Các tùy chọn để thiết lập hệ thống lái xe cho doanh nghiệp của tôi là gì?
Công việc của công ty đang ngày càng trở nên điện thoại di động, với nhiều nhân viên lái xe cho doanh nghiệp trên cơ sở hàng ngày.
Bạn có hai lựa chọn thay thế cho doanh nghiệp của mình : chương trình hạm đội của xe ô tô thuộc sở hữu của công ty hoặc chương trình hoàn trả cho nhân viên lái xe riêng của họ.
Chương trình hạm đội (xe thuộc sở hữu của công ty) là một lựa chọn hấp dẫn đối với người sử dụng lao động cần cung cấp phương tiện vận chuyển cho các chức năng cụ thể, như xe tải dịch vụ, xe tải, xe giao hàng hoặc xe có yêu cầu thiết bị khác. Chương trình hạm đội cho phép kiểm soát và giám sát doanh nghiệp của bạn về những thứ như bảo hiểm và bảo dưỡng xe và khả năng chọn các tính năng của xe mà công ty thấy quan trọng. Chúng bao gồm các tính năng như xây dựng thương hiệu của công ty, các yếu tố an toàn và viễn thông để đạt được cái nhìn sâu sắc 24/7 vào nơi xe của họ được đặt và đang được điều khiển.
Một chương trình hoàn trả cho nhân viên lái xe riêng của họ được sử dụng bởi các công ty không yêu cầu xe chuyên dụng hoặc xe tải cho nhân viên của họ, chẳng hạn như doanh số bán hàng và dịch vụ.
Bồi hoàn cung cấp sự linh hoạt và sự lựa chọn cho người lao động, yêu cầu quản trị nội bộ ít hơn, và không đòi hỏi chi phí trả trước hoặc rút vốn.
Điều quan trọng trong việc quyết định sử dụng hệ thống nào?
Bất kể mô hình - hạm đội hoặc bồi hoàn - bạn cần hoàn trả nhân viên đúng cách cho việc sử dụng kinh doanh liên quan đến xe của họ, hoặc đối mặt với hậu quả, chẳng hạn như kiểm toán IRS tốn kém hoặc các vụ kiện hành động hạng nặng hơn.
Đối với một chương trình hạm đội, hãy tự hỏi mình là mục đích chính cho chương trình - như là một nhân viên perk (lợi ích) hoặc để cung cấp cho nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp bạn. Nếu mục tiêu chính của bạn là cung cấp một công cụ kinh doanh, nó sẽ cho phép bạn giảm chi phí đội tàu bằng cách phục hồi các chi phí liên quan đến việc sử dụng xe cá nhân của nhân viên.
Với chương trình bồi hoàn, bạn có thể chọn trợ cấp xe hơi bằng phẳng, chương trình cent-per-mile hoặc tỷ lệ dặm bay IRS chuẩn để hoàn trả cho công nhân của họ. Nhưng cả ba tùy chọn này có thể gây ra các công ty để mất hàng ngàn đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm vì họ không chính xác chiếm chi phí mỗi cá nhân lái xe, chẳng hạn như giá xăng khác nhau và số dặm lái xe.
FAVR là gì và tại sao nó là giải pháp thay thế tốt nhất cho hoàn trả tiền?
FAVR là thủ tục doanh thu của IRS hoàn trả cho nhân viên miễn thuế cho các chi phí cố định và biến đổi liên quan đến việc lái xe cho doanh nghiệp. Chi phí cố định có thể bao gồm phí bảo hiểm, giấy phép và đăng ký, trong khi chi phí biến đổi bao gồm nhiên liệu và bảo trì.
FAVR là giải pháp hoàn tiền chính xác nhất bởi vì nó cung cấp một khoản hoàn trả tùy chỉnh cho mỗi nhân viên di động dựa trên chi phí địa phương của người đó và số dặm kinh doanh, có thể thay đổi theo từng tháng.
