Phải làm gì trước khi bạn đi nghỉ lễ
Chuẩn bị văn phòng của bạn trước khi bạn đóng cửa cho những ngày nghỉ yêu cầu chuẩn bị cẩn thận. Thông điệp thích hợp sẽ đảm bảo rằng khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn có thể lập kế hoạch xung quanh việc tắt máy và điều đó có nghĩa là bạn sẽ không phải đối phó với nhiều khiếu nại tức giận trước và sau giờ nghỉ. Điều đó sẽ làm cho một kỳ nghỉ vô tư và một phần còn lại xứng đáng.
Dưới đây là danh sách kiểm tra các bước đơn giản, từ việc thiết lập các thư đi nghỉ cho đến việc đặt lại bộ ổn nhiệt, điều này sẽ làm cho kỳ nghỉ của bạn kết thúc suôn sẻ và sinh lợi.
01 - Thông báo cho nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp
Bạn có thể thông báo cho khách hàng thông qua trang web của bạn và thông báo tiếp viên tự động trên hệ thống điện thoại của bạn.
Các nhà cung cấp (đặc biệt là những người có lịch biểu phân phối lại) nên được thông báo qua email, điện thoại hoặc thư bưu chính thông thường.
02 - Thông báo cho nhân viên hoặc dịch vụ bảo mật
Thông báo cho nhân viên an ninh của bạn hoặc dịch vụ bảo vệ về những ngày đóng cửa sắp tới của bạn. Đảm bảo các nhà cung cấp bảo mật của bạn có danh sách liên lạc khẩn cấp được cập nhật có chứa thông tin liên lạc, bao gồm số điện thoại, cho bạn và nhân viên chủ chốt của bạn. Họ nên biết ai để liên lạc trong trường hợp của một vấn đề an ninh ngay cả khi văn phòng đóng cửa cho doanh nghiệp, và những người được ủy quyền để được trong tòa nhà trong khi tắt máy.
03 - Thay đổi lời chào tham dự tự động
Một hoặc hai tuần trước khi kết thúc, ghi lại lời chào tự động của nhân viên trên hệ thống điện thoại của bạn giải thích rằng văn phòng sẽ đóng cửa trong một thời gian dài. Bao gồm ngày bạn sẽ đóng và khi bạn muốn mở lại. Ngay trước khi bạn rời khỏi, hãy ghi lại lời chào tự động thứ hai nhấn mạnh khi bạn sẽ quay trở lại và khi thích hợp, người gọi nên trực tiếp bất kỳ truy vấn nào khi bạn vắng mặt.
Nếu bạn cung cấp dịch vụ khẩn cấp, chẳng hạn như sưởi ấm và làm mát, hệ thống ống nước hoặc các dịch vụ khách hàng thiết yếu khác, hãy đảm bảo cho người gọi biết cách tiếp cận dịch vụ trả lời hoặc điện thoại di động của bạn trong trường hợp khẩn cấp.
04 - Thông báo cho dịch vụ trả lời của bạn
Thông báo cho dịch vụ trả lời của bạn về những ngày mà văn phòng sẽ đóng cửa và cập nhật danh sách liên lạc của bạn với số điện thoại của nhân viên sẽ được gọi. Hãy chắc chắn rằng họ biết ai để liên lạc trong các tình huống cụ thể; bạn không muốn các nhà quản lý cấp cao được thông báo trong trường hợp xảy ra sự cố phân phối.
05 - Thay đổi lời chào thư thoại
Nếu hệ thống điện thoại của bạn cho phép nhân viên nhận cuộc gọi bên ngoài tại bàn làm việc của họ, hãy hướng dẫn họ ghi lại thông báo "đóng cửa cho ngày lễ" hoặc lời chào thư thoại "ngoài văn phòng" cung cấp cho người gọi những chi tiết cần thiết về việc đóng. Nhân viên nên cho người gọi biết khi nào họ sẽ quay lại văn phòng và phải làm gì nếu họ cần trợ giúp ngay lập tức trong khi văn phòng đóng cửa. Trong hầu hết các trường hợp, bạn không muốn nhân viên đưa ra thông tin liên hệ cá nhân.
06 - Giảm nhiệt, Tắt thiết bị văn phòng
Tiết kiệm năng lượng và tiền bạc bằng cách thiết lập hoặc lập trình lại bộ ổn nhiệt văn phòng của bạn trong khi tắt máy. Bạn sẽ ngạc nhiên trước khoản tiết kiệm chi phí mà bạn có thể tích luỹ và đó có thể là cơ hội PR tốt; cho thấy rằng công ty của bạn cam kết bảo tồn tài nguyên.
Bạn cũng có thể tiết kiệm năng lượng và tiền bạc bằng cách tắt tất cả các thiết bị văn phòng không cần thiết, bao gồm đèn bàn, máy photocopy, máy in và máy tính.
07 - Máy chủ sao lưu
Nếu bạn có máy tính và máy chủ, hãy đảm bảo chu kỳ sao lưu chạy đúng cách trước và sau khi tắt máy. Giảm tiếp xúc với thảm họa bằng cách lên lịch sao lưu ngoại vi của bạn để nhận hàng sớm, thay vì đợi doanh nghiệp mở lại. Đây là một lĩnh vực mà bạn muốn có hướng dẫn rõ ràng để liên hệ với ai trong trường hợp có sự cố, vì vậy hãy đảm bảo dịch vụ trả lời của bạn được thông báo chính xác.
08 - KHÔNG tắt
Có một số thiết bị văn phòng mà bạn không nên tắt, bao gồm:
- Máy fax
- Hệ thống điện thoