Office Vacation Closure: Thông báo cho nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp
Hãy chắc chắn rằng bạn thông báo cho các bên liên quan chính trong công ty của bạn ít nhất hai đến bốn tuần trước thời hạn. Nhân viên có thể được thông báo / nhắc nhở bằng cách sử dụng một chèn trong tiền lương của họ. Khách hàng có thể được thông báo trên trang web của bạn và thông qua thư thông báo tự động của bạn trên hệ thống điện thoại của bạn. Các nhà cung cấp (đặc biệt là các nhà cung cấp có lịch biểu phân phối lại) có thể được thông báo qua email hoặc thư bưu chính thông thường.
Thông báo cho nhân viên / dịch vụ bảo mật
Gửi một bản ghi nhớ cho nhân viên an ninh của bạn hoặc dịch vụ bảo vệ thông báo cho họ về ngày kết thúc. Đảm bảo danh sách liên lạc khẩn cấp của bạn được cập nhật với số điện thoại của nhân viên chủ chốt.
Thay đổi lời chào tham dự tự động
Lên lịch lời chào tự động của nhân viên trên hệ thống điện thoại của bạn để phản ánh rằng văn phòng đã đóng cửa. Hãy chắc chắn rằng bạn cũng nói khi văn phòng sẽ mở lại. Nếu bạn cung cấp dịch vụ khẩn cấp (ví dụ như sưởi ấm và làm mát, hệ thống ống nước, v.v.) hãy chắc chắn cho người gọi biết cách tiếp cận dịch vụ trả lời hoặc điện thoại di động của bạn trong khi tắt máy.
Thông báo cho dịch vụ trả lời
Nếu bạn sử dụng dịch vụ trả lời, hãy đảm bảo thông báo cho họ về những ngày mà văn phòng sẽ bị đóng cửa và đảm bảo danh sách liên lạc của bạn được cập nhật với số điện thoại của nhân viên sẽ được gọi.
Thay đổi lời chào thư thoại và tạo email trả lời tự động
Nếu hệ thống điện thoại của bạn cho phép các cuộc gọi bên ngoài đổ chuông trực tiếp đến bàn làm việc của nhân viên, bạn cần đảm bảo rằng họ sử dụng lời chào thư thoại tạm thời hoặc "Out of Office" cho phép người gọi biết rằng họ không ở trong văn phòng.
Nhân viên của bạn cũng nên cho người gọi biết khi nào họ sẽ quay trở lại và phải làm gì nếu họ cần hỗ trợ ngay lập tức trong khi văn phòng đóng cửa trong kỳ nghỉ. Ngoài ra, hãy đảm bảo tạo một email Out of Office tự động trả lời .
Giảm nhiệt
Tiết kiệm một số năng lượng và một số tiền bằng cách thiết lập lại (hoặc lập trình lại) nhiệt văn phòng của bạn trong khi tắt máy.
Sao lưu máy chủ
Nếu bạn có máy tính và máy chủ quan trọng, hãy đảm bảo rằng chu kỳ sao lưu chạy đúng trước và sau khi tắt máy. Giảm tiếp xúc với một thảm họa bằng cách lên lịch sao lưu ngoại vi của bạn cho một xe bán tải sớm hơn là chờ đợi sau khi tắt kỳ nghỉ kết thúc.
Tắt thiết bị văn phòng
- Đèn bàn
- Máy photocopy
- Máy tính
- Đèn trên cao
- Máy huỷ
Tắt máy tính và thiết bị ngoại vi
- Máy vi tính
- Màn hình
- Máy quét
- Máy in
Đừng tắt
- Máy fax
- Hệ thống điện thoại
- Máy chủ Máy tính
- Máy sưởi / đèn cho bể cá nhiệt đới