Điểm mấu chốt là: Nếu bạn không thể chứng minh điều đó, đừng trừ nó.
Thật tuyệt vời khi có thể khấu trừ thuế cho tất cả các chi phí kinh doanh của bạn, nhưng nó thậm chí còn tốt hơn để có thể chứng minh những khoản khấu trừ đó trong một cuộc kiểm toán IRS. Nếu bạn có người khai thuế có thẩm quyền, người này sẽ yêu cầu xem tất cả tài liệu về các khoản khấu trừ thuế của bạn.
Vì vậy, trước khi bạn đi đến người khai thuế của bạn với giấy tờ của bạn ( KHÔNG có trong hộp giày , xin vui lòng!)
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét một số chi phí kinh doanh đơn giản, luôn đặt ra câu hỏi, "Làm thế nào tôi có thể chứng minh rằng đây là một chi phí kinh doanh thực sự?" Và chúng tôi sẽ luôn xem xét các giao dịch này từ quan điểm của IRS và người khai thuế của bạn.
Thực tế quan trọng nhất cần nhớ là bạn PHẢI có thể thể hiện không chỉ rằng giao dịch đã diễn ra, mà là cho một MỤC ĐÍCH KINH DOANH.
Mua tài sản hoặc chi phí thanh toán
Bạn mua một máy in tất cả trong một từ Best Buy cho doanh nghiệp của bạn. Bạn viết séc từ tài khoản doanh nghiệp của mình hoặc bạn sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp của mình. Vì vậy, đó là đủ để cho thấy đó là một chi phí kinh doanh, phải không? Trên thực tế, không. Việc lưu séc đã hủy hoặc biên nhận thẻ tín dụng của bạn chỉ là một phần trong bằng chứng của bạn. Séc đã hủy không hiển thị những gì bạn đã mua. Sử dụng thẻ tín dụng tốt hơn, bởi vì biên nhận cho thấy giao dịch mua.
Bao gồm cả biên nhận thanh toán bằng tiền mặt với séc đã hủy của bạn cũng là cần thiết, để hiển thị những gì bạn thực sự đã mua.
Thanh toán từ Tài khoản Cá nhân
Thanh toán chi phí từ tài khoản ngân hàng kinh doanh của bạn hoặc thẻ tín dụng kinh doanh hoạt động theo cùng một cách. Tất nhiên, bạn nên sử dụng tài khoản séc hoặc tài khoản tiết kiệm hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng biệt.
Mặc dù tài khoản cá nhân của bạn không nhất thiết phải là một vấn đề, điều này khiến cho việc kiểm tra cá nhân này được sử dụng cho mục đích kinh doanh trở nên khó khăn hơn.
Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu kinh doanh của mình, bạn có thể phải sử dụng tài khoản cá nhân cho một vài mục. Ví dụ, gần đây tôi đã thành lập LLC mới và tôi đã phải sử dụng séc cá nhân để đăng ký ở tiểu bang của tôi. Khi bạn sử dụng tài khoản cá nhân cho mục đích kinh doanh, hãy đảm bảo bạn có nhiều tài liệu. Trong trường hợp này, tôi in ra một biên nhận từ thư ký tiểu bang của tiểu bang cho thấy tôi đã trả tiền cho một đăng ký LLC. Trong trường hợp này, khá khó để tin rằng điều này là để sử dụng cá nhân.
Sử dụng nhật ký chi phí
Một số chi phí khó chứng minh hơn những chi phí khác. Hai ví dụ lớn về điều này là chi phí đi lại, bao gồm cả số dặm bay và tài sản được liệt kê. Trong cả hai trường hợp, cách tốt nhất để đáp ứng nhu cầu IRS về bằng chứng chi phí là giữ một bản ghi.
IRS thích "tại thời điểm" bằng chứng . Đó là, một lưu ý bạn thực hiện trên một phiếu giảm chi phí hoặc biên lai hoặc nhật ký mileage tại thời điểm tiền được chi tiêu là tốt hơn so với một danh sách bạn viết lên vào cuối năm nay.
Giữ một nhật ký mileage là, tôi biết, giữ một nhật ký mileage là một nỗi đau lớn. Điều đó có nghĩa là mỗi khi bạn vào xe của bạn (không quan trọng nếu doanh nghiệp trả tiền cho chiếc xe, bằng cách này), bạn phải ghi lại:
- Cuộc hẹn
- Số dặm
- Nơi bạn đã đi
- Mục đích - kinh doanh hoặc cá nhân - cụ thể nhất có thể.
