Đảm bảo bạn truyền đạt sự tôn trọng cho khách hàng và những người gọi khác
Thư thoại đã trở thành một phần tiêu chuẩn của mọi hệ thống điện thoại cấp doanh nghiệp . Không chỉ biết cách để lại một tin nhắn thoại điện thoại chuyên nghiệp phản ánh tích cực trên công ty của bạn, điều quan trọng đối với hình ảnh chuyên nghiệp của bạn là tốt.
Mỗi nhân viên sử dụng điện thoại như một phần công việc của họ nên biết cách để lại một tin nhắn điện thoại chuyên nghiệp. Dưới đây là một số mẹo để nhân viên mới hoặc thiếu kinh nghiệm để lại các loại tin nhắn điện thoại chuyên nghiệp, lịch sự sẽ được trả lại.
01 - Suy nghĩ trước
02 - Giới thiệu bản thân
Bắt đầu mọi thư thoại bằng cách giới thiệu bản thân, vì vậy người nhận biết ai đang gọi ngay lập tức. Nó sẽ bao gồm tên đầy đủ của bạn và tên công ty. Ví dụ: "Đây là Jane Doe gọi từ Công ty X cho Suzy Jones về tài khoản của bạn." Hãy chắc chắn rằng bạn biết cách phát âm tên của người bạn đang gọi, bạn không muốn xúc phạm họ trước khi bạn nói chuyện với họ.
03 - Nói chậm
Nói đủ chậm để người nhận được tin nhắn có thể nghe từng từ. Nó rất bực bội khi bạn đi tới lấy một thông điệp chỉ để thấy rằng người kia đang nói quá nhanh để được hiểu. Hãy chắc chắn rằng nếu bạn đang để lại một số gọi lại bạn lặp lại nó hai lần để người đó có thể ghi lại nó.
04 - Nói rõ ràng
Nói trực tiếp vào ống ngậm của điện thoại bằng giọng điệu rõ ràng và được điều chỉnh đầy đủ của giọng nói. Không giữ điện thoại giữa má và vai để ống tẩu được đặt ở cổ bạn; đó là tốt trong khi bạn đang quay số hoặc trong khi điện thoại đang đổ chuông ở đầu kia, nhưng không phải khi bạn đã kết nối.
05 - Giữ nó ngắn
Bạn không phải để lại mọi chi tiết trên thư thoại của mình. Hầu hết các hệ thống điện thoại doanh nghiệp đều có giới hạn thời gian từ một đến hai phút đối với tin nhắn trước khi kết thúc cuộc gọi. Để lại một bản tóm tắt ngắn gọn về lý do cho cuộc gọi của bạn và đóng lại với yêu cầu gọi lại.
06 - Kết thúc nó một cách chuyên nghiệp
Cũng giống như một bức thư kinh doanh chuyên nghiệp, kết thúc bằng cách cung cấp thông tin liên lạc của bạn. Nếu bạn là người không quen thuộc với bạn hoặc có thể gặp khó khăn khi đặt bạn, hãy lặp lại tên và công ty của bạn cùng với cách tốt nhất để liên lạc với bạn. Nếu bạn đã có một mối quan hệ làm việc mạnh mẽ, bạn có thể bỏ qua việc lặp lại tên của bạn, nhưng vẫn đảm bảo cung cấp cho họ số điện thoại tốt nhất để gọi lại cho bạn và thời gian bạn sẽ có mặt.
07 - Cuộc gọi bị hủy?
Nếu bạn tin rằng thư thoại của mình đã bị hệ thống thư thoại giảm trước khi bạn hoàn tất, hãy thử lại cuộc gọi và dẫn đầu bằng cách thông báo cho người mà bạn cho rằng tin nhắn trước đó của bạn có thể đã bị xóa. Cố gắng giữ nó ngắn gọn; bạn không muốn đi qua như một dịch hại. Chỉ cần nói tên của bạn một lần nữa và để lại số của bạn, với một lời chào như "Tôi chỉ muốn chắc chắn rằng bạn nhận được tin nhắn của tôi, nó có vẻ như chúng tôi đã bị ngắt kết nối. Cảm ơn!"
08 - Thực hành và tự kiểm tra bản thân
Nếu bạn không chắc chắn hoặc cảm thấy lo lắng về việc để lại tin nhắn kinh doanh, e, thực hành với một người bạn hoặc đồng nghiệp. Để lại cho họ một tin nhắn thư thoại mẫu và yêu cầu họ phê bình: Bạn có nói quá nhanh, hoặc bạn có khó hiểu không? Nó thậm chí có thể là giá trị để lại cho mình một thư thoại để nghe như thế nào bạn âm thanh.