Các khoản ghi nợ và tín dụng tạo thành cơ sở của hệ thống kế toán kép. Nếu không hiểu cách họ làm việc, nó sẽ trở nên rất khó khăn để thực hiện bất kỳ mục nhập vào sổ cái chung của công ty.
Người giữ sách và kế toán sử dụng các khoản ghi nợ và tín dụng để cân đối từng mục nhập được ghi trong bảng cân đối kế toán và tài khoản báo cáo thu nhập của công ty. Kế toán kép, ghi nợ và tín dụng đều được kết hợp vào phương trình kế toán, Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.
01 - Ghi nợ và tín dụng: Tại sao chúng quan trọng?
Các khoản nợ và tín dụng khó hiểu vì chúng không trực quan lắm. Khoản ghi nợ luôn được hiển thị ở bên trái của tài khoản T và tín dụng luôn được hiển thị ở bên phải.
Khi bạn hiểu bước đầu tiên này, bạn đã đi một chặng đường dài để tìm hiểu về các khoản ghi nợ và tín dụng. Thách thức trở nên biết khi nào để ghi nợ hoặc ghi có vào tài khoản.
02 - Cách ghi nợ và ghi có như các mục nhập nhật ký
Trong thực tế, các giao dịch kế toán được ghi lại bằng cách lập các mục nhật ký kế toán. Cũng giống như mọi thứ khác trong kế toán, có một cách cụ thể để thực hiện một mục nhật ký kế toán khi ghi nợ và ghi có.
Ghi nợ được ghi vào dòng đầu tiên của mục nhập, tuôn ra với lề trái. Tín dụng được ghi lại trên dòng thứ hai và được thụt vào bên phải một vài khoảng trắng.
03 - Cách ghi nợ và ghi có cho tài khoản nội dung
Các khoản ghi nợ được ghi lại ở bên trái của một tài khoản T và các khoản tín dụng được ghi lại ở bên phải. Ghi nhớ các quy tắc mà các khoản ghi nợ đang gia tăng trong các tài khoản tài sản, trong khi các khoản tín dụng bị giảm trong các tài khoản tài sản.
Trong sổ kế toán tổng quát, tăng tài sản được ghi nhận là ghi nợ, có nghĩa là chúng được ghi lại ở bên trái sổ kế toán. Giảm tài sản được ghi nhận là tín dụng và được ghi vào bên phải sổ kế toán.
Giả sử một công ty mua một lượng lớn hàng tồn kho để tăng doanh thu cho kỳ nghỉ lễ. Khoảng không quảng cáo là tài sản hiện tại và công ty thanh toán cho khoảng không quảng cáo bằng tiền mặt. Công ty đã mua 10.000 USD hàng tồn kho. Mục nhập nhật ký sẽ trông giống như sau:
Khoảng không quảng cáo 10.000 đô la
Tiền mặt 10.000 đô la
Hàng tồn kho đã tăng lên vì vậy nó là một khoản ghi nợ và tiền mặt giảm, do đó, nó đòi hỏi một khoản tín dụng.
Nếu công ty quyết định bán một tòa nhà với giá 250.000 đô la và nhận được tiền mặt cho tài sản, mục nhập nhật ký sẽ trông giống như sau:
Tiền mặt 250.000 đô la
Tài sản cố định $ 250.000
Tiền mặt, một tài sản, tăng lên để nó sẽ được ghi nợ. Tài sản cố định sẽ được ghi có bởi vì chúng đã giảm.
04 - Ghi nợ và ghi có cho các khoản nợ và tài khoản vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu
Tài khoản vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu nằm ở bên phải của bảng cân đối kế toán, chẳng hạn như cổ phiếu phổ thông và thu nhập được giữ lại. Chúng được xử lý chính xác giống như tài khoản trách nhiệm khi nói đến các mục nhật ký.
Các khoản nợ được giảm trong các tài khoản trách nhiệm pháp lý. Tín dụng đang gia tăng trong các tài khoản trách nhiệm pháp lý. Dưới đây là quy tắc cho các tài khoản trách nhiệm pháp lý:
Tăng nợ phải trả được ghi nhận là tín dụng. Chúng được ghi lại ở phía bên phải của sổ kế toán. Giảm nợ phải trả được ghi nhận là ghi nợ và được ghi ở bên trái sổ kế toán.
Giả sử một công ty nợ một trong những nhà cung cấp của nó 1.000 đô la và hóa đơn đó hiện đã đến hạn. Những gì các công ty nợ nhà cung cấp của họ thường là các khoản phải trả và một khoản nợ trên bảng cân đối kế toán. Đây là cách mục nhật ký sẽ trông như thế nào:
Tài khoản phải trả 1.000 đô la
Tiền mặt 1.000 đô la
Bạn sẽ ghi nợ tài khoản phải trả vì bạn đã thanh toán hóa đơn, vì vậy tài khoản sẽ giảm. Tiền mặt được ghi có bởi vì tiền mặt là một tài khoản tài sản giảm vì tiền mặt đã được sử dụng để thanh toán hóa đơn.
