Kế hoạch khôi phục thảm họa: Nhanh chóng và đơn giản
Lập kế hoạch khôi phục thảm họa là quá trình tạo tài liệu chi tiết cách doanh nghiệp của bạn sẽ phục hồi sau một sự kiện thảm khốc. Tất cả các doanh nghiệp đều cần một kế hoạch khôi phục thảm họa, nhưng ít doanh nghiệp dành thời gian để viết một kế hoạch chi tiết và toàn diện.
Có nhiều loại và loại sự kiện thảm khốc khác nhau. Chúng tôi sẽ tập trung vào việc tạo ra một kế hoạch khắc phục thảm họa mà bạn có thể sử dụng nếu bạn mất văn phòng, nhưng không phải là khả năng sản xuất của doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, một đám cháy phá hủy các văn phòng nhưng không phá hủy nhà máy.
01 - Danh sách công việc
Bước đầu tiên trong việc tạo kế hoạch khôi phục thảm họa là tạo danh sách tất cả các công việc văn phòng sẽ phải được chuyển đến một địa điểm thay thế để doanh nghiệp có thể tiếp tục chạy. Đánh dấu từng công việc với một dấu sao (hoặc dấu hoa thị) mà bạn sẽ xem là quan trọng nếu bạn đang ở trong một chế độ khôi phục thảm họa. Nói cách khác, công việc nào bạn cần và hoạt động càng sớm càng tốt. Ví dụ: đại diện dịch vụ khách hàng và nhân viên kế toán phải được đánh dấu là quan trọng, trong khi những người tiếp thị qua điện thoại thực hiện cuộc gọi bán hàng bên ngoài thì không nên.
02 - Thiết bị văn phòng cần thiết
Đối với mỗi nhân viên, chỉ liệt kê các thiết bị văn phòng thiết yếu và đồ nội thất mà họ cần để thực hiện công việc của họ. Hãy nhớ rằng, trong trường hợp có thảm họa, không gian, thời gian và tiền bạc sẽ được trả giá cao. Tập trung vào các mục thật sự cần thiết và không phải tất cả các mục mà họ hiện đang sử dụng. Danh sách khôi phục thảm họa có thể bao gồm:
Bàn ghế
Máy vi tính
Phần mềm máy tính
Điện thoại
Máy tính
Máy tính tiền
03 - Catalogue thiết bị hỗ trợ
Tiếp theo, hãy xem các thiết bị văn phòng thiết yếu được sử dụng phía sau hậu trường. Điện thoại trên bàn của đại diện dịch vụ cần kết nối với một cái gì đó. Các máy tính trong văn phòng phải kết nối với một số loại máy chủ hoặc ứng dụng cho phép các đơn đặt hàng được thực hiện, các tài liệu được vận chuyển, các dịch vụ được thực hiện, các hóa đơn được gửi qua thư và biên chế đã được đáp ứng. Đi bộ quanh văn phòng của bạn và bạn sẽ thấy những thứ liên kết doanh nghiệp của bạn với nhau.
Danh sách khôi phục thảm họa của bạn có thể bao gồm các mục sau:
Máy chủ
Phần mềm máy chủ
Sao lưu dữ liệu
Hệ thống điện thoại doanh nghiệp
Văn phòng an toàn
Tiền ngăn kéo tiền mặt khởi động hàng ngày
04 - Không gian văn phòng thay thế
Bây giờ bạn có một danh sách những người, đồ đạc và trang thiết bị, bạn sẽ cần một nơi thể chất để đặt chúng. Điều này không có nghĩa là bạn phải thuê không gian văn phòng và để trống. Điều đó có nghĩa là bạn nên đã nghiên cứu một số địa điểm thay thế để di dời văn phòng của bạn trong trường hợp có thảm họa.
Điều này có thể bao gồm bất kỳ hoặc tất cả những điều sau đây:
Đại lý bất động sản địa phương với một danh sách các không gian văn phòng trống có sẵn
Thỏa thuận với một doanh nghiệp lân cận để chia sẻ không gian văn phòng nếu xảy ra thảm họa
Di dời trong công ty của bạn (ví dụ như một phần trống của nhà kho)
Hãy để nhân viên telecommute làm việc cho đến khi văn phòng được khôi phục
05 - Bảo hiểm và ngân sách
Bảo hiểm và ngân sách. Peter Dazeley Budget
Sau khi bạn quyết định nơi để đưa mọi người, bạn sẽ cần phải bắt đầu mua cho họ những thứ họ cần để làm công việc của họ. Từ danh sách "Thiết bị văn phòng cần thiết" mà bạn đã tạo trước đó, hãy bắt đầu ước tính số tiền mỗi chi phí sẽ mua hoặc thuê. Thời gian dành cho công việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian vì bạn sẽ có thể cung cấp danh sách cho đại lý bảo hiểm của bạn về chính xác những gì bạn cần. Bạn sẽ có kiểm tra sớm hơn và sau đó bạn có thể bắt đầu mua đồ nội thất và thiết bị ngay lập tức.
06 - Chia sẻ và lưu trữ ngoại tuyến
Kế hoạch khắc phục thảm họa tốt nhất sẽ không làm bạn tốt nếu nó bị đốt cháy hoặc không ai có thể tìm thấy nó. Chiến lược tốt nhất là chia sẻ nó với ít nhất một người khác trong doanh nghiệp của bạn và đảm bảo ít nhất một bản sao được lưu trữ bên ngoài trang web. Sau khi bạn chắc chắn rằng tất cả nhân viên của bạn đều an toàn và âm thanh, đây sẽ là điều đầu tiên bạn tiếp cận sau khi thảm họa xảy ra với doanh nghiệp của bạn. Các tỷ lệ cược được xếp chồng lên nhau và bạn không phải là thời gian. Một kế hoạch khôi phục thảm họa có thể tạo ra sự khác biệt giữa phá sản và sự sống còn của doanh nghiệp của bạn.