Các nghi thức kinh doanh của người tham gia tự động
Cách nhanh nhất và dễ nhất để lập trình và ghi lại tính năng tự động của hệ thống điện thoại của bạn là viết một tập lệnh trên một chương trình xử lý văn bản. Chọn một người để ghi lại kịch bản có giọng nói thân thiện, có thể nói mà không nói lắp hoặc do dự và có thể phát âm và thông báo từng từ và tên rõ ràng.
Lời chào tự động viên
Phần đầu của kịch bản sẽ là lời chào. Đó là cơ hội của bạn để giới thiệu công ty của bạn cho người gọi của bạn và bằng lời chào đón họ vào công ty của bạn.
Tự động tiếp viên hàng không
- Bắt đầu với sự đánh giá cao về cuộc gọi hoặc doanh nghiệp của họ
- Đừng giữ lời chào ngắn để người gọi quay lại không bị trì hoãn mỗi khi họ gọi
- Sử dụng khẩu hiệu, khẩu hiệu công ty và tên trang web của bạn hoặc cả hai nếu bạn có chúng.
Những điều nên tránh
- Không sử dụng nhiều hơn hai hoặc ba câu để chào mừng người gọi của bạn
- Không quảng bá trang web của bạn nếu trang web không có bất kỳ giá trị nào để cung cấp cho khách hàng của bạn
- Đừng tạo khẩu hiệu hoặc khẩu hiệu chỉ để điền vào lời chào.
Tùy chọn Attendant tự động
Phần quan trọng nhất của nhân viên tự động là trình bày các tùy chọn mà người gọi của bạn phải chọn để tiếp cận người mà họ cần nói chuyện. Có hai loại người gọi: (1) những người không quen thuộc với công ty của bạn và sẽ cần hướng dẫn và (2) người gọi biết chính xác họ cần nói chuyện với ai và biết tiện ích mở rộng của họ.
Tùy chọn tự động Attendant Do's
- Sử dụng các tùy chọn thường được chấp nhận. Ví dụ: "Nhấn 0 cho Nhân viên tiếp tân", "Nhấn phím pao để trở về menu trước."
- Làm cho người gọi của bạn càng sớm càng tốt khi họ có thể quay số mở rộng của bên của họ nếu họ đã biết điều đó.
- Hãy để người gọi của bạn biết trước nếu các tùy chọn menu của bạn đã thay đổi gần đây. Xóa thông báo này sau ba tuần.
- Do đặt các tùy chọn thường xuyên nhất được gọi đầu tiên.
- Cung cấp mô tả tùy chọn trước khi bạn cung cấp số tùy chọn. Ví dụ: "Để được hỗ trợ khách hàng, hãy nhấn '5'."
- Hãy kiểm tra tài liệu của hệ thống của bạn để biết số tùy chọn trình đơn dành riêng. (ví dụ, tất cả các phần mở rộng bắt đầu bằng số "8" và do đó "8" không thể được sử dụng làm tùy chọn menu).
Không nên tùy chọn Attendant Automated Attendant
- Đừng nói "Vui lòng" trước khi bạn trình bày từng tùy chọn (ví dụ: "Vui lòng bấm 1 đến ... Vui lòng bấm 2 đến ... Vui lòng bấm 3 đến ..." v.v ...)
- Không trình bày nhiều hơn sáu tùy chọn cùng một lúc. Nếu bạn có nhiều hơn sáu tùy chọn, hãy tạo cấu trúc menu nhiều tầng. Ví dụ: "Đối với tùy chọn Bán hàng và dịch vụ, nhấn 5."
- Đừng cho rằng mọi người đều có điện thoại touchtone. Nếu một tùy chọn menu không được chọn trong vòng ba giây sau khi kết thúc lời chào, hãy kết nối người gọi với nhân viên tiếp tân.
Script Scendant Attendant tự động
- Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Công nghệ Hoạt động, nơi "Công nghệ và kinh doanh đến với nhau". Nếu bạn biết phần mở rộng của bên bạn, bạn có thể quay số đó bất cứ lúc nào. Nếu không, hãy chọn một trong các tùy chọn sau. Đối với Dịch vụ Khách hàng, bấm '1'. Để được hỗ trợ kỹ thuật, bấm '2'. Đối với giờ làm việc thông thường của chúng tôi, bấm '3'. Đối với kế toán, bấm '4'. Để mua, bấm '5'. Để tìm một vị trí gần bạn, bấm '6'. Nếu không, bấm '0' cho nhân viên tiếp tân hoặc ở lại trên đường dây và ai đó sẽ hỗ trợ bạn ngay.
