Định nghĩa KPI cơ bản
Một chỉ số hoạt động chính là thước đo có thể định lượng được mà một công ty sử dụng để xác định mức độ đáp ứng của nó đối với các mục tiêu hoạt động và chiến lược đã đặt.
Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp khác nhau có các KPI khác nhau tùy thuộc vào các tiêu chí hoặc ưu tiên hiệu suất tương ứng của chúng. Đồng thời, các chỉ số thường tuân theo các tiêu chuẩn trong toàn ngành.
Có một sự khác biệt tinh tế giữa các chỉ số hiệu suất chính và số liệu tiếp thị . Một điểm quan trọng cần nhớ là KPI là số liệu tiếp thị nhưng không phải tất cả chỉ số tiếp thị đều là KPI. Doanh nghiệp phải biết cách xác định chỉ số tiếp thị nào đủ điều kiện làm chỉ báo hiệu suất chính của họ. Các chỉ số này không nhất thiết phải là tài chính nhưng rất quan trọng trong các phương tiện tiếp thị chỉ đạo để quản lý. Nếu không có các chỉ số này và hướng dẫn họ cung cấp cho các doanh nghiệp thì gần như không thể cho họ đạt được tiềm năng đầy đủ của họ.
Đặc điểm của KPI
- Định lượng: Chúng có thể được trình bày dưới dạng các số.
- Thực tế: Chúng tích hợp tốt với các quy trình của công ty hiện tại.
- Định hướng: Họ giúp xác định xem một công ty có trở nên tốt hơn không.
- Có thể hành động: Chúng có thể được đưa vào thực tế để thực hiện thay đổi mong muốn.
Chỉ báo hiệu suất chính phải dựa trên dữ liệu hợp pháp và cung cấp ngữ cảnh phản ánh mục tiêu kinh doanh. Chúng phải được xác định theo cách mà các yếu tố ngoài sự kiểm soát của một công ty không thể can thiệp vào việc thực hiện chúng. Một yếu tố quan trọng khác là họ có khung thời gian cụ thể được chia thành các trạm kiểm soát chính.
Ví dụ về các chỉ số hiệu suất chính
KPI của một tổ chức không giống như mục tiêu của tổ chức. Ví dụ, một trường học có thể nhắm đến tất cả các sinh viên của mình vượt qua một khóa học, nhưng sử dụng tỷ lệ thất bại của nó như là một KPI để xác định vị trí của nó. Mặt khác, một doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ lệ phần trăm thu nhập nhận được từ khách hàng quay trở lại làm KPI của mình.
Các ví dụ khác về KPI cho doanh nghiệp bao gồm:
- Trạng thái của khách hàng hiện tại.
- Khách hàng mới mà họ có được.
- Khách hàng tiêu hao.
- Phân đoạn khách hàng theo lợi nhuận hoặc nhân khẩu học.
- Thời gian chờ đợi cho đơn đặt hàng của khách hàng.
- Độ dài của cổ phiếu.
Cách chọn KPI
Các doanh nghiệp nên thực hiện một số bước trước khi chọn các chỉ số hiệu suất chính tốt nhất, bao gồm:
- Có quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng.
- Đặt yêu cầu cho quy trình kinh doanh.
- Có kết quả đo định tính và định lượng.
- Xác định phương sai và điều chỉnh quy trình để đáp ứng mục tiêu ngắn hạn của họ.
Khi chọn các chỉ số hiệu suất chính phù hợp, một công ty nên bắt đầu bằng cách xem xét các yếu tố quản lý sử dụng trong quản lý doanh nghiệp. Sau đó, bạn phải xem xét và xác định xem các yếu tố này có giúp đánh giá tiến độ của công ty đối với các chiến lược đã nêu của nó hay không. Họ cũng cho phép những người đọc báo cáo để đưa ra các đánh giá tương tự từ bên ngoài?
Mặc dù các tiêu chuẩn công nghiệp quan trọng, các công ty không nhất thiết phải chọn KPI tương tự cho các doanh nghiệp cùng ngành. Điều quan trọng hơn là mức độ liên quan của các chỉ số đối với doanh nghiệp hoặc đơn vị / bộ phận của nó.
Không có số lượng KPI cụ thể mà công ty cần. Nói chung, con số này có thể ở bất cứ đâu từ bốn đến mười đối với nhiều loại hình doanh nghiệp và chúng phải rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng: Không có gì quan trọng nếu mọi thứ đều quan trọng. Các công ty cũng nên xem xét các mục tiêu và chiến lược của họ thường xuyên và thực hiện các điều chỉnh cần thiết về các chỉ số hoạt động chính của họ.
Các chỉ số hiệu suất chính quan trọng đối với một doanh nghiệp bởi vì chúng giúp nó tập trung vào các mục tiêu chung và đảm bảo các mục tiêu đó luôn được căn chỉnh trong tổ chức. Sự tập trung này sẽ giúp một doanh nghiệp duy trì nhiệm vụ và làm việc trên các dự án có ý nghĩa sẽ giúp đạt được mục tiêu nhanh hơn.