Tuy nhiên, ghi lại chính xác tất cả các chi phí cố định và biến có thể phức tạp để quản lý - đó là lý do tại sao hầu hết các nhà tuyển dụng không sử dụng nó.
Nhiều nhà tuyển dụng lựa chọn thay thế cho các khoản phụ cấp xe hơi bằng phẳng đơn giản như một phương pháp "một kích thước phù hợp với tất cả" (ví dụ: $ 500 một tháng cho mỗi nhân viên). Nhưng phương pháp này không tính đến thực tế là không có hai chuyến đi công tác nào giống nhau, vì vậy không có hai nhân viên nào được hoàn trả số tiền như nhau. Việc hoàn trả chương trình một xu mỗi dặm là công bằng nhưng vẫn không chính xác.
Tại sao tỷ lệ dặm tiêu chuẩn IRS không phải là giải pháp thay thế tốt nhất?
Hầu hết các công ty đều sử dụng tỷ lệ mileage kinh doanh của IRS để tính toán những gì mỗi cá nhân nhân viên sẽ được trả lại. Nhưng tỷ lệ IRS không phải là một tỷ lệ bồi hoàn yêu cầu bởi vì nó được dựa trên chi phí trung bình quốc gia điều hành một chiếc xe trong năm trước .
Tỷ lệ IRS là chi phí trung bình theo thời gian sử dụng dữ liệu của năm trước, không phải là tỷ lệ hoàn trả thực tế. Nhân viên có thể chi tiêu nhiều hơn cho việc đi lại so với khi họ được bồi hoàn, hoặc họ có thể được hoàn trả quá nhiều nếu giá gas giảm - và không có điều chỉnh nào đối với số tiền họ được thanh toán vì số liệu được tính dựa trên số liệu năm ngoái.
Hầu hết các công ty nhận được gì sai khi nói đến trợ cấp xe hơi bằng phẳng so với hoàn trả?
Trợ cấp xe hơi bằng phẳng chỉ là không công bằng khi nói đến hoàn trả nhân viên sống ở các địa điểm khác nhau. Ví dụ, một nhân viên có thể sống trong một khu vực có giá xăng rẻ hơn 12 xu so với giá ở thị trấn tiếp theo, nơi một nhân viên khác sống. Ngoài ra, chi phí cố định của du lịch kinh doanh , chẳng hạn như giá bảo hiểm xe hơi và thuế, khác nhau đáng kể theo vị trí.
Các chi phí lái xe khác cũng khác nhau. Ví dụ, phí bảo hiểm xe hơi thay đổi rất nhiều theo tiểu bang, từ $ 825 ở Charlotte, North Carolina đến $ 3.150 ở Detroit, Michigan. Thuế cho cùng một chiếc sedan $ 21.000 có giá $ 249 ở Nevada, nhưng có thể có giá $ 1.689 ở Rhode Island. Chi phí sửa chữa hàng năm không giống nhau ở mỗi tiểu bang, trung bình là $ 393 ở New Jersey nhưng chỉ có $ 270 ở Vermont. Trả cùng một tỷ lệ bằng phẳng cho nhân viên sống ở các địa điểm khác nhau bỏ qua các phương sai hoàn toàn.
Vì các khoản phụ cấp xe hơi được coi là bồi thường, họ cũng phải chịu thuế cho cả chủ lao động trả thuế FICA ( thuế An Sinh Xã Hội và Medicare), và nhân viên trả cả thuế FICA và thuế thu nhập. Điều này có nghĩa là công ty trả số tiền trợ cấp xe cộng với khoản đóng thuế FICA liên quan, trong khi nhân viên mang về nhà số tiền trợ cấp xe, thuế thu nhập ít hơn và đóng góp FICA của họ. Trong một chế độ hoàn thuế miễn phí l như FAVR, nhân viên “mang về nhà” chính xác số tiền mà người chủ hoàn trả.
Những công ty nào mắc lỗi trong việc tính phí cho việc sử dụng xe hạm đội cá nhân?