- Chào mừng bạn đến với The Operations Tech Company. Để kiểm tra trạng thái tài khoản của bạn, hãy truy cập trang web của chúng tôi. Nếu bạn biết phần mở rộng của người đó, bạn có thể quay số đó bất cứ lúc nào. Đối với thư mục công ty, bấm '1'. Nếu bạn biết phần mở rộng của người đó, bạn có thể quay số đó bất cứ lúc nào. Đối với thư mục công ty, bấm '1'. Để được hỗ trợ kỹ thuật, bấm '2'. Đối với dịch vụ khách hàng, bấm '3'. Đối với Bán hàng và Tiếp thị, bấm '4'. Nếu bạn muốn nói chuyện với nhân viên tiếp tân, bấm '0' hoặc ở lại trên đường dây và một trong những nhân viên thân thiện của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn. Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Công nghệ Hoạt động, nơi "Công nghệ và kinh doanh đến với nhau".
Sau giờ làm việc, ngày nghỉ cuối tuần & ngày lễ tự động
Nếu doanh nghiệp của bạn đóng cửa sau một thời gian nhất định hoặc vào cuối tuần và không có ai trả lời hoặc hỗ trợ người gọi của bạn, hãy tạo lời chào tự động sau giờ làm việc. Cho người gọi của bạn biết trước rằng doanh nghiệp đã đóng cửa và yêu cầu họ gọi lại vào cuối. Ngoài ra, hãy bao gồm giờ hoạt động bình thường của bạn.
Sample Attendant tự động sau giờ làm việc / Script cuối tuần
- Cảm ơn bạn đã gọi cho The Operations Tech Company. Chúng tôi hiện đang đóng cửa. Chúng tôi mở cửa từ 9 giờ sáng đến 10 giờ tối, Thứ Hai đến Thứ Sáu, và 10 giờ sáng đến trưa vào thứ Bảy, Giờ chuẩn miền Trung. Nếu bạn biết phần mở rộng của bên bạn, bạn có thể quay số đó bất cứ lúc nào. Nếu không, vui lòng gọi lại trong giờ làm việc thông thường của chúng tôi để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn. Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Công nghệ Hoạt động, nơi "Công nghệ và kinh doanh đến với nhau". Tạm biệt.
- Cảm ơn bạn đã gọi cho The Operations Tech Company. Chúng tôi hiện đang đóng cửa. Nếu đây là tình huống khẩn cấp, vui lòng gọi cho dịch vụ trả lời của chúng tôi theo số 585-555-1234. Nếu bạn biết phần mở rộng của bên bạn, bạn có thể quay số đó bất cứ lúc nào. Nếu bạn có một tài khoản với chúng tôi, bạn có thể kiểm tra tình trạng của bạn 24 giờ một ngày 7 ngày một tuần tại www.operationstech.about.com. Giờ làm việc thông thường của chúng tôi là từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, và 10 giờ sáng đến trưa vào thứ Bảy, Giờ Chuẩn Trung Tâm. Nếu không, vui lòng gọi lại trong giờ làm việc thông thường của chúng tôi để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn. Cảm ơn bạn đã gọi cho Công ty Công nghệ Hoạt động, nơi "Công nghệ và kinh doanh đến với nhau". Để lặp lại thông báo này, hãy bấm phím pao. {3 giây tạm dừng} Tạm biệt.
Lời chào mừng tự động theo mùa
Để quảng bá các sản phẩm đặc biệt theo mùa của công ty bạn hoặc chỉ để mở rộng lời chào đặc biệt theo mùa cho tất cả người gọi của bạn, bạn có thể muốn bắt đầu lời chào chào mừng tự động trong một thời gian giới hạn. Sử dụng một cách tiết kiệm và chỉ khi nó phản ánh tinh thần của công ty bạn. Ví dụ, một lời chúc nghỉ lễ theo mùa có nhu cầu người gọi của bạn vui vẻ và thịnh vượng trong năm mới sẽ khó có thể thích hợp cho một cơ quan thu nợ.
- Bạn đã đến Công ty Công nghệ Hoạt động. Từ "gia đình chúng tôi" đến "gia đình của bạn", chúng tôi muốn chúc bạn một mùa lễ vui vẻ và một năm mới thành công. Nếu bạn biết phần mở rộng của bên bạn, bạn có thể ...
- Cảm ơn bạn đã gọi cho The Operations Tech Company. Hãy hỏi đại diện dịch vụ khách hàng của bạn về giảm giá ngày 4 tháng 7 của chúng tôi đối với tất cả các dịch vụ thay thế. Nếu bạn biết phần mở rộng của bên bạn, bạn có thể ...
Diễn tập và kiểm tra
Trước khi bạn ghi lại tập lệnh tự động của mình, hãy để người đó bạn chọn đọc kịch bản đó nhiều lần trước mặt bạn. Sử dụng điều này để tinh chỉnh cách phát âm và thông báo. Sau khi lời chào mới được ghi lại, hãy gọi ngay cho hệ thống điện thoại của bạn để kiểm tra lỗi ghi âm và đảm bảo tất cả các tùy chọn được thông báo hoạt động như dự định.