Thảm họa có thể tác động đến mọi doanh nghiệp.
Nếu bạn nghĩ rằng doanh nghiệp của bạn quá nhỏ để có nguy cơ, hãy suy nghĩ lại. Nếu chúng tôi chỉ xem xét gián đoạn bảo mật mạng, một con số khổng lồ 43 phần trăm các cuộc tấn công mạng đặc biệt nhắm mục tiêu đến doanh nghiệp nhỏ. Và điều đó không ảnh hưởng đến tất cả các loại thiên tai khác có thể ngăn chặn hoạt động kinh doanh của bạn. Biết rằng hơn 40% doanh nghiệp sẽ không bao giờ mở lại sau khi xảy ra thảm họa, thật khó để tranh luận với vị trí mà bạn cần lập kế hoạch trước cho điều không tưởng. Là một chủ doanh nghiệp, bạn cần phải biết chính xác những gì cần làm để giúp doanh nghiệp của bạn sao lưu và hoạt động nhanh chóng nếu có điều gì đó khủng khiếp xảy ra. Đây là nơi mà kế hoạch kinh doanh liên tục xuất hiện.
Kế hoạch liên tục kinh doanh là gì?
Kế hoạch kinh doanh liên tục chủ động vạch ra các bước mà bạn sẽ thực hiện trong doanh nghiệp của mình để phục hồi (và trong một số trường hợp ngăn chặn) các thảm họa có thể xảy ra. Mục đích là để phân tích các mối đe dọa tiềm năng, xác định các lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp cần phải tập trung vào đầu tiên và nêu rõ những gì sẽ xảy ra để tránh mất doanh thu hoặc gián đoạn kinh doanh.
Một kế hoạch liên tục kinh doanh hiệu quả nên bao gồm các thông tin sau:
- Tóm tắt các quy trình và chức năng kinh doanh quan trọng nhất.
- Phân tích kỹ lưỡng các mối đe dọa tiềm ẩn có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Danh sách cả thông tin liên hệ khẩn cấp tại chỗ và ngoại vi.
- Chiến lược truyền thông nội bộ và bên ngoài.
- Xác định đội ngũ phục hồi và trách nhiệm của mỗi người
- Hướng dẫn rõ ràng để truy cập và khôi phục dữ liệu khôi phục ngoại vi.
- Xác định các văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh tạm thời.
- Nhật ký thay đổi tóm tắt các cập nhật được thực hiện cho kế hoạch và khi chúng được tạo (cho mục đích kiểm soát phiên bản).
Ai cần một?
Mỗi công ty, lớn và nhỏ, nên dành thời gian để tạo ra một kế hoạch kinh doanh liên tục. Mức độ phức tạp của gói phụ thuộc vào kích thước, loại và vị trí của doanh nghiệp, nhưng nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp, bạn cần có kế hoạch vạch ra những gì bạn sẽ làm nếu có điều gì đó đe dọa hoạt động của bạn.
Một kế hoạch liên tục phát triển kinh doanh tốt có thể bảo vệ mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn — dữ liệu, địa điểm kinh doanh vật lý và thiết bị, nhân sự, hàng tồn kho và vốn trí tuệ. Nếu doanh nghiệp của bạn phải đối mặt với sự gián đoạn và bạn không có kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu thiệt hại, bạn có thể mất doanh thu, nhân sự thiết yếu, khả năng cạnh tranh trong ngành và thậm chí là danh tiếng tích cực của bạn. Điểm mấu chốt là kế hoạch liên tục cũng quan trọng như các loại kế hoạch kinh doanh khác , vì vậy bạn nên có một kế hoạch để bảo vệ công ty của bạn nếu bạn cần nó.
7 Lời khuyên cho việc tạo và sử dụng kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn
Bây giờ chúng tôi đã đề cập đến tầm quan trọng của kế hoạch kinh doanh liên tục, đã đến lúc bắt đầu tạo một kế hoạch.
