Tùy chọn lời chào thư thoại
Tùy thuộc vào hệ thống điện thoại bạn có tại công ty bạn, có thể có các tùy chọn khác nhau cho loại lời chào thư thoại bạn được phép soạn.
Bao gồm các:
- Ví dụ về lời chào thư thoại chung
Lời chào thư thoại chung được sử dụng làm lời chào thư thoại mặc định nếu không có kiểu lời chào nào khác được đặt. - Ví dụ về lời chào thư thoại nội bộ
Điều này được sử dụng để chào đón những người gọi cho bạn từ bên trong công ty của bạn (tức là từ một phần mở rộng khác). - Ví dụ về lời chào thư thoại bên ngoài
Lời chào này sẽ được phát cho những người gọi từ bên ngoài công ty của bạn. Nhân viên tự động của hệ thống điện thoại của bạn có thể chơi một lời chào chung của công ty mà tất cả những người gọi bên ngoài sẽ nghe thấy. Nếu tên công ty của bạn được đề cập trong lời chào đó, bạn không cần nói lại lời chào của bạn. - Ví dụ về lời chào thư thoại tạm thời hoặc "vắng mặt"
Lời chào thư thoại tạm thời hoặc vắng mặt được đặt khi bạn sẽ ra khỏi văn phòng trong một khoảng thời gian định trước. Hầu hết các hệ thống thư thoại sẽ cho phép bạn đặt ngày và giờ hết hạn, vì vậy bạn không phải nhớ tắt nó khi bạn quay trở lại.
- Ví dụ về thư thoại "Điện thoại" hoặc "Bận"
Lời chào này được sử dụng để thông báo cho người gọi rằng bạn đang ở trong văn phòng nhưng bạn không thể nhận cuộc gọi của họ ngay bây giờ vì bạn đang sử dụng điện thoại với một người gọi khác.
Các yếu tố cơ bản của lời chào thư thoại tốt
- Lời chào
- Tên của bạn
- Tên công ty và tên bộ phận của bạn hoặc cả hai
- Tuyên bố rằng bạn không thể thực hiện cuộc gọi của họ ngay bây giờ
- Lời mời để lại tin nhắn
- Khi họ có thể mong đợi một cuộc gọi trở lại
- Những người mà họ có thể liên hệ để được hỗ trợ ngay lập tức (nếu có)
- Không quá 20 - 25 giây (quy tắc-ngón tay cái)
- Tránh đưa ra quá nhiều thông tin và đưa ra lời chào quá dài.
Lời chúc mừng thư thoại mẫu tốt
- Chào. Đây là Jim Bucki. Tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ, nhưng tôi muốn trả lại ngay khi có thể. Vì vậy, xin vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn bí mật chi tiết sau khi giai điệu. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gọi cho thư ký của tôi, Suzy Smith theo số máy nhánh 6336. Cảm ơn bạn đã gọi điện.
- Xin chào. Bạn đã đến Phòng Kế toán. Bộ phận hiện đang đóng cửa. Giờ hoạt động bình thường của chúng tôi là từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 8 giờ sáng đến 6 giờ tối. Xin vui lòng để lại cho chúng tôi một tin nhắn sau khi giai điệu và ai đó sẽ trả lời cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Cảm ơn bạn.
- Chào. Đây là Jim Bucki. Tôi sẽ ra khỏi văn phòng cho đến thứ Năm, ngày 24 tháng 7 và thỉnh thoảng tôi sẽ kiểm tra thư thoại của tôi. Nếu bạn muốn để lại cho tôi một tin nhắn, xin vui lòng làm như vậy sau khi giai điệu, và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gọi cho thư ký của tôi, Suzy Smith theo số máy nhánh 6336. Cảm ơn bạn đã gọi điện.
- Bạn đã đến bàn của Jim Bucki. Tôi hiện đang sử dụng điện thoại, nhưng tôi muốn trả lại cuộc gọi của bạn sau. Nếu bạn muốn, xin vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn sau khi giai điệu. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gọi cho thư ký của tôi, Suzy Smith theo số máy nhánh 6336. Cảm ơn bạn đã gọi điện.
Lời chào Thư thoại Xấu
- Chào. Đây là Joe. Để lại cho tôi một tin nhắn.
- {Âm nhạc chơi trong một khoảng thời gian dài} Hey! Nói với tôi.
- Chào. Bạn đã đến Công ty XYZ. Xin hãy để lại lời nhắn.
- Xin chào. Bạn đã đến văn phòng của Joe Kartonia tại XYZ.com. Tôi sẽ ra khỏi văn phòng để thắt ống dẫn tinh và sẽ trở lại vào thứ Năm, ngày 26 tháng 8 lúc 8:30 sáng. Tôi sẽ gặp rất nhiều khó chịu, vì vậy tôi sẽ không kiểm tra thư thoại của mình chút nào. Nếu bạn muốn để lại cho tôi một tin nhắn, xin vui lòng làm như vậy sau khi giai điệu. Bạn có thể để lại cho tôi một tin nhắn chi tiết và bí mật, và tôi sẽ trả lời cuộc gọi của bạn ngay khi có thể. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gọi cho thư ký của tôi, Sally Johnson theo số máy lẻ 3663. Cảm ơn bạn đã gọi điện, và tôi sẽ liên lạc lại với bạn khi tôi trở lại và tôi cảm thấy tốt hơn.
- Văn phòng đóng cửa. Vui lòng để lại lời nhắn sau âm báo.