Hãy chắc chắn rằng nó phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai của bạn
Nhưng vì bạn sẽ thường xuyên sử dụng phần mềm kế toán của mình, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp và nhu cầu của bạn.
Is It Mobile-Accessible?
Thị trường phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ đã chấp nhận điện toán đám mây một cách lớn. Hầu hết các nhà cung cấp mới hơn như FreshBooks và Zoho đều không cung cấp các phiên bản dành cho máy tính để bàn và các nhà cung cấp truyền thống như Intuit (QuickBooks) đã chuyển dịch vụ phần mềm máy tính để bàn sang web và hướng khách hàng của họ đến thanh toán dựa trên đăng ký. Một số nhà cung cấp vẫn cung cấp các phiên bản máy tính để bàn hoặc máy tính để bàn lai / đám mây.
Các phiên bản trực tuyến lý tưởng cho người dùng di động. Bên cạnh việc hỗ trợ các trình duyệt web thường được sử dụng nhất, chúng thường cung cấp các ứng dụng iPhone / iPad và Android, làm cho chúng lý tưởng để gửi hóa đơn và nhập thông tin chi phí cho dù bạn đang ở đâu.
Nó có phù hợp với nhu cầu kế toán của bạn không?
Nếu bạn là chủ sở hữu / nhà thầu duy nhất hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ không có nhân viên, bạn có thể nhận được bằng gói kế toán cơ bản xử lý lập hóa đơn, theo dõi chi phí và cung cấp một bộ báo cáo cơ bản để giữ các tab về doanh nghiệp của bạn.
Thông thường các dịch vụ rẻ tiền này không thực sự là các gói kế toán thực sự vì chúng không thực hiện hạch toán kế toán kép (các khoản phải thu , các khoản phải trả và sổ cái chung ).
Các doanh nghiệp lớn hơn có nhân viên , được kết hợp hoặc có nhu cầu kế toán cao hơn sẽ cần một gói mạnh hơn (và đắt tiền) có thể thực hiện kế toán kép và có nhiều tính năng nâng cao hơn như bảng lương , quản lý hàng tồn kho, quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng ( CRM), phân tích và nhiều lựa chọn báo cáo hơn (và tùy chọn để tùy chỉnh báo cáo).
May mắn thay hầu hết các sản phẩm cung cấp cho phép bạn bắt đầu với một gói cơ bản và mở rộng khi nhu cầu của bạn phát triển. Ngoài ra còn có nhiều add-on của bên thứ ba cho các gói kế toán phổ biến hơn để bạn có thể (ví dụ) thêm một mô-đun biên chế nếu nhà cung cấp không cung cấp như vậy (xem tiện ích QuickBooks).
Một tính năng rất hữu ích là truy cập kế toán. FreshBooks, ví dụ, cung cấp một cổng thông tin cho kế toán để kế toán của bạn có thể truy cập các báo cáo FreshBooks của bạn và các mục nhật ký giúp bạn tiết kiệm thông tin trao đổi theo cách thủ công.
Nó có tính năng dễ sử dụng không?
- Phần mềm có cho phép bạn gửi séc, đơn đặt hàng và hóa đơn qua 'Net không?
- Nó có khả năng liên kết trực tuyến với tài khoản ngân hàng của bạn không?
- Có tích hợp với phần mềm khác mà bạn thường sử dụng, chẳng hạn như Microsoft Office không?
- Có thể chuyển đổi dữ liệu từ các chương trình hoặc cơ sở dữ liệu kế toán khác không?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn quyết định chuyển sang gói phần mềm khác trong tương lai - bạn có thể dễ dàng trích xuất và di chuyển dữ liệu hiện có của mình không?
Nói cách khác, phần mềm kế toán có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn, hiện tại và trong tương lai không?
Làm thế nào Steep là đường cong học tập?
Tất cả các phần mềm kế toán tuyên bố là "thân thiện với người dùng", nhưng bạn vẫn cần phải đầu tư một chút thời gian để học cách sử dụng nó.
Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn không có kiến thức cơ bản về kế toán; là phần mềm hướng tới các chuyên gia kế toán hay bất kỳ ai có thể tăng tốc với nó một cách nhanh chóng?
Hãy xem kỹ trước khi bạn mua. Giao diện người dùng có trực quan và thoải mái không? Bạn (và nhân viên của bạn) có thể ngồi xuống và học nó, hoặc bạn sẽ cần đầu tư thêm vào đào tạo? Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp thời gian dùng thử miễn phí (thường là 30 ngày).
Làm thế nào tốt là dịch vụ khách hàng và hỗ trợ?
Xét về đường cong học tập, trợ giúp trực tuyến sẽ làm cho chương trình. Phần mềm kế toán có các tính năng như mẹo màn hình, chỉ mục trợ giúp có thể tìm kiếm, trình diễn và tài khoản mẫu để giúp bạn bắt đầu không? Có sách hướng dẫn có thể in được không? Và hỗ trợ của công ty có thể truy cập như thế nào? Kiểm tra các đánh giá trực tuyến để có được ấn tượng của những người đã sử dụng phần mềm.
Is It Scalable?
Việc chuyển từ một người dùng sang nhiều người dùng dễ dàng hay tốn kém đến mức nào? Hầu hết các dịch vụ phần mềm cơ bản là người dùng đơn lẻ hoặc người dùng đơn + truy cập kế toán. Để thêm người dùng, yêu cầu nâng cấp lên các gói đắt hơn. Ví dụ, Zoho Books "Basic Plan" cho phép một tài khoản người dùng +, "Standard Plan" cho phép hai người dùng + kế toán và "Kế hoạch chuyên nghiệp" cho phép người dùng không giới hạn (xem gói / giá của Zoho Books).