Sổ cái chung là bản tóm tắt tài chính tóm tắt cho doanh nghiệp của bạn
Sổ cái tổng hợp là một hồ sơ hoàn chỉnh về tất cả các giao dịch tài chính đã được thực hiện trong suốt thời gian tồn tại của công ty bạn, không chỉ trong năm ngoái hoặc tháng trước.
Tại sao doanh nghiệp của bạn cần một sổ cái chung?
Sổ cái tổng quát phục vụ một số chức năng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp của bạn. Hãy nghĩ về nó như một cái xô bắt tất cả. Nó chứa tất cả thông tin tài chính bạn sẽ sử dụng để tạo báo cáo thu nhập và báo cáo bảng cân đối kế toán. Nó được sử dụng để chuẩn bị báo cáo tài chính , để nghiên cứu các điều kiện ngoài cân bằng, và cho kiểm toán nội bộ và bên ngoài. Nó bao gồm các khoản tài sản, nợ phải trả , vốn chủ sở hữu , doanh thu và chi phí.
Người cho vay sẽ luôn yêu cầu một loạt các hồ sơ tài chính của bạn nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng cho khoản vay. Sổ cái chung của bạn có thể giúp bạn xác định ngay lập tức và xác định bất kỳ thông tin nào bạn cần.
General Ledger so với General Journal
Đừng nhầm lẫn sổ cái chung với tạp chí chung của bạn. Sau này chỉ là một bản ghi thời gian giao dịch, trong khi sổ cái chung được tổ chức theo tài khoản và có thể hiển thị số dư tài khoản sau mỗi lần đăng.
Các doanh nghiệp thường nhập nhiều dữ liệu giao dịch tài chính của họ vào các tạp chí kế toán khác nhau hàng ngày. Khi một giao dịch tài chính xảy ra và một tài liệu nguồn được tạo ra, giao dịch sau đó được nhập vào nhật ký chung.
Giao dịch được liệt kê theo thứ tự thời gian. Ngày, số tiền, các tài khoản bị ảnh hưởng và hướng mà các tài khoản bị ảnh hưởng đều được ghi nhận.
Bạn phải chắc chắn rằng các khoản ghi nợ và tín dụng vẫn còn trong số dư khi bạn lưu ý từng giao dịch.
Tạp chí đặc biệt
Công ty của bạn cũng có thể có nhiều tạp chí đặc biệt. Một số phổ biến hơn trong số này bao gồm các tạp chí bán hàng , các tạp chí tiền mặt và các tạp chí giải ngân tiền mặt . Số lượng và loại tạp chí đặc biệt mà công ty lưu giữ là quyết định cá nhân. Những tạp chí này thường được tạo ra khi bạn nhập các giao dịch tài chính vào máy tính nếu công ty của bạn sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính.
Sổ cái tổng hợp hiển thị tất cả thông tin tóm tắt cho các giao dịch tài chính cho công ty của bạn từ nhật ký chung và các tạp chí đặc biệt này.
Cách mục nhật ký hoạt động
Sổ cái chung được xây dựng bằng cách chuyển các mục nhật ký của các giao dịch tài chính của công ty từ các tạp chí kế toán sang sổ kế toán tổng hợp. Mỗi giao dịch tài chính có một tài liệu nguồn, chẳng hạn như hóa đơn hoặc séc đã hủy, cũng như mục nhập nhật ký , thường được tìm thấy trong nhật ký chung, các tạp chí đặc biệt của bạn hoặc cả hai.
Vai trò của biểu đồ tài khoản của bạn
Tài khoản sổ kế toán tổng hợp dựa trên biểu đồ tài khoản cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Biểu đồ này cho thấy các tài khoản chính được thể hiện trong báo cáo tài chính của bạn.
Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp, biểu đồ của bạn có thể bao gồm hàng trăm tài khoản, bao gồm cả tài sản hiện tại, tài sản cố định, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, tài khoản vốn chủ sở hữu , doanh thu, tài khoản chi tiêu, lợi nhuận, và thua lỗ.
Ví dụ đơn giản về mục nhập sổ cái chung
Giả sử bạn vừa mở cửa cho doanh nghiệp thiết kế trang web cho các doanh nghiệp khác. Hoạt động của bạn yêu cầu bạn duy trì một hệ thống máy tính khá rộng lớn, giúp bạn kiếm được 10.000 đô la.
Nhập ngày giao dịch trong cột đầu tiên ở bên trái sổ kế toán chung của bạn và lưu ý mục nhập tạp chí cho hệ thống máy tính trong cột tiếp theo. Cột thứ ba và thứ tư dành riêng cho số tiền ghi nợ và số tiền tín dụng.
Hãy nhớ rằng số tiền ghi nợ và tín dụng có vẻ phản trực giác trên bề mặt.
Tài sản, là số cộng, có số dư nợ, vì vậy bạn sẽ nhập giá trị 10.000 đô la làm số tiền ghi nợ. Nếu bạn cạn kiệt các tài sản khác, chẳng hạn như tiền mặt, để đến với $ 10.000, hoặc nếu bạn thêm trách nhiệm pháp lý trong cách của một khoản vay để mua hệ thống, các giao dịch này là các khoản tín dụng. Do đó, bạn sẽ nhập các số tương ứng trong cột thứ tư.
Microsoft Business Systems cung cấp phân tích toàn diện hơn cho nhiều cột để giúp bạn theo dõi các giao dịch. Bạn không có nghĩa là giới hạn đến bốn.
Lời cuối cùng về mục nhập sổ cái chung
Các giao dịch nên được nhập vào các tạp chí thích hợp của chúng, sau đó tóm tắt và nhập vào sổ cái chung mỗi tháng một lần. Nên có một trang riêng biệt cho mỗi tài khoản.