Ví dụ để tạo lời chào thư thoại hiệu quả cho người gọi nội bộ
Bởi vì lời chào thư thoại nội bộ đi ra ngoài với những người là một phần của công ty bạn, bạn không cần phải nêu tên công ty, địa chỉ trang web, khẩu hiệu hoặc thông tin chung của công ty khác mà người gọi sẽ biết.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo bạn luôn tuân thủ các yếu tố cơ bản của lời chào thư thoại tốt .
Các yếu tố quan trọng của tin nhắn thư thoại
Thư thoại của bạn, cho dù nội bộ hay bên ngoài, nói chung sẽ có hầu hết các yếu tố thiết yếu sau:
- Lời chào ban đầu
- Một tuyên bố rằng bạn không thể thực hiện cuộc gọi
- Lời mời cho người gọi để lại tin nhắn
- Ước tính thời điểm bạn sẽ trả lại cuộc gọi của họ
- Một phương tiện thay thế liên hệ với bạn (ví dụ: điện thoại di động, email) hoặc một người khác mà họ có thể liên hệ thay cho bạn
Hãy nhớ giữ lời chào thư thoại của bạn ngắn và cập nhật thường xuyên.
Ví dụ về lời chào thư thoại nội bộ
Dưới đây là một vài ví dụ chào mừng thư thoại nội bộ tốt:
- Xin chào. Bạn đã liên hệ với Jim Bucki trong Công nghệ hoạt động. Rất tiếc, tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ. Tôi muốn trả lời cuộc gọi của bạn sau, vì vậy hãy để lại lời nhắn sau tiếng bíp.
- Chào. Đây là Jim Bucki trong Công nghệ hoạt động. Tôi không thể trả lời điện thoại ngay bây giờ, nhưng nếu bạn để lại tin nhắn với tên và số điện thoại của bạn, tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt.
- Bạn đã đến Jim Bucki trong Công nghệ hoạt động. Tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ, nhưng vui lòng để lại lời nhắn sau âm báo. Tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn ngay khi tôi có thể. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với thư ký của tôi, Susan Smith, theo số máy nhánh 6338. Cảm ơn bạn đã gọi điện và chúc một ngày tốt lành.
- Đây là Jim Bucki trong Công nghệ hoạt động. Rất tiếc, tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ. Nếu bạn để lại cho tôi một tin nhắn và bao gồm tên và số điện thoại của bạn, tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi có thể. Bạn cũng có thể liên hệ với tôi qua email tại operationstech@aboutguide.com. Cám ơn vì đã gọi.
- Xin chào. Bạn đã đến Jim Bucki. Tôi không thể trả lời điện thoại ngay bây giờ, nhưng tôi sẽ trả lời cuộc gọi của bạn ngay khi có thể. Nếu cuộc gọi này liên quan đến sự cố với hệ thống, vui lòng gọi cho bộ phận hỗ trợ của chúng tôi theo số máy 6375. Họ có sẵn 24 giờ mỗi ngày. Nếu không xin vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn sau tiếng bíp.
- Bạn đã đến văn phòng của Jim Bucki trong Công nghệ hoạt động. Tôi hoặc là trên một dòng khác, hoặc tôi ra khỏi bàn của tôi. Nếu đây là trường hợp khẩn cấp, vui lòng gọi điện thoại di động của tôi theo số 1-800-555-1212, 24 giờ một ngày. Nếu không, vui lòng để lại thông báo chi tiết, bí mật sau âm báo và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn khi tôi có mặt. Cảm ơn bạn.
Đọc thêm về lời chào thư thoại hiệu quả: