Các nghi thức kinh doanh của lời chào thư thoại
Lời chào thư thoại là những điều đơn giản và trong một doanh nghiệp, chúng có vẻ không quan trọng. Tuy nhiên, lời chào bằng thư thoại sẽ có nhiều trò chơi với khách hàng và cộng sự — hãy nghĩ về tần suất bạn không thể thực hiện cuộc gọi điện thoại vì bạn đang ở trên một tuyến khác, cách xa bàn làm việc hoặc ra khỏi văn phòng. Hãy nghĩ về tần suất bạn đã nghe lời chào thư thoại khi gọi đồng nghiệp, đồng nghiệp và các liên hệ kinh doanh khác.
Lời chào thư thoại thiết lập một giai điệu cho cách người gọi sẽ cảm nhận bạn và công ty của bạn và là những cách tinh tế và dễ dàng để thúc đẩy mối quan hệ kinh doanh tích cực. Các thông điệp lạc quan ngắn và cho điểm là tốt nhất. Và đừng vội vàng thông qua tin nhắn của bạn. Hãy hiệu quả nhưng thoải mái và dành thời gian của bạn.
01 - Lời chào ngắn, lạc quan
02 - Tên của bạn
Ghi rõ tên đầy đủ của bạn và phát âm mọi âm tiết để người gọi biết họ đã đạt đến người mà họ mong muốn và vì vậy họ muốn viết tên của bạn xuống nếu họ muốn. Nếu bạn có tên dài, hãy chậm lại để người gọi của bạn có thể nghe thấy.
03 - Tên công ty và / hoặc tên bộ phận của bạn
Ghi rõ tên công ty của bạn và bộ phận của bạn sẽ cho người gọi biết họ đã đến đúng nơi — đặc biệt là nếu họ đi qua một loạt các lời nhắc viên tự động hoặc thư mục hệ thống điện thoại của nhân viên hoặc phòng ban. Điều này đặc biệt quan trọng đối với lời chào thư thoại bên ngoài . Nó có thể bị bỏ qua cho các cuộc gọi nội bộ.
04 - Tuyên bố rằng bạn không thể thực hiện cuộc gọi
Một tuyên bố ngắn (một số người như một lời xin lỗi trong tuyên bố) rằng bạn không thể thực hiện cuộc gọi của họ là tiêu chuẩn và di chuyển người gọi một cách nhanh chóng thông qua khi bạn có thể lấy lại cho họ và tiếng bíp thông báo quan trọng.
05 - Lời mời để lại tin nhắn
Mời người gọi để lại cho bạn một tin nhắn chi tiết.
06 - Khi nào bạn sẽ trả lời cuộc gọi của họ
Nếu chính sách của bạn là trả lại cuộc gọi vào cuối ngày, hãy thông báo cho người gọi của bạn biết. Nếu không có chính sách, hãy cung cấp cho người gọi ước tính thời điểm bạn sẽ trả lại cuộc gọi của họ. Nếu bạn rời văn phòng trong một tuần, hãy cho họ biết điều đó.
07 - Cung cấp địa chỉ liên hệ để được hỗ trợ ngay
Không ai thích bị mắc kẹt trong "nhà tù thư thoại", đang chờ phản hồi mà không có tùy chọn nào khác. Nếu có ai đó, người gọi có thể liên hệ để được hỗ trợ ngay lập tức, hãy cung cấp hướng dẫn về cách liên hệ với người đó.
08 - Giữ độ dài lời chào ngắn
Giữ ngắn: tối đa 20 đến 25 giây. Mọi người bận rộn và không thích lãng phí thời gian.
09 - Tránh đưa ra quá nhiều thông tin
Cung cấp cho người gọi của bạn chỉ với thông tin họ cần để lại cho bạn một tin nhắn hoặc liên lạc với bạn.