Các hệ thống điện thoại cấp doanh nghiệp được thảo luận ở đây dành cho các văn phòng có từ mười người trở lên.
Bạn cần những tính năng gì
Các tính năng mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn và kết nối doanh nghiệp của bạn với thế giới sẽ làm tăng tổng chi phí của hệ thống điện thoại.
Một nhân viên bán hàng của hệ thống điện thoại sẽ cố gắng bán cho bạn tất cả chuông và còi (đó là công việc của họ), nhưng bạn cần phải xem xét từng tính năng và quyết định xem nó sẽ tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp của bạn hay tiết kiệm tiền cho bạn.
Tính năng cơ bản
Dưới đây là một số tính năng phổ biến hơn có sẵn trên hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Mỗi thương hiệu là khác nhau, vì vậy hãy hỏi nhân viên bán hàng để biết danh sách đầy đủ các tùy chọn.
Nhân viên tự động thường thay thế nhân viên tiếp tân bằng cách giới thiệu người gọi với danh sách các tùy chọn để định tuyến cuộc gọi của họ (ví dụ: “Nhấn 3 để nói chuyện với ai đó trong Bán hàng”). Nó cũng có thể cho phép người gọi trực tiếp quay số mở rộng của một bên.
- Các tính năng hội nghị cho phép hai hoặc nhiều tiện ích mở rộng kết nối để chia sẻ trong cuộc trò chuyện. Thông thường, mặc định là hai. Nếu bạn cần nhiều hơn hai, hãy hỏi số người tham gia tối đa là bao nhiêu. Một số hệ thống chỉ cho phép các tiện ích nội bộ được trao. Nếu bạn cần các cuộc gọi hội nghị bên ngoài, hãy hỏi về điều đó.
- Danh bạ tự động cho phép người gọi tra cứu phần mở rộng của nhân viên bằng cách nhập một vài chữ cái đầu tiên của tên của họ.
- Thư thoại cho phép thư được để lại cho nhân viên không khả dụng hoặc trên điện thoại. Một số hệ thống có thể chuyển tiếp thư thoại đến email của nhân viên và cho phép thiết bị thư thoại bên thứ ba riêng biệt kết nối với thiết bị của họ. Tùy thuộc vào giá cả, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền.
- Giữ cuộc gọi là khả năng giữ cuộc gọi trong khi người dùng tham dự các vấn đề khác. Thường đi kèm với hệ thống.
- Chuyển tiếp cuộc gọi cung cấp cho người dùng khả năng chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến tiện ích mở rộng khác hoặc tạm thời gửi thư thoại.
- Speed Dial lưu số điện thoại thường được sử dụng và cho phép người dùng quay số bằng một nút nhấn hoặc hai. Đây là trình tiết kiệm thời gian hữu ích cho các số được gọi thường xuyên.
- Gọi lại cho phép số cuối được gọi là quay số lại bằng cách chạm vào nút.
- Phân trang cho phép người dùng nói chuyện qua hệ thống địa chỉ công cộng để gọi cho nhân viên hoặc đưa ra thông báo.
- Music on Hold cung cấp cho người gọi của bạn một cái gì đó để nghe trong khi họ đang bị giữ. Nó có thể là âm nhạc hoặc thông điệp được sắp xếp trước quảng cáo cho công ty của bạn.
- Back Up Power sẽ cung cấp nguồn điện thay thế trong vòng 10 đến 60 phút trong trường hợp mất điện.
Các tính năng tiên tiến
Các tính năng nâng cao sẽ tăng thêm chi phí đáng kể cho toàn bộ hệ thống và sẽ tăng thêm chi phí liên tục trong suốt vòng đời của hệ thống. Tuy nhiên, điều này có thể được bù đắp bằng cách giảm dịch vụ khách hàng và lợi thế tiết kiệm thời gian mà họ mang lại.
- Tính năng Vị trí từ xa cho phép kết nối đơn giản với nhân viên bên ngoài hoặc văn phòng từ xa nhỏ bằng cách chỉ cần quay số tiện ích nội bộ.
- Find Me / Follow Me cho phép người dùng chuyển tiếp điện thoại của họ theo yêu cầu đến một điện thoại, điện thoại di động, điện thoại nhà riêng, thư ký, v.v.
- Tích hợp điện thoại máy tính (CTI) cho phép hệ thống điện thoại tương tác với một hệ thống máy tính. Ví dụ bao gồm khả năng người dùng nhấp vào số điện thoại trên màn hình và để hệ thống điện thoại tự động quay số (giảm số sai và tiết kiệm thời gian); hoặc chuyển số điện thoại của khách hàng đến máy tính khi họ gọi để kéo tài khoản của khách hàng lên và hiển thị nó trên màn hình cho nhân viên trước khi trả lời điện thoại. Tùy chọn này rất đắt tiền.
Làm thế nào lớn hệ thống nên được
Câu hỏi tiếp theo bạn phải trả lời là nơi bạn muốn điện thoại. Danh sách sau xác định các địa điểm phổ biến bạn sẽ muốn tìm tiện ích mở rộng điện thoại:
- Lễ tân
- Mỗi văn phòng
- Máy fax
- Thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng, cổng dữ liệu
- Phòng họp
- Tầng cửa hàng / kho
- Khu vực công cộng (phòng chờ, hành lang, lối vào, v.v ...)