Các mẹo được liệt kê bên dưới sẽ đơn giản hóa quy trình và giúp bạn tạo ra kế hoạch liên tục kinh doanh hiệu quả nhất có thể:
- Sử dụng mẫu : Tất cả kế hoạch liên tục kinh doanh có thông tin tương tự, vì vậy bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian bằng cách tải xuống mẫu liên tục của doanh nghiệp và sau đó tùy chỉnh mẫu cho doanh nghiệp của bạn. Hãy tự khởi đầu bằng cách tải xuống và cập nhật mẫu này từ FEMA, hoặc mẫu này trên TechTarget.
- Làm cho nó dễ thực hiện: Nếu kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn bị vô tổ chức và gây nhầm lẫn, tính hữu ích và khả năng thực thi một cách kịp thời sẽ bị hạn chế. Giúp dễ hiểu và thực thi bằng cách bao gồm hướng dẫn từng bước rõ ràng hoặc danh sách kiểm tra phác thảo chính xác những gì cần phải làm. Bạn cũng có thể làm cho nó dễ dàng thực hiện bằng cách sử dụng viện trợ trực quan như biểu đồ lưu lượng, đồ thị và biểu đồ để chứng minh các hành động cần thiết.
- Pad thời gian phục hồi ước tính: Một kế hoạch liên tục kinh doanh liên quan đến việc đưa ra giả định và ước tính về những gì có thể xảy ra, những gì sẽ cần phải được thực hiện và phải mất bao lâu để phục hồi. Một cách để đảm bảo bạn có đủ thời gian để đưa doanh nghiệp trở lại đúng hướng bằng cách thêm thời gian khôi phục thêm để sao lưu và chạy. Điều này có thể cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một phòng hơi thở nhỏ trong giai đoạn phục hồi.
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Tránh tạo kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn và chỉ hy vọng là tốt nhất. Bạn nên kiểm tra nó ra và lên kế hoạch một số lần chạy để đảm bảo tất cả các lĩnh vực kinh doanh quan trọng nhất được kết hợp và lên kế hoạch đầy đủ.
- Thường xuyên cập nhật thông tin : Đừng để kế hoạch của bạn ngồi và thu thập bụi. Nếu bạn đầu tư thời gian để tạo ra một kế hoạch liên tục kinh doanh, bạn cũng nên dành thời gian cần thiết để đảm bảo nó chính xác. Lên lịch kiểm tra thường xuyên (ít nhất sáu tháng một lần) để xem xét và cập nhật tất cả thông tin có trong tài liệu, bao gồm nhân sự, thông tin liên lạc, địa điểm và chiến lược.
- Chia sẻ nó với nhân viên chủ chốt: Mọi người có trách nhiệm trong kế hoạch liên tục kinh doanh nên nhận thức được họ và có một sự hiểu biết rõ ràng về vai trò họ sẽ chơi trong việc thực hiện kế hoạch. Nhiều trường hợp, nó cũng sẽ có ý nghĩa để giữ cho nhân viên khác trên một mức độ rộng hơn cập nhật để họ có thể nhảy vào và hỗ trợ nếu cần thiết.
- Cung cấp đào tạo để hỗ trợ kế hoạch: Thực hiện đúng kế hoạch kinh doanh liên tục có thể yêu cầu một số nhân viên của bạn vượt ra ngoài trách nhiệm hàng ngày của họ để hoàn thành các nhiệm vụ bổ sung. Hãy chắc chắn rằng bạn dành thời gian để đào tạo từng nhân viên này về những gì họ cần làm, vì vậy không có khoảng cách kiến thức nếu kế hoạch cần phải được đưa vào hành động.
Khi kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn được tạo ra, bạn cũng nên phát triển một kế hoạch khôi phục thảm họa mà bạn có thể thực hiện để các hoạt động của bạn được sao lưu và hoạt động nếu xảy ra thảm họa.