng bên ngoài họ có tốc độ truyền dữ liệu nhanh và có tính di động cao. Bạn có thể dễ dàng sao lưu dữ liệu vào ổ USB và mang nó ra ngoài. Vì họ không có bộ phận chuyển động, ổ USB rất đáng tin cậy.
Ổ cứng gắn ngoài
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc mua và sử dụng ổ cứng gắn ngoài để sao lưu dữ liệu là phương pháp được khuyến nghị. Ổ đĩa cứng bên ngoài là không tốn kém so với các hệ thống ổ đĩa băng. Chúng cũng dễ sử dụng; chỉ cần cắm ổ đĩa cứng vào cổng USB của máy tính của bạn. Hầu hết các ổ đĩa cứng bên ngoài đều có phần mềm sao lưu.
Lưu trữ mạng cục bộ (LAN)
Nếu bạn có mạng cục bộ (LAN), bạn cũng có thể sao lưu các tệp vào một máy tính hoặc máy chủ khác. Tuy nhiên, nếu máy dự phòng nằm trong cùng một vị trí, nó có thể dễ bị trộm cắp hoặc hư hỏng do hỏa hoạn hoặc lũ lụt. Để ngăn chặn hành vi trộm cắp, máy chủ có thể được lắp đặt trong lồng, tủ hoặc tủ khóa bị khóa.
Lưu trữ băng
Nếu bạn có một lượng lớn dữ liệu để sao lưu (hoặc muốn tạo và giữ lại các lưu trữ dữ liệu hoàn chỉnh thường xuyên để lưu trữ lâu dài), các bản sao lưu băng là lựa chọn tốt nhất. Chúng rất đáng tin cậy và có thể lưu trữ một lượng lớn dữ liệu.
Back It Up hoặc Risk Mất nó
Không chạy nguy cơ mất dữ liệu doanh nghiệp của bạn. Việc bảo vệ tốt nhất chống lại thảm họa như vậy là bảo vệ dữ liệu thích hợp. Bằng cách tạo ra một hệ thống sao lưu bao gồm lưu trữ và sao lưu dữ liệu doanh nghiệp của bạn thường xuyên và đúng cách, bạn sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn sẽ có thể tiết kiệm bất kỳ cơn bão nào mà nó phải đối mặt và tiếp tục. Hãy nhớ rằng - bạn không bao giờ có quá nhiều bản sao lưu dữ liệu!