Việc chỉnh sửa tệp pdf cho phép bạn ẩn thông tin nhạy cảm trong khi vẫn giữ định dạng của tài liệu. Redaction có thể và nên được sử dụng để bao gồm thông tin như số an sinh xã hội, thông tin cạnh tranh và thậm chí cả hình ảnh. Trong tệp được redacted đúng cách, các phần tử định dạng như khoảng trắng vẫn không thay đổi, trong khi thông tin được phân loại xuất hiện dưới dạng hộp đen.
Nghe có vẻ dễ dàng, phải không? Chỉ cần đánh dấu văn bản, thay đổi màu đánh dấu để phù hợp với màu phông chữ và mọi thứ biến mất.
Redacting là không dễ dàng như nó trông
Hay không. Tài liệu tôi vừa mô tả chưa được chỉnh sửa. Văn bản vẫn còn trong tài liệu. Bất cứ ai có kiến thức cơ bản nhất về xử lý văn bản (và những người không có kiến thức đó ngày hôm nay?) Sẽ sao chép thông tin "redacted" của bạn, dán nó vào một tập tin văn bản, và xem thông tin được phân loại của bạn trong tất cả các vinh quang trần truồng của nó.
Một ví dụ về một sai lầm xấu
Bạn sẽ ngạc nhiên khi có bao nhiêu người mắc lỗi này khi xuất bản thông tin nhạy cảm. Khi Cơ quan An ninh Giao thông vận tải đăng Hướng dẫn Quy trình Quản lý Hoạt động Quản lý Tầm soát trên trang web FBO.gov như là một phần của gói thầu. Hướng dẫn, cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục sàng lọc sân bay của cơ quan, đã nhanh chóng bị kéo. Nhưng trước khi nó được chọn và đăng trên các trang như Cryptome và Wikileaks.
SOP chứa chú thích sau trên mỗi trang:
THÔNG TIN AN NINH CẢM THẤY CẢNH BÁO: HỒ SƠ NÀY CHỨNG NHẬN THÔNG TIN AN NINH SENSITIVE ĐƯỢC KIỂM SOÁT THEO 49 PHỤ TÙNG CFR 15 VÀ 1520. KHÔNG CÓ PHẦN THƯỞNG NÀY CÓ THỂ BỊ TUYÊN BỐ CHO NGƯỜI KHÔNG CÓ "CẦN BIẾT", ... CÓ THỂ XÁC NHẬN CÓ THỂ KẾT QUẢ TRONG DÂN SỰ DÂN SỰ HOẶC HÀNH ĐỘNG KHÁC.
Bất cứ ai đăng các tài liệu PDF nghĩ rằng họ đã thực hiện thẩm định bằng cách vẽ hộp đen nhỏ trên các bộ phận nhạy cảm. Quốc hội không ấn tượng.
8 bước để chỉnh sửa PDF
Dưới đây là các bước để tạo lại một tệp PDF, cho dù bạn đang sử dụng PC hay trên máy Mac.
Trong Acrobat Pro DC:
- Chọn Tools > Redact .
- Bộ công cụ Redact được hiển thị trên thanh công cụ phụ.
- Trong thanh công cụ phụ, chọn Đánh dấu để định lại > Văn bản & hình ảnh .
- (Tùy chọn) Để đặt sự xuất hiện của các nhãn hiệu redaction, hãy nhấp vào Properties trong thanh công cụ phụ. (Xem Thay đổi giao diện của các điểm đánh dấu.)
- Đánh dấu các mục bạn muốn xóa bằng cách thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
Để xem trước cách dấu của bạn xuất hiện, hãy giữ con trỏ trên khu vực được đánh dấu.
- Nhấp đúp để chọn một từ hoặc hình ảnh.
- Kéo để chọn một dòng, khối văn bản, đối tượng hoặc khu vực.
- Nhấn Ctrl khi bạn kéo để chọn các khu vực của trang trong tài liệu được quét.