Nếu bạn muốn làm cho nó dễ dàng hơn, lưu ý số dặm trên xe vào ngày 1 tháng 1 của năm, và sau đó lưu ý số dặm chỉ dành cho mục đích kinh doanh.
Để khấu trừ chi phí số dặm kinh doanh, bằng cách sử dụng khấu trừ dặm tiêu chuẩn hoặc chi phí thực tế, bạn phải chứng minh rằng bạn đã sử dụng ô tô ít nhất 50% thời gian dành cho doanh nghiệp.
Mẹo: Nếu bạn được kết nối với điện thoại thông minh của mình, hãy thử ứng dụng số dặm hoặc ứng dụng chi phí. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều giấy và giữ cho nhật ký chi phí của bạn trực tuyến.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng đi lại trave l (đi qua lại để làm việc) không được coi là một chi phí đi lại được khấu trừ. Trong khi bạn có thể theo dõi chi phí đi lại, đừng đưa chúng vào nhật ký du lịch doanh nghiệp của bạn.
Sử dụng Biên lai du lịch kinh doanh
Ngoài nhật ký mileage, nếu bạn đi công tác, bạn sẽ cần phải theo dõi biên nhận chi phí.
Những chi phí này, như mileage, được kiểm tra chặt chẽ bởi một kiểm toán viên của IRS, bởi vì nó dễ dàng để bao gồm chi phí đi lại cá nhân với du lịch kinh doanh.
Cách tốt nhất để chứng minh chi phí đi lại kinh doanh (bao gồm khách sạn, chuyến bay, xe cho thuê, bữa ăn và giải trí) là sử dụng thẻ tín dụng (sử dụng thẻ kinh doanh của bạn), với ghi chú bổ sung về mục đích kinh doanh. Ghi chú vào thời điểm bạn chịu chi phí. Bạn cũng có thể sử dụng kế hoạch ngày, sổ hẹn hoặc lịch để lưu ý sự kiện du lịch kinh doanh, sau đó kết hợp chúng với biên nhận của bạn.
Mua tài sản được liệt kê
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn máy in tất cả trong một mà bạn đã mua. Máy in cũng có thể được sử dụng cho in ấn cá nhân và IRS phân loại các loại tài sản này là thuộc tính được liệt kê . Họ có trong danh sách vì họ có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc kinh doanh. IRS yêu cầu mức độ sử dụng kinh doanh cao hơn.
Bạn phải ghi rõ cách bạn sử dụng thuộc tính được liệt kê. Cách tốt nhất là giữ một bản ghi với mảnh tài sản (như nhật ký chi phí được mô tả bên dưới). Mỗi khi bạn sử dụng máy in hoặc tài sản được liệt kê khác, lưu ý ngày, sử dụng (số lượng bản sao, ví dụ), công việc cụ thể (bản in của tài liệu dành cho doanh nghiệp ") và việc sử dụng là kinh doanh hay cá nhân. liên kết với máy in, như hộp mực.
Vào cuối năm, bạn sẽ có thể hiển thị tỷ lệ phần trăm sử dụng cho doanh nghiệp và sau đó chỉ định phần trăm đó cho chi phí. Ví dụ: nếu bạn thấy rằng bạn đã sử dụng máy in 60% thời gian dành cho doanh nghiệp, bạn có thể lấy 60% chi phí làm khoản khấu trừ doanh nghiệp.
Xin nhắc lại, nếu bạn có tài sản tại địa điểm kinh doanh của bạn (KHÔNG phải là văn phòng của bạn), bạn không cần phải giữ một bản ghi. Tất cả việc sử dụng tại một địa điểm kinh doanh được giả định là vì mục đích kinh doanh.
Sử dụng báo cáo tài khoản
Giả sử bạn bị mất thẻ tín dụng hoặc bạn không có séc đã hủy cho giao dịch mua máy in đó. Bạn có thể sử dụng bảng sao kê ngân hàng hoặc bảng sao kê thẻ tín dụng để chứng minh giao dịch mua doanh nghiệp nhưng bạn cũng sẽ cần xác minh bổ sung, từ sổ hẹn, lịch hoặc kế hoạch ngày.
Không có điều như vậy là quá nhiều bằng chứng
Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về việc liệu một số chi phí có nhằm mục đích kinh doanh hay không, tốt nhất là nên có một số cách để chứng minh chi phí.
Hệ thống hồ sơ kinh doanh của bạn
Cuối cùng, các hồ sơ bạn giữ trên các chi phí kinh doanh này phải là một phần của hệ thống lưu trữ hồ sơ kinh doanh tổng thể của bạn .