Tiếp theo, bạn sẽ phải xác định có bao nhiêu cuộc gọi điện thoại đồng thời sẽ được đưa vào và rời khỏi văn phòng. Tổng số cuộc gọi đến và đi tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào là số lượng các dòng (hoặc thân) mà bạn sẽ cần.
Các cấu hình thông thường là 3, 8, 12, 16, 24 hoặc 48 dòng. Các hệ thống lớn hơn có các khe cắm mở rộng để bạn có thể thêm nhiều dòng hơn vào một ngày sau đó. Hãy nhớ tính đến sự tăng trưởng trong tương lai (25% không phải là hiếm). Quan trọng: nếu bạn đánh giá thấp điều này, người gọi sẽ nhận được tín hiệu bận nếu tất cả các dòng đang được sử dụng.
Tìm đại lý hệ thống điện thoại
Tìm một đại lý không khó. Trước tiên, bạn có thể tìm kiếm trên Web cho “Thiết bị & Vật tư điện thoại” để tìm đại lý gần bạn nhất.
Các chương trình thương mại công nghệ và kinh doanh cũng là những nơi tốt để bắt đầu. Không chỉ bạn sẽ có thể đáp ứng những người bán hàng và hỗ trợ, nhưng bạn cũng có thể thử một hệ thống.
Cuối cùng, cách tốt nhất là hỏi xung quanh. Hỏi những người bạn biết ai có doanh nghiệp với văn phòng. Bạn cũng có thể nhận được đánh giá của họ về chất lượng của thiết bị và mức độ dịch vụ đã được cung cấp.
Tính toán tổng chi phí
Tổng chi phí của hệ thống sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Base Unit / System là đơn vị điều khiển toàn bộ hạ tầng điện thoại. Chi phí phụ thuộc vào số lượng tính năng bạn có, số lượng bộ điện thoại có thể xử lý và số lượng dòng đến từ công ty điện thoại.
Thiết bị cầm tay / bàn là các đơn vị ngồi trên bàn hoặc được gắn vào tường. Chúng có nhiều phong cách, khả năng và giá khác nhau. Giá có thể dao động từ $ 70 đến $ 1,000. Ví dụ bao gồm: Cơ bản (rẻ nhất), Trung cấp, Điều hành / Cao cấp, Bộ tiếp tân (đắt nhất) và Đơn vị bàn hội nghị. Các tùy chọn khác bao gồm tai nghe rảnh tay và kết nối không dây. Hầu hết các thiết bị cầm tay là độc quyền và sẽ chỉ làm việc với một hệ thống cơ bản từ nhà sản xuất đó. Nếu bạn đang thay thế một hệ thống điện thoại hiện có, chi phí của tất cả các thiết bị cầm tay mới (nếu bạn thay đổi thương hiệu) có thể nâng cấp lên mô hình cao hơn tiếp theo, giải pháp hợp lý duy nhất bạn có.
- Hệ thống dây điện là mạch máu của tổ chức và không được bị cách ly. Nếu bạn đang xây dựng một văn phòng, lắp đặt thêm dây và ổ cắm trong bất kỳ khu vực nào bạn nghĩ bạn có thể cần một chiếc điện thoại trong tương lai. Chi phí sẽ là một phần nhỏ của chi phí nếu bạn phải quay lại sau và đục lỗ trên trần và tường. Nếu bạn đang cài đặt nó trong một tòa nhà có hệ thống dây điện hiện có, hãy yêu cầu đại lý kiểm tra hệ thống dây điện để tương thích trước khi bạn ký hợp đồng.
- Cài đặt và cấu hình ban đầu sẽ là phần tốn nhiều thời gian nhất của dự án. Hệ thống điện thoại không hoạt động ngay ngoài hộp và rất có thể sẽ phải được cài đặt và được cấu hình ban đầu bởi một kỹ thuật viên được đào tạo. Để bắt đầu và chạy càng nhanh càng tốt, hãy đảm bảo điều này được đưa vào hợp đồng. Các tùy chọn khác có thể thương lượng là bảo trì, sửa đổi trong tương lai và đào tạo cho nhân viên của bạn.
Đưa ra quyết định cuối cùng
Quyết định cuối cùng dựa trên vai của bạn. Hệ thống điện thoại nhân viên bán hàng có thể tích cực, nhưng hãy nhớ rằng bạn là "khách hàng" và bạn chịu trách nhiệm. Để có được mức giá tốt nhất cho hệ thống bạn muốn, hãy cung cấp các yêu cầu của bạn cho một số công ty và để họ đặt giá thầu cho dự án. Đảm bảo bạn nhận được đề xuất chi tiết bao gồm tất cả các lĩnh vực được nêu ở trên.
Bạn sẽ không nhận được một so sánh táo-to-táo, do đó yêu cầu chi phí của các tính năng được liệt kê riêng (hoặc chi tiết, nếu chúng được bao gồm như là một gói các tính năng). Điều này sẽ cho phép bạn xác định điều gì gây ra sự khác biệt về giá cả. Nếu bạn vẫn không chắc chắn về một nhà lãnh đạo rõ ràng, hãy yêu cầu xem bản trình diễn tại trang web của khách hàng hiện tại. Cuối cùng, so sánh các đề xuất và chọn đề xuất đáp ứng nhu cầu của bạn, cho phép tăng trưởng và quan trọng nhất là bạn cảm thấy thoải mái nhất.