Những điều nên làm và không nên sử dụng email trong kinh doanh
Email đã trở nên phổ biến đến mức, trong một số trường hợp, mọi người sử dụng nó thường xuyên hơn điện thoại. Bởi vì từ viết có thể dễ dàng bị hiểu lầm, hiểu được nghi thức email đúng là cần thiết trong môi trường kinh doanh.
Thật không may, nhiều người không hiểu làm thế nào để sử dụng email để lợi thế của họ, và những lợi ích nó có thể trao cho một doanh nghiệp thường bị bỏ qua. Các quy tắc nghi thức về email kinh doanh sau đây có thể giúp nhân viên của bạn soạn email hiệu quả và hiệu quả.
01 - Chỉ gửi email rõ ràng và ngắn gọn
02 - Luôn sử dụng dòng chủ đề có ý nghĩa
Không bao giờ để dòng tiêu đề của một email trống. Dòng tiêu đề trống có thể khiến email của bạn bị gắn cờ là spam và sẽ không bao giờ đến đích. Email có dòng tiêu đề trống cũng thường bị bỏ qua, đặc biệt nếu người nhận dự định thường nhận được nhiều email vào bất kỳ ngày cụ thể nào. Luôn sử dụng dòng tiêu đề phản ánh đầy đủ nội dung email của bạn. Nó sẽ giúp người nhận của bạn sắp xếp thông qua email của họ hiệu quả hơn và sẽ khuyến khích phản hồi nhanh hơn cho email của bạn.
03 - Tránh email được định dạng cực kỳ
Gửi email ở định dạng chuyên nghiệp. Tránh phông chữ và hình ảnh nhiều màu cho hình nền. Những đồ trang bị này có thể khiến người đọc mất tập trung hoặc làm cho thông điệp khó đọc. Bất kỳ hình nền nào bạn thêm đều có thể làm tăng kích thước tệp của email. Điều đó có thể buộc người nhận có kết nối chậm phải đợi một thời gian dài để thông điệp của bạn tải xuống. Mọi hình nền bạn thêm có thể làm tăng kích thước tệp của email. Điều đó có thể buộc người nhận có kết nối chậm phải đợi một thời gian dài để tải xuống thư của bạn.
Nếu công ty của bạn khẳng định rằng bạn sử dụng văn phòng phẩm email cụ thể để chiếu một giao diện nhất quán, hãy tận dụng nó. Logo của công ty và dòng chữ ký có thể chiếu hình ảnh chuyên nghiệp lên email của bạn.
04 - Gửi trả lời kịp thời
Đừng khiến mọi người chờ phản hồi kịp thời cho email của họ. Trả lời kịp thời với một thông điệp rõ ràng, súc tích. Nếu bạn cần thêm thời gian để nghiên cứu câu trả lời hoặc thu thập thêm thông tin, hãy thông báo cho người gửi email của bạn khi họ có thể mong đợi câu trả lời.
05 - Sử dụng công cụ trả lời ngoài văn phòng
Nếu bạn sắp rời khỏi văn phòng và không thể đọc được email của mình, hãy sử dụng công cụ ngoài văn phòng của hệ thống email để tự động trả lời bất kỳ ai cố liên lạc với bạn. Đảm bảo trả lời tự động của bạn cho phép người gửi biết khi nào họ có thể nhận được phản hồi.
06 - Đừng khóc với cờ có mức độ ưu tiên cao
Hầu hết các hệ thống email cho phép bạn gắn cờ một email là "Mức độ ưu tiên cao" hoặc "Nhanh". Không đặt cờ này làm cờ email mặc định của bạn. Sử dụng nó một cách tiết kiệm, hoặc người nhận của bạn sẽ bỏ qua cờ ưu tiên. Khi bạn cuối cùng gửi một email thực sự quan trọng, nó sẽ không nhận được sự chú ý nó xứng đáng.
07 - Xem xét liệu "Trả lời tất cả" là cần thiết
Đừng theo bản năng nhấp vào nút "Trả lời tất cả" cho mọi email có nhiều người gửi hoặc người nhận. Xem xét chủ đề và quyết định ai cần đọc câu trả lời của bạn. Liên tục trả lời tất cả mọi người một cách không cần thiết sẽ nhanh chóng giúp bạn có được danh tiếng là "người gửi spam doanh nghiệp" và mọi người có thể bắt đầu bỏ qua email của bạn hoàn toàn.
08 - Tài khoản email cá nhân và doanh nghiệp riêng
Trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp, không bao giờ sử dụng email doanh nghiệp của bạn cho thư từ cá nhân. Ngay cả khi bạn sở hữu doanh nghiệp của riêng mình, bạn nên có hai tài khoản email riêng biệt. Nó sẽ cho phép bạn ưu tiên email của bạn và giữ cho các thư cá nhân không liên quan ra khỏi mạng lưới kinh doanh.
09 - Sử dụng tên tài khoản email chuyên nghiệp
Sử dụng tên của bạn như một phần của bất kỳ địa chỉ email doanh nghiệp nào. Ví dụ: james.bucki@example.com hoặc jbucki@example.com. Tránh biệt hiệu, xử lý, biệt danh hoặc tham chiếu tối nghĩa. Ví dụ: không sử dụng soccer.mom@example.com hoặc baseball.nut@example.com.
10 - Email có tốt nhất cho phản hồi này không?
Không sử dụng email làm công cụ giao tiếp duy nhất của bạn. Không phải tất cả các thư đều phù hợp với email và sẽ có thời gian khi một cuộc gọi điện thoại ngắn hoặc một chuyến thăm văn phòng ngắn có thể là một cách hiệu quả hơn để truyền tải thông điệp. Cuộc họp hoặc nói chuyện qua điện thoại có thể giới thiệu một yếu tố con người thành các tương tác và có thể tạo nên sự khác biệt khi bạn đang cố gắng giải thích điều gì đó hoặc bạn muốn thuyết phục ai đó thực hiện hành động.
11 - Hãy nhạy cảm và dễ tiếp cận
Không bao giờ sử dụng email để chấm dứt mối quan hệ hoặc hợp đồng. Trong thư từ kinh doanh chuyên nghiệp, luôn bao gồm một dòng chữ ký cung cấp các cách khác để liên lạc với bạn. Ví dụ: bạn có thể bao gồm số điện thoại văn phòng, fax và số điện thoại di động cũng như địa chỉ gửi thư của văn phòng của bạn.
12 - Tránh gửi email các tệp đính kèm khổng lồ
Bạn không bao giờ biết cách thức hoặc nơi người nhận của bạn sẽ truy cập email của họ. Thiết bị di động có thể bắt đầu tải xuống tệp trước khi yêu cầu người dùng xác nhận tải xuống. Nó có thể mất một thời gian dài và tiêu thụ băng thông mà người nhận phải trả tiền cho. Giữ kích thước tệp đính kèm được kết hợp dưới 50MB.
Nếu bạn phải gửi một tệp lớn, hãy liên hệ với người nhận trước và hỏi họ muốn nhận tệp như thế nào. Bạn cũng sử dụng dịch vụ truyền tệp để gửi tệp.
13 - Suy nghĩ trước khi bạn gửi email đó
Cuối cùng, hãy dành một chút thời gian và xem xét những gì bạn đã viết trước khi bạn nhấn nút "gửi". Có điều gì đó không nên được gửi trong email không? Đó là bản chất cá nhân và không thích hợp để sử dụng hệ thống email của công ty? Bạn đã viết email trong khi tức giận và bao gồm các đoạn bạn có thể hối hận sau này không? Nếu vậy, nhấn nút "xóa".