Một số nhà tuyển dụng cho phép nhân viên của họ sử dụng xe hạm đội của công ty như là một lợi thế cho việc sử dụng lái xe cá nhân của họ. Nhưng, bạn sẽ ngạc nhiên về việc có bao nhiêu công ty không nhận ra rằng việc sử dụng cá nhân này phải chịu thuế cho người lao động. Các công ty cũng không có cách nào tốt để tính số tiền mà mỗi lái xe phải trả cho khoản trợ cấp chịu thuế này.
Thông thường các tổ chức đơn giản là tính số lượng căn hộ để che sử dụng cá nhân trên tất cả các trình điều khiển của họ, bất kể bao nhiêu dặm cá nhân mà họ lái xe. Điều này có thể làm việc ra được một lợi thế tiền tệ lớn cho nhân viên sử dụng xe hạm đội khá nhiều cho sử dụng cá nhân. Nhưng nhân viên lái xe hạm đội nghiêm ngặt cho việc sử dụng kinh doanh và giữ cho chiếc xe của riêng họ để sử dụng cá nhân bên ngoài điều kiện làm việc có thể bị quá tải không công bằng.
Điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp không hoàn trả chính xác cho nhân viên của mình?
Hoàn trả không chính xác công nhân cho chi phí lái xe liên quan đến kinh doanh tốn nhiều công ty hàng ngàn đô la mỗi năm (khoảng 3.000 đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm, theo tính toán của Motus). Tuy nhiên, điều này là không có gì so với chi phí của các vụ kiện tập thể. Trong những năm gần đây, công nhân đã kiện thành công chủ nhân của họ với số tiền 7 triệu đô la để bồi thường cho các thực hành bồi hoàn không công bằng. Ở tiểu bang California, các vụ kiện này nhanh chóng trở thành quy tắc, không phải ngoại lệ, vì Bộ luật Lao động California phần 2802 đặc biệt nghiêm ngặt.
Mã California bảo đảm rằng “Người sử dụng lao động sẽ bồi thường [giữ vô hại] nhân viên của mình cho tất cả các chi phí hoặc tổn thất cần thiết của nhân viên trong hậu quả trực tiếp của việc xả bỏ các nghĩa vụ của họ.” với chi phí của thiết bị hoặc công cụ được sử dụng trong công việc, nhưng hiện đang được sử dụng ngày càng nhiều trong trường hợp hoàn tiền mileage (Radio Shack và Toys “R” Us example).
Các chương trình hạm đội cũng đi kèm với những thách thức riêng của họ khi tính toán chính xác nhân viên để sử dụng cá nhân những chiếc xe này. Việc sử dụng cá nhân các phương tiện của công ty phải được ghi chép một cách thích hợp và nhân viên sẽ bị tính phí lại để sử dụng cá nhân. Số dặm cá nhân chưa được báo cáo cho phép các công ty có nguy cơ bị kiểm toán IRS tốn kém và có thể khiến công ty mất khoản bồi hoàn.
Một số tài nguyên có thể giúp doanh nghiệp của tôi là gì?
Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng cùng một công nghệ trao quyền cho nơi làm việc kỹ thuật số mới để theo dõi chi phí số dặm kinh doanh của họ. Dưới đây là một số ví dụ:
- Thiết bị thông minh hỗ trợ GPS để thu thập và lưu trữ thông tin du lịch kinh doanh của nhân viên
- Ứng dụng di động để tự động theo dõi số dặm người lao động và chính xác chiếm kinh doanh của mỗi nhân viên chính xác, đi làm, và dặm cá nhân.
Với nền tảng phần mềm và ứng dụng di động phù hợp, bạn có thể loại bỏ các tác vụ thủ công cho trình điều khiển để tăng năng suất, giảm chi phí và đảm bảo tuân thủ IRS - tất cả trong khi hiểu rõ hơn về hành vi lái xe và hiệu quả lực lượng lao động di động.