Sổ sách kế toán 101: Hướng dẫn bắt đầu

01 - Bạn có nên sử dụng sổ sách kế toán đơn hoặc kép không?

Nếu công ty của bạn có quy mô và độ phức tạp, bạn sẽ muốn thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán kép. Hai mục, ít nhất, được thực hiện cho mỗi giao dịch. Một khoản ghi nợ được thực hiện cho một tài khoản và tín dụng được thực hiện cho một kế toán khác. Đó là chìa khóa để kế toán kép .

02 - Bạn có nên sử dụng tiền mặt hoặc Kế toán Accrual?

Một trong những quyết định đầu tiên bạn phải thực hiện khi thiết lập hệ thống sổ sách kế toán của bạn là có sử dụng hệ thống tiền mặt hoặc hệ thống kế toán dồn tích hay không . Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, một người từ nhà hoặc thậm chí là một thực hành tư vấn lớn hơn từ một văn phòng một người, bạn có thể muốn gắn bó với kế toán tiền mặt . Nếu bạn sử dụng kế toán tiền mặt, bạn ghi lại giao dịch của mình khi tiền mặt thực sự thay đổi tay. Tiền mặt có thể là bất cứ thứ gì từ tiền thực đến chuyển khoản điện tử. Đôi khi các doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh bằng cách sử dụng kế toán tiền mặt và chuyển sang kế toán lũy kế khi họ phát triển.

Nếu bạn định cung cấp tín dụng của khách hàng hoặc nếu bạn định yêu cầu tín dụng từ nhà cung cấp của mình, thì bạn phải sử dụng một hệ thống kế toán dồn tích. Sử dụng tính toán lũy kế, bạn ghi lại giao dịch mua hoặc bán ngay lập tức, ngay cả khi tiền mặt không thay đổi tay cho đến một thời gian sau đó, chẳng hạn như trong trường hợp Tài khoản phải trả hoặc Tài khoản phải thu.

03 - Khái niệm cơ bản - Hiểu tài sản, trách nhiệm và vốn chủ sở hữu

Trước khi bạn thiết lập hệ thống sổ sách kế toán, bạn phải hiểu các tài khoản cơ bản của công ty - tài sản , công nợ và vốn chủ sở hữu . Tài sản là những thứ mà công ty sở hữu như hàng tồn kho và khoản phải thu của tài khoản. Nợ phải trả là những thứ mà công ty nợ như những gì họ nợ nhà cung cấp của họ (các khoản phải trả), các khoản vay ngân hàng và kinh doanh, các khoản thế chấp, và bất kỳ khoản nợ nào khác trên sổ sách. Vốn chủ sở hữu là quyền sở hữu chủ doanh nghiệp và bất kỳ nhà đầu tư nào có trong công ty.

Cân bằng sách

Để cân bằng sách của bạn, bạn phải theo dõi cẩn thận các mục này và đảm bảo các giao dịch đối phó với tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được ghi chính xác và đúng nơi. Có một công thức chính mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo sách của bạn luôn cân bằng. Công thức đó được gọi là phương trình kế toán :

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Phương trình kế toán có nghĩa là tất cả mọi thứ mà doanh nghiệp sở hữu (tài sản) được cân đối với các yêu sách đối với doanh nghiệp (nợ và vốn chủ sở hữu). Nợ phải trả là các yêu cầu dựa trên những gì bạn nợ các nhà cung cấp và người cho vay. Chủ sở hữu doanh nghiệp có khiếu nại đối với các tài sản còn lại (vốn chủ sở hữu).

Điều khoản giữ sách ban đầu liên quan đến phương trình kế toán

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về tài sản, công nợ và vốn chủ sở hữu để bạn sẽ có một sự hiểu biết đầy đủ về những gì bao gồm mỗi tài sản.

• Tài sản : Nếu bạn nhìn bạn nhìn vào định dạng bảng cân đối kế toán , bạn sẽ thấy tài sản, trách nhiệm và tài khoản vốn chủ sở hữu. Tài khoản tài sản thường bắt đầu bằng tài khoản tiền mặt và tài khoản chứng khoán có thể bán được. Sau đó, các khoản phải thu hàng tồn kho và các tài sản cố định như đất đai, các tòa nhà và nhà máy và thiết bị được liệt kê. Đó là những tài sản hữu hình. Bạn thực sự có thể chạm vào chúng. Các công ty cũng có tài sản vô hình như thiện chí của khách hàng.
• Nợ phải trả : Các khoản nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán bao gồm cả nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn thường là các khoản phải trả và số tiền phải trả. Các khoản phải trả thường là những gì doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp, thẻ tín dụng và các khoản vay ngân hàng của họ. Các khoản thu nhập sẽ bao gồm các khoản thuế còn nợ bao gồm thuế doanh thu và thuế liên bang, tiểu bang, an sinh xã hội và Medicare đối với các nhân viên thường được trả hàng quý.
• Vốn chủ sở hữu : Các tài khoản vốn chủ sở hữu bao gồm tất cả các khiếu nại mà chủ sở hữu đã chống lại công ty. Rõ ràng, chủ doanh nghiệp có một khoản đầu tư, và nó có thể là khoản đầu tư duy nhất trong công ty. Nếu công ty đã thực hiện đầu tư khác, điều đó cũng được coi là ở đây.

04 - Khái niệm cơ bản về thu nhập - Doanh thu, Chi phí, Chi phí

Nếu bạn xem bảng cân đối ở Bước 4, bạn sẽ tìm hiểu về tài sản, nợ và vốn chủ sở hữu. Nếu bạn chuyển sang báo cáo thu nhập , bạn sẽ tìm hiểu về doanh thu, chi phí và chi phí.

Doanh thu là tất cả thu nhập mà một doanh nghiệp nhận được khi bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Chi phí, còn được gọi là giá vốn hàng bán, là số tiền mà một doanh nghiệp dành để mua hoặc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ bán cho khách hàng của mình. Tài khoản Mua hàng theo dõi hàng đã mua. Chi phí là tất cả số tiền được chi tiêu để điều hành công ty không liên quan cụ thể đến sản phẩm hoặc dịch vụ đang được bán. Một ví dụ về một tài khoản chi phí là tiền lương và tiền lương.

Một người kế toán có trách nhiệm xác định các tài khoản trong đó các giao dịch sẽ được ghi lại. Ví dụ: nếu doanh nghiệp bán hàng bằng tiền mặt cho khách hàng và doanh nghiệp của bạn sử dụng sổ sách kế toán kép, bạn sẽ ghi lại số tiền đã nhận trong tài khoản nội dung được gọi là Tiền mặt và bán sẽ được ghi lại trong tài khoản doanh thu có tên là Bán hàng. Dưới đây là một ví dụ khác về mục nhập sổ sách kế toán để bán tiền mặt. Điều này ném vào một biến khác - những gì các nhân viên kế toán phải làm khi thuế bán hàng có liên quan.