Tạo ấn tượng tốt đầu tiên với lời chào thư thoại của bạn
Điểm mấu chốt là bạn không bao giờ biết khi nào lời chào này sẽ được phát cho người gọi, vì vậy tốt nhất là nên nói ngắn gọn.
Tránh ngày và khung thời gian cho thời điểm bạn sẽ gọi lại - sau khi tất cả, bạn không có cách nào dự đoán khi người gọi sẽ nghe thấy tin nhắn. Lời chào thư thoại này sẽ được phát cho cả hai cuộc gọi bên ngoài có nguồn gốc từ bên ngoài công ty của bạn và các cuộc gọi nội bộ - mọi người gọi từ một tiện ích mở rộng khác trong công ty của bạn.
Dưới đây là một vài ý tưởng cho lời chào mà có thể giúp bạn bắt đầu, từ kinh doanh đến ít chính thức hơn. Tinh chỉnh và cá nhân hóa chúng một chút như bạn thấy phù hợp, nhưng cố gắng không đi lạc quá xa những điều cơ bản này.
Một vài ví dụ chào mừng thư thoại chung tốt
- Xin chào. Bạn đã đến Jim Bucki. Rất tiếc, tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ, nhưng tôi muốn trả lại ngay khi có thể. Vì vậy, xin vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn sau tiếng bíp.
- Chào. Đây là Jim Bucki. Tôi không thể trả lời điện thoại ngay bây giờ, nhưng nếu bạn để lại tin nhắn với tên và số điện thoại của bạn, tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt.
- Bạn đã đến Jim Bucki. Tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn tại thời điểm này nhưng vui lòng không ngần ngại để lại tin nhắn sau giai điệu. Tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn ngay khi tôi có thể. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gọi cho thư ký của tôi, Susan Smith, theo số máy nhánh 6338. Cảm ơn bạn đã gọi điện. Tạm biệt.
- Bạn đã liên hệ với Jim Bucki, hướng dẫn của bạn về Công nghệ hoạt động. Thật không may, tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ, nhưng nếu bạn để lại cho tôi một tin nhắn và bao gồm tên và số điện thoại của bạn, tôi sẽ lấy lại cho bạn càng sớm càng tốt. Bạn cũng có thể liên hệ với tôi qua email tại operationstech@XYZ.com. Cám ơn vì đã gọi.
- Xin chào. Bạn đã đến Jim Bucki. Tôi không thể trả lời điện thoại ngay bây giờ, nhưng tôi sẽ trả lời cuộc gọi của bạn ngay khi có thể. Nếu điều này liên quan đến một đơn đặt hàng gần đây, vui lòng gọi cho bộ phận Dịch vụ Khách hàng của chúng tôi theo số 1-800-555-1212. Họ sẵn sàng từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều theo Giờ Miền Đông. Hoặc bạn có thể đăng nhập vào trang web của chúng tôi. Nếu không, xin vui lòng để lại tin nhắn sau tiếng bíp.
- Cám ơn vì đã gọi. Bạn đã đến văn phòng của Jim Bucki, Hướng dẫn về công nghệ hoạt động. Tôi đang nói chuyện với một khách hàng khác, hoặc tôi rời khỏi bàn làm việc của mình. Nếu đây là trường hợp khẩn cấp, vui lòng gọi cho dịch vụ trả lời của tôi theo số 1-800-555-1212, 24 giờ một ngày. Nếu không, vui lòng để lại thông báo chi tiết, bí mật sau âm báo và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn khi tôi có mặt. Cảm ơn bạn.
Bao gồm các khái niệm cơ bản khi thích hợp:
- Chào người gọi.
- Ghi rõ tên và chức danh của bạn, nếu có.
- Giải thích thông tin bạn cần trong thư còn lại, cho dù đó chỉ là tên và số hoặc thông tin nhận dạng bổ sung.
- Cung cấp cho người gọi các tùy chọn khác.