Dòng tiền là số tiền đang chuyển động trong và ngoài doanh nghiệp của bạn trong một tháng. Mặc dù đôi khi dường như dòng tiền đó chỉ đi theo một chiều - ngoài kinh doanh - nó chảy theo cả hai cách.
- Tiền mặt đến từ khách hàng hoặc khách hàng đang mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Nếu khách hàng không thanh toán tại thời điểm mua, một số dòng tiền của bạn đến từ các khoản thu phải thu .
- Tiền mặt sẽ không còn trong doanh nghiệp của bạn dưới hình thức thanh toán các chi phí, như tiền thuê nhà hay thế chấp, trong các khoản thanh toán tiền vay hàng tháng và trong các khoản thanh toán cho các loại thuế và các khoản phải trả khác.
Hãy suy nghĩ về 'dòng tiền' như là một hình ảnh của tài khoản kiểm tra doanh nghiệp của bạn. Nếu có nhiều tiền hơn là đi ra ngoài, bạn đang ở trong một tình huống "dòng tiền dương" và bạn có đủ tiền để trả các hóa đơn của mình. Nếu có nhiều tiền hơn là đi vào, bạn có nguy cơ bị thấu chi, và bạn sẽ cần phải tìm tiền để trang trải thấu chi của bạn. Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp mới thường cần vốn lưu động, dưới hình thức cho vay hoặc hạn mức tín dụng, để bù đắp tình trạng thiếu tiền mặt.
Tiền mặt so với tiền thật
Đối với một số doanh nghiệp, như nhà hàng và một số nhà bán lẻ, tiền mặt thực sự là tiền mặt - tiền và tiền giấy. Doanh nghiệp nhận tiền mặt từ khách hàng và đôi khi thanh toán hóa đơn bằng tiền mặt. Các doanh nghiệp tiền mặt có một vấn đề đặc biệt với việc theo dõi dòng tiền, đặc biệt là vì họ không thể theo dõi thu nhập trừ khi có hóa đơn hoặc giấy tờ khác.
Các doanh nghiệp tiền mặt có nhiều rủi ro bị IRS kiểm toán hơn .
Tại sao dòng tiền lại quan trọng đến vậy
Thiếu tiền mặt là một trong những lý do lớn nhất khiến các doanh nghiệp nhỏ thất bại. Quản trị doanh nghiệp nhỏ nói rằng "dự trữ tiền mặt không đầy đủ" là một công ty khởi nghiệp lý tưởng hàng đầu không thành công. Nó được gọi là "hết tiền", và nó sẽ đóng cửa bạn nhanh hơn bất cứ thứ gì khác.
Dòng tiền khi bắt đầu một doanh nghiệp
Đối phó với các vấn đề về dòng tiền là khó khăn nhất khi bạn bắt đầu kinh doanh. Bạn có nhiều chi phí và tiền bạc đang diễn ra nhanh chóng. Và bạn có thể không có bán hàng hoặc khách hàng đang trả tiền cho bạn. Bạn sẽ cần một số nguồn tiền mặt tạm thời khác, như thông qua một hạn mức tín dụng tạm thời , để giúp bạn có được tình hình lưu chuyển tiền mặt tích cực.
Dòng tiền trong một doanh nghiệp theo mùa
Dòng tiền đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp theo mùa - những doanh nghiệp có biến động lớn về kinh doanh tại các thời điểm khác nhau trong năm, như các doanh nghiệp nghỉ lễ và các doanh nghiệp mùa hè. Quản lý dòng tiền trong loại hình kinh doanh này là khó khăn, nhưng nó có thể được thực hiện, với sự tích cực.
Lưu chuyển tiền tệ so với lợi nhuận
Có thể cho doanh nghiệp của bạn tạo ra lợi nhuận, nhưng không có tiền mặt. Làm thế nào điều đó có thể xảy ra? Câu trả lời ngắn gọn là lợi nhuận là một khái niệm kế toán, trong khi tiền mặt, như đã nói ở trên, chỉ là số tiền trong tài khoản kiểm tra kinh doanh. Bạn có thể có tài sản, như các khoản phải thu (số tiền bạn nợ của khách hàng) nhưng nếu bạn không thể thu nợ, bạn sẽ không có tiền mặt.
Hệ thống kế toán của bạn cũng có thể cho thấy sự khác biệt giữa tiền mặt và lợi nhuận. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động dựa trên kế toán dồn tích, bạn nhận ra thu nhập khi hóa đơn được gửi, mặc dù khách hàng chưa thanh toán.
Trong trường hợp này, bạn có thể hiển thị lợi nhuận nhưng không có tiền mặt.
Cách phân tích luồng tiền
Cách tốt nhất để theo dõi dòng tiền trong doanh nghiệp của bạn là chạy báo cáo lưu chuyển tiền mặt.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ xem xét thay đổi tiền mặt (trong trường hợp này là tài khoản séc của bạn), từ các hoạt động kinh doanh khác nhau và tăng hoặc giảm trong các tài khoản khác trên bảng cân đối kinh doanh.
Ví dụ:
- Điều gì xảy ra với tiền mặt nếu khách hàng thanh toán hóa đơn?
- Điều gì xảy ra với tiền mặt nếu doanh nghiệp của bạn mua vật tư?
- Điều gì xảy ra với tiền mặt nếu bạn mua một máy tính?
- Điều gì xảy ra với tiền mặt nếu bạn trả một nhân viên hoặc một nhà thầu độc lập?
Đôi khi, bạn có thể cần phải theo dõi dòng tiền trên một tuần, thậm chí có thể là một cơ sở hàng ngày.
TheBalance gợi ý:
Một cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện phân tích dòng tiền là so sánh tổng số giao dịch chưa thanh toán với tổng doanh thu đến hạn vào cuối mỗi tháng. Nếu tổng số giao dịch mua chưa thanh toán lớn hơn tổng doanh thu đến hạn, bạn sẽ cần phải chi tiêu nhiều tiền hơn số tiền bạn nhận được trong tháng tiếp theo, cho thấy vấn đề về dòng tiền tiềm ẩn.
Để tìm hiểu kỹ hơn về tuyên bố này:
1. Vào cuối tháng này, hãy xem tổng doanh thu của bạn.
2. Thêm các giao dịch mua bạn đã thực hiện mà vẫn cần được thanh toán.
3. Sự khác biệt là những gì bạn sẽ cần phải mang lại như là thu nhập để ở lại ngay cả.
Nếu tình trạng thiếu tiền mặt hàng tháng này tiếp tục trong vài tháng, bạn sẽ nhận được nhiều hơn và xa hơn nữa.
Phần mềm kế toán của bạn nên có một tuyên bố lưu chuyển tiền mặt là một trong những báo cáo tiêu chuẩn, hoặc kế toán của bạn có thể chạy nó cho bạn. Đọc thêm về một số giải pháp cho vấn đề dòng tiền.