Nếu công ty này quyết định mua 15.000 đô la trong khoảng không quảng cáo từ một nhà cung cấp và thực hiện trên tín dụng (các khoản phải trả), mục nhập nhật ký sẽ trông như sau:
Khoảng không quảng cáo $ 15.000
Tài khoản phải trả $ 15,000
Bạn sẽ ghi nợ khoảng không quảng cáo vì đó là tài khoản nội dung tăng trong giao dịch này và các khoản phải trả được ghi có vào tài khoản trách nhiệm tăng vì khoảng không quảng cáo được mua bằng tín dụng.
Hãy xem một mục nhật ký cho tài khoản vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu. Giả sử một doanh nghiệp có hai chủ sở hữu và một chủ sở hữu muốn đầu tư thêm 50.000 đô la vào doanh nghiệp. Đây là mục nhật ký kết quả:
Tiền mặt 50.000 đô la
Vốn chủ sở hữu $ 50,000
Tiền mặt tăng khi bạn thực hiện đầu tư. Đó là một tài khoản tài sản, do đó mức tăng được hiển thị dưới dạng ghi nợ và tăng tài khoản vốn chủ sở hữu hiển thị dưới dạng tín dụng.
05 - Cách ghi nợ và ghi có cho tài khoản chi tiêu
Tài khoản chi phí chạy các gam màu từ chi phí quảng cáo để trả thuế cho các vật tư văn phòng. Điều bắt buộc là bạn học cách ghi lại các mục nhập nhật ký chính xác cho chúng bởi vì bạn sẽ có rất nhiều bài viết.
Các khoản ghi nợ đang gia tăng trong các tài khoản chi phí. Tín dụng giảm trong tài khoản chi phí. Tăng chi phí được ghi nhận là ghi nợ ở phía bên phải của sổ kế toán. Giảm chi phí được ghi nhận là tín dụng và được ghi ở bên trái sổ kế toán.
Dưới đây là ví dụ về giao dịch kinh doanh liên quan đến tài khoản chi phí và giao dịch tạp chí kết quả. Giả sử một công ty cần phải tích trữ nguồn cung cấp văn phòng. Nó mua $ 750 trong vật tư văn phòng bằng tiền mặt. Đây là mục nhật ký kết quả:
Thiết bị văn phòng 750 đô la
Tiền mặt 750 đô la
"Vật tư văn phòng" là một tài khoản chi phí trên báo cáo thu nhập, vì vậy bạn sẽ ghi nợ nó với giá 750 đô la. Tiền mặt là một tài khoản tài sản. Bạn ghi có một tài khoản tài sản, trong trường hợp này là tiền mặt, khi bạn sử dụng nó để mua thứ gì đó.
06 - Cách ghi nợ và ghi có cho tài khoản doanh thu hoặc thu nhập
Một công ty cũng có thể có thu nhập đầu tư. Các công ty lớn hơn đôi khi đầu tư vào các công ty khác. Các công ty nhỏ hơn đầu tư tiền mặt thừa vào các chứng khoán có thể bán được là các khoản đầu tư ngắn hạn.
Khoản ghi nợ được giảm trong tài khoản doanh thu. Tín dụng đang tăng trong tài khoản doanh thu. Tăng doanh thu hoặc thu nhập được ghi nhận dưới dạng tín dụng ở bên trái sổ kế toán. Giảm tài khoản doanh thu hoặc thu nhập được ghi nhận dưới dạng ghi nợ ở bên phải sổ kế toán.
Hãy xem xét một mục nhật ký mẫu cho một giao dịch doanh thu. Một doanh nghiệp nhỏ có doanh số tiền mặt là $ 5,000 vào một ngày nhất định. Dưới đây là cách doanh thu, doanh thu của công ty sẽ được ghi lại:
Tiền mặt $ 5,000
Doanh thu bán hàng $ 5.000
Bạn sẽ đăng doanh thu bán hàng dưới dạng tín dụng. Tăng tài khoản doanh thu, doanh thu tiền mặt, được ghi nhận là tín dụng. Tiền mặt, tài khoản tài sản, được ghi nợ cho cùng một số tiền. Tài khoản tài sản được ghi nợ khi có sự gia tăng, chẳng hạn như trong trường hợp này.
Các bước này bao gồm các quy tắc cơ bản để ghi nợ và ghi có cho năm tài khoản là một phần của phương trình kế toán mở rộng .