Đây là những chủ sở hữu doanh nghiệp xuất hiện vào thời điểm thuế với tất cả thông tin về tờ khai thuế kinh doanh của họ trong hộp giày. Người khai thuế phải phân loại biên nhận và bảng sao kê ngân hàng từ hộp giày và cố gắng tìm ra thuế cho doanh nghiệp để có thể chuẩn bị khai thuế.
Đôi khi những người kinh doanh Shoebox đi kèm với một bản in thu nhập , nhưng chủ yếu họ chỉ có bản sao kê ngân hàng của họ (không hòa giải, tất nhiên).
Bởi vì họ không được tổ chức, những người kinh doanh này phải trả nhiều hơn cho tờ khai thuế kinh doanh của họ hơn là người bước vào văn phòng với bản in bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập vào cuối năm.
Tại sao bạn không muốn trở thành một người kinh doanh Shoebox
Nếu bạn giữ hồ sơ kinh doanh của bạn trong một hộp giày, hoặc bất kỳ loại trạng thái chưa được tổ chức nào, bạn có thể mất tiền:
1. Tờ khai thuế của bạn mất nhiều thời gian hơn để chuẩn bị, có nghĩa là chi phí khai thuế tăng lên.
2. Bạn có thể bỏ lỡ nhiều chi phí được khấu trừ bởi vì bạn đã mất - hoặc không bao giờ nhận được - biên nhận bạn cần để sao lưu khoản khấu trừ chi phí.
3. Các khoản khấu trừ chi phí kinh doanh khác có thể bị mất do bạn không ghi chúng. Ví dụ, chi phí lái xe phải được thu tại thời điểm di chuyển. Bạn không thể chỉ tạo nên các chuyến đi kinh doanh vào cuối năm nay.
4. Ngoài các vấn đề về thuế, không được tổ chức có thể khiến bạn mất tiền hàng ngày.
Ví dụ: điều hành doanh nghiệp của bạn mà không biết trạng thái dòng tiền có nghĩa là bạn có thể bị tính phí thấu chi và các khoản phí ngân hàng khác.
5. Không biết vị trí tài chính tổng thể của bạn có thể khiến bạn mất cơ hội mua vào thời điểm tốt và đầu tư để tận dụng lợi nhuận tốt.
Các chuyên gia thuế sẽ cho bạn biết có mối tương quan rõ ràng giữa sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và trạng thái hồ sơ kinh doanh của họ.
Bạn muốn tránh trở thành một người kinh doanh Shoebox?
1. Nhận một hệ thống kế toán trực tuyến và giữ cho nó cập nhật. Đặt tất cả các tài khoản vào ghi chú ở trên trong hệ thống đó. Sử dụng liên kết của họ với tài khoản của bạn và nhận các cập nhật tự động, vì vậy bạn không phải thực hiện nhập thủ công.
2. Thiết lập một cách để nắm bắt mọi giao dịch đơn lẻ (sự kiện tài chính) khi nó xảy ra. Tôi gửi mọi biên lai trực tuyến cho nhân viên kế toán của tôi qua email, nói cho anh ta loại nào để xếp nó vào. Sau đó tôi có thể quên nó. Một cách dễ dàng khác là giữ tất cả các bản ghi đó trực tuyến, sử dụng Evernote. Bạn có thể gửi email đến tài khoản Evernote của mình. Đừng quên các giao dịch nhỏ; ghi lại chúng trong một hệ thống tiền mặt nhỏ .
3. Đặt một nhật ký trong xe của bạn và theo dõi số dặm kinh doanh . Hãy ghi nhớ mỗi khi bạn lái xe bất cứ nơi nào cho doanh nghiệp, bao gồm ngày, dặm điều khiển, và mục đích kinh doanh.
4. Hàng tháng, xem xét chi phí của bạn và điều chỉnh tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn . Nó không phải là khó khăn. Với một hệ thống trực tuyến, nó gần như được thực hiện cho bạn. Hãy chắc chắn rằng tất cả các chi phí được phân loại chính xác. Nếu chi phí cho cuộc họp kinh doanh tại nhà hàng hoặc địa điểm khác mà bạn đã thanh toán bằng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng của doanh nghiệp, hãy lưu ý mục đích kinh doanh và người bạn đã nhận trên hóa đơn (thường là địa điểm để ghi chú).
Nếu bạn thấy một cái gì đó kỳ lạ, hãy theo dõi nó. Chỉ bạn mới có thể thực hiện việc này và sẽ chỉ mất vài phút.
5. Trước khi kết thúc năm, làm một đánh giá nhanh chóng của năm , ghi nhận bất cứ điều gì kỳ lạ, bất kỳ chi phí nào phù hợp với dự kiến. Thêm tất cả chi phí số dặm kinh doanh đó từ sổ nhật ký của bạn. Chuẩn bị một danh sách các chi phí văn phòng tại nhà. Và bạn đã hoàn tất!
Sau ngày đầu tiên của năm, khi bạn có tất cả các sổ sách kế toán cuối năm của bạn được thực hiện, bạn có thể đi bộ đến văn phòng của người khai thuế với một thẻ nhớ. Hoặc, tốt hơn, bạn có thể gửi các tệp trực tiếp qua email tới người khai thuế của bạn.