Các nghi thức kinh doanh của lời chào thư thoại
Khi nhân viên tự động chuyển cuộc gọi đến tiện ích đó, tiện ích mở rộng khả dụng tiếp theo sẽ nhận cuộc gọi. Nếu tất cả các phần mở rộng của Bộ phận Kế toán đều bận hoặc không có, thì cuộc gọi sẽ được chuyển vào hộp thư thoại của bộ phận.
Tùy chọn lời chào thư thoại
Tùy thuộc vào hệ thống điện thoại bạn có tại công ty bạn, có thể có các tùy chọn khác nhau cho loại lời chào thư thoại bạn được phép soạn. Bao gồm các:
- Lời chào thư thoại chung
Lời chào thư thoại chung được sử dụng làm lời chào thư thoại mặc định nếu không có kiểu lời chào nào khác được đặt. - Lời chào thư thoại nội bộ
Nó được sử dụng để chào đón những người gọi bộ phận của bạn từ bên trong công ty của riêng bạn (tức là từ một phần mở rộng khác). Nói chung, điều này chỉ áp dụng cho các công ty rất lớn. - Lời chào thư thoại bên ngoài
Lời chào này sẽ được phát cho những người gọi từ bên ngoài công ty của bạn. Nhân viên tự động của hệ thống điện thoại của bạn có thể chơi một lời chào chung của công ty mà tất cả những người gọi bên ngoài sẽ nghe thấy. Nếu tên công ty của bạn được đề cập trong lời chào đó, bạn không cần nói lại lời chào trong phòng ban của bạn.
- Tạm thời hoặc "Out of Office" Lời chào thư thoại
Lời chào thư thoại tạm thời hoặc vắng mặt được đặt khi toàn bộ bộ phận sẽ không khả dụng trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, bộ phận chỉ có nhân viên từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều hoặc có một cuộc họp bắt buộc của bộ phận để loại bỏ tất cả mọi người khỏi trả lời điện thoại. Hầu hết các hệ thống thư thoại sẽ cho phép bạn đặt ngày hết hạn và thời gian để bạn không phải nhớ tắt nó khi bộ phận của bạn trở lại hoạt động bình thường.
- Trên điện thoại (bận) Lời chào thư thoại
Lời chào này được sử dụng để thông báo cho người gọi rằng bộ phận sẵn có nhưng không ai có thể nhận cuộc gọi của họ ngay lập tức bởi vì tất cả các tiện ích trong nhóm bộ phận đều bận với những người gọi khác.
Các yếu tố của lời chào thư thoại của bộ phận tốt
- Tên bộ phận
- Tuyên bố rằng bạn không thể thực hiện cuộc gọi của họ ngay bây giờ
- Lời mời để lại tin nhắn
- Khi họ có thể mong đợi một cuộc gọi trở lại
- Các tùy chọn bổ sung khả dụng (ví dụ: "Nhấn phím pao để quay lại ...")
- Địa chỉ trang web nếu nó có thể cung cấp thông tin có ý nghĩa
- Không quá 20 - 25 giây (quy tắc-ngón tay cái)
- Đừng bắt đầu bằng lời chào "Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi ...". Cụm từ này bị lạm dụng và thường là "tắt" đối với người gọi.
- Tránh đưa ra quá nhiều thông tin và đưa ra lời chào quá dài.
Lời chúc mừng thư thoại của bộ phận tốt
- Bạn đã đến Phòng Kế toán. Tất cả các đại diện của chúng tôi đều bận rộn phục vụ những người gọi khác. Thay vì lãng phí thời gian quý báu của bạn, chúng tôi muốn trả lại cuộc gọi của bạn trong vòng hai giờ làm việc. Nếu bạn muốn quay lại menu trước, hãy nhấn dấu sao ngay bây giờ. Nếu không, hãy để lại cho chúng tôi một thông báo chi tiết với tên và số của bạn. Sau khi bạn ghi lại tin nhắn của mình, bạn có thể nhấn phím pao để có thêm tùy chọn. Cám ơn vì đã gọi.
- Bạn đã đến Phòng Kinh doanh tại Operations Tech, Inc. Tất cả đại diện bán hàng của chúng tôi đều bận rộn phục vụ khách hàng khác nhưng chúng tôi muốn trả lại cuộc gọi của bạn sớm nhất có thể. Để biết thông tin về giá hiện tại hoặc để kiểm tra trạng thái đơn hàng của bạn, vui lòng truy cập chúng tôi trên web. Nếu không, xin vui lòng để lại cho chúng tôi một tin nhắn với tên và số của bạn sau khi giai điệu. Nếu bạn muốn quay lại menu trước, hãy bấm phím sao bây giờ.
- Bạn đã đến Phòng Kế toán tại Operations Tech, Inc. Bộ phận hiện đang đóng cửa. Giờ hoạt động bình thường của chúng tôi là từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Chúng tôi đóng cửa vào thứ Bảy và Chủ Nhật. Bạn có thể nhấn phím sao bất kỳ lúc nào để trở về menu trước đó. Nếu không, xin vui lòng để lại cho chúng tôi một tin nhắn với tên và số của bạn và chúng tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn khi văn phòng mở cửa trở lại. Bạn có thể gác máy sau khi rời khỏi tin nhắn của bạn hoặc bấm phím pound để có thêm tùy chọn. Cám ơn vì đã gọi.
Lời chào Thư thoại Xấu
- Bạn đã đến Phòng Kinh doanh. Để lại tin nhắn cho chúng tôi.
- Xin chào. Bạn đã đến Phòng Kế toán tại XYZ.com. Tất cả các kế toán hiện đang tham dự một cuộc họp bộ phận bắt buộc và không ai có sẵn để nhận cuộc gọi của bạn. Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi và chúng tôi muốn trả lại cuộc gọi của bạn ngay sau khi chúng tôi trở lại. Tuy nhiên, đó là cuối năm và cuộc gọi backlog của chúng tôi là rất dài. Nếu bạn đang gọi về việc thanh toán trên tài khoản quá hạn, hãy đảm bảo cho chúng tôi biết trong thư của bạn để chúng tôi có thể gọi lại cho bạn ngay lập tức. Nếu không, vui lòng đợi âm báo và để lại cho chúng tôi thông báo bí mật chi tiết.
- Sở đóng cửa. Vui lòng để lại lời nhắn sau âm báo.