Làm thế nào để chuyên nghiệp Đặt một người gọi trên Hold

Nghi thức kinh doanh của kỹ thuật điện thoại

Điều cuối cùng mà người gọi muốn nghe qua điện thoại là họ sẽ bị giữ lại. Khi người gọi đang bị giữ, 60 giây có vẻ như vĩnh cửu. Một cách để phá vỡ nhận thức này về một khoảng thời gian không hợp lý là để lập trình hệ thống điện thoại của bạn để phát nhạc và / hoặc tin nhắn thông tin về công ty của bạn trong khi người gọi đang đợi trên đường dây cho bạn.

7 trên Hold Do's

1. Làm chào hỏi người gọi một cách lịch sự hoặc sử dụng lời chào tiêu chuẩn của công ty bạn (ví dụ: "Cảm ơn bạn đã gọi điện. Đây là Jim Bucki. Tôi có thể giúp gì cho bạn?").

1. Đừng chờ tạm dừng trong cuộc trò chuyện để nói với họ rằng bạn sẽ tạm dừng họ.
2. Giải thích lý do cho việc giữ chúng.
3. Nói với họ bạn sẽ quay lại cuộc gọi của họ sau một phút.
4. Xin lỗi vì sự bất tiện hoặc cảm ơn người gọi để giữ khi bạn quay lại người gọi.
5. Lấy số điện thoại của người đó và gọi lại cho họ nếu bạn sẽ mất hơn 60 giây. từ điện thoại hoặc bạn cần phải giữ lại chúng.
6. Thường xuyên sử dụng tên người gọi để thêm kết nối cá nhân cho người gọi.

5 về những điều nên tránh

1. Đừng ngắt lời cuộc gọi để giữ chúng.
2. Đừng để chúng bị giữ trong hơn một phút.
3. Đừng để chúng bị giữ nhiều lần trong một cuộc gọi.
4. Đừng bắt họ gọi lại cho bạn; bạn gọi lại cho họ.
5. Đừng thô lỗ — dù khách hàng có điên đến mức nào.

2 Mẫu dẫn đầu để đặt người gọi vào trạng thái giữ

1. "Ông Smith, ông có thể giữ trong khi tôi lấy lại hồ sơ của ông không?" {pause for a response} "Cảm ơn bạn. Tôi sẽ trở lại sau một phút nữa." {caller on hold} "Cảm ơn vì đã giữ ông Smith. Bây giờ tôi có thể giúp ông ..."

1. "Cô Jones, tôi sẽ kiểm tra xem ông Johnson có sẵn để nhận cuộc gọi của ông không. Ông có thể đợi một phút được không?" {pause for a response} "Cảm ơn bạn. Tôi sẽ quay lại ngay." {Caller on hold} "Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này. Ông Johnson hiện không có mặt. Tôi có thể yêu cầu ông ấy gọi lại cho bạn không?"

Cần kết thúc cuộc gọi?

Sau khi bạn đã nhấc điện thoại lên, có một vài lý do khiến bạn cần phải kết thúc cuộc gọi điện thoại một cách chuyên nghiệp.

Phổ biến nhất là "người nói chuyện dài" đang tiêu tốn thời gian của bạn. Một lý do khác, nhưng ít phổ biến hơn là người gọi sử dụng ngôn ngữ lạm dụng, đe dọa hoặc khiếm nhã. Trong trường hợp này, bạn nên tham khảo chính sách và quy trình của công ty bạn về cách xử lý tình huống này để tránh bất kỳ phân nhánh pháp lý nào. Tìm hiểu cách kết thúc cuộc gọi điện thoại một cách chuyên nghiệp, tại đây.

Những bài viết liên quan

• Mẫu lời chào thư thoại nội bộ cho điện thoại văn phòng của bạn
• Lời chào thư thoại mẫu cho điện thoại doanh nghiệp của bạn
• Mẹo thiết yếu cho giao thức điện thoại kinh doanh