- Để áp dụng nhiều mục nhập mã cho một phép toán đơn lẻ, hãy nhấp chuột phải vào dấu phân cách và chọn một tùy chọn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Áp dụng nhiều mục nhập mã để vẽ lại.
- (Tùy chọn) Để lặp lại một dấu hiệu redaction, bấm chuột phải vào nó và chọn Repeat Mark Across Pages . Tính năng này thuận tiện nếu một đầu trang, chân trang hoặc hình mờ cụ thể xuất hiện ở cùng một vị trí trên nhiều trang.
- Khi bạn đã hoàn thành việc đánh dấu các mục bạn muốn chỉnh sửa, hãy nhấp vào Áp dụng trong thanh công cụ phụ để xóa các mục, sau đó nhấp vào OK .
- Các mục không bị xóa vĩnh viễn khỏi tài liệu cho đến khi bạn lưu nó.
- Nếu bạn muốn tìm kiếm và xóa thông tin ẩn trong tài liệu bằng cách sử dụng tính năng Loại bỏ thông tin ẩn, bấm Có trong hộp thoại. Nếu không, hãy nhấp vào Không .
- Chọn Tệp > Lưu và chỉ định tên tệp và vị trí. Hậu tố “_Redacted” được gắn vào tên tệp. Nếu bạn không muốn ghi đè tệp gốc, hãy lưu tệp bằng một tên khác, tại một vị trí khác hoặc cả hai.
- Chuyển đổi tài liệu của bạn sang định dạng Adobe PDF. Có một số cách để thực hiện việc này, tùy thuộc vào trình xử lý văn bản bạn chọn. Ví dụ, Open Office đặt một nút trong thanh tác vụ cho phép bạn xuất tài liệu sang định dạng pdf với hai lần nhấp chuột. Word 2010 cho phép bạn "lưu dưới dạng" tệp PDF. Bạn cũng có thể tải xuống các trình điều khiển in và trình chuyển đổi tệp khác nhau sẽ mang lại cho bạn chức năng tương tự.
- Tải xuống bản sao của Adobe Acrobat . Phiên bản miễn phí của Adobe Reader không bao gồm các công cụ redaction cần thiết để xóa dữ liệu đúng cách, vì vậy bạn sẽ cần phiên bản đầy đủ của Acrobat.
- Mở tài liệu của bạn trong Adobe Acrobat.
- Chọn Menu nâng cao / Redaction / Show Redaction Toolbar
- Chọn công cụ Mark for Redaction từ Thanh công cụ Redaction. Một hộp thoại sẽ nhắc nhở bạn rằng các phân số của bạn sẽ trở thành vĩnh viễn sau khi tài liệu được lưu.
- Đánh dấu văn bản hoặc hình ảnh mà bạn muốn chỉnh sửa bằng cách giữ phím Ctrl và kéo con trỏ. Công cụ Mark for Redaction cũng sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để chỉnh sửa toàn bộ trang hoặc phạm vi trang. Khi văn bản hoặc hình ảnh đã được che phủ, bạn cũng có thể nhấp đúp vào khu vực đã được chỉnh sửa để thêm ghi chú dán.
- Xem lại các lần phân phối cuối cùng của bạn.
- Chọn Áp dụng Redactions từ Thanh công cụ Redaction. Một lần nữa, một hộp thoại sẽ nhắc nhở bạn rằng những thay đổi này sẽ trở thành vĩnh viễn khi tài liệu của bạn đã được lưu. Bạn sẽ muốn thêm dấu "r" hoặc một số dấu hiệu khác vào tên tệp của phiên bản được redacted. Hãy nhớ giữ tài liệu gốc ở định dạng nguyên sơ của nó.
Những gì bạn cần:
- Tệp PDF Tài liệu của bạn
- Adobe Acrobat
Để được trợ giúp về việc redacting trong một phiên bản Adobe Acrobat khác, hãy xem: https://helpx.adobe.com/acrobat/using/removing-sensitive-content-pdfs.html