Quyết định: Yêu cầu đề xuất hoặc yêu cầu báo giá
Yêu cầu đề xuất (RFP)
RFP được sử dụng cho các dịch vụ hoặc sản phẩm phức tạp, nơi chất lượng, dịch vụ hoặc sản phẩm cuối cùng được thiết kế sẽ khác với mỗi nhà cung cấp đang phản hồi.
Yêu cầu báo giá (RFQ)
RFQ được sử dụng cho hàng hóa, dịch vụ đơn giản hoặc các bộ phận đơn giản / không biến chứng với ít hoặc không có chỗ cho sự khác biệt giữa sản phẩm hoặc dịch vụ giữa các nhà cung cấp phản hồi. Điểm thương lượng có thể bao gồm lịch phân phối, tùy chọn đóng gói, v.v.
Mục tiêu của RFP hoặc RFQ
- Nhận các đề xuất chi tiết để đánh giá phản ứng của mỗi nhà cung cấp để các lợi ích tốt nhất của công ty bạn được đáp ứng trên tất cả các mặt trận
- Tận dụng tính cạnh tranh của quy trình chọn nhà cung cấp để thương lượng thỏa thuận tốt nhất có thể
- Đảm bảo rằng lợi ích của tất cả các bên liên quan trong công ty của bạn sẽ được đáp ứng và đạt được sự đồng thuận
- Đặt công ty của bạn kiểm soát toàn bộ quy trình chọn nhà cung cấp và đặt quy tắc lựa chọn lên phía trước
- Bắt đầu xây dựng mối quan hệ đối tác giữa bạn và nhà cung cấp ngay từ đầu
Các phần của Yêu cầu Đề xuất hoặc Yêu cầu Báo giá
RFP hoặc RFQ nên chứa các phần sau. Lưu ý rằng mỗi tài liệu sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại công ty và sản phẩm bạn đang tìm kiếm.
Điều chỉnh từng phần cho nhu cầu cá nhân của bạn.
- Chi tiết thông tin
Thời hạn, địa chỉ gửi thư của công ty bạn, người liên hệ cho câu hỏi và giải thích - Giới thiệu và Tóm tắt điều hành
Viết phần này sau khi toàn bộ tài liệu được hoàn thành. Điều này được sử dụng để cung cấp cho các nhà cung cấp tiềm năng với một tổng quan ngắn gọn về công ty của bạn và các yêu cầu cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. - Tổng quan & nền tảng kinh doanh
Đưa ra một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về doanh nghiệp, sản phẩm và lĩnh vực thị trường mà bạn phục vụ. Điều này sẽ giúp các nhà cung cấp tiềm năng của bạn hiểu những gì doanh nghiệp cần bạn đang cố gắng để điền vào với quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Ngoài ra, cung cấp thông tin cơ bản quan trọng sẽ mang lại lợi ích cho nhà cung cấp khi trả lời. - Thông số kĩ thuật chi tiết
Đây sẽ là phần dài nhất của tài liệu. Đối với một RFP, nó sẽ chứa các biện pháp và yêu cầu định tính sẽ thúc đẩy quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Đối với một RFQ phần này nên cung cấp các biện pháp định lượng mà bạn sẽ tìm kiếm trong phản ứng của nhà cung cấp. Tiêu chí ví dụ bao gồm:- Bản vẽ sản phẩm
- Dung sai kỹ thuật
- Các cấp dịch vụ
- Cột mốc
- Phân phối & Dòng thời gian
- Yêu cầu kỹ thuật hoặc kinh doanh
- Chức năng phần mềm
- Yêu cầu phần cứng
- Giả định & Ràng buộc
Bất kỳ giả định và / hoặc ràng buộc nào mà các nhà cung cấp tiềm năng cần phải được nhận thức phải được liệt kê ở đây. Thất bại để được thẳng thắn và trả trước với nhà cung cấp sẽ mở cửa để thương lượng lại thỏa thuận vào một ngày sau đó và chạy khả năng căng thẳng mối quan hệ bạn có với nhà cung cấp của bạn. Các chủ đề có thể bao gồm chi phí đi lại, chi phí nâng cấp / sửa đổi, quyền cấp phép, v.v. - Các điều khoản và điều kiện
Bất kỳ điều khoản và điều kiện nào của hợp đồng phải được liệt kê để nhà cung cấp trả lời công bằng và trung thực. Đây có thể bao gồm các tùy chọn tài chính, thời hạn hợp đồng, tùy chọn gia hạn, bảo đảm, hình phạt giao hàng, mức dịch vụ, v.v. - Tiêu chí lựa chọn
Phần cuối cùng phải là tổng quan về các tiêu chí lựa chọn mà bạn sẽ sử dụng để đưa ra quyết định của mình. Một số công ty thích giữ bí mật thông tin này; trong khi các công ty khác tin rằng điều này sẽ giúp các nhà cung cấp tiềm năng tập trung vào những gì quan trọng đối với công ty của bạn.
Phân phối RFP / RFQ cho các nhà cung cấp được chọn
Cuối cùng, soạn thư giới thiệu và gửi hai bản sao của RFP hoặc RFQ của bạn cho từng nhà cung cấp mà bạn đã chọn từ quá trình tìm kiếm của mình. Hãy chắc chắn rằng thông tin liên lạc thích hợp được bao gồm để cung cấp hỗ trợ cho bất kỳ nhà cung cấp nào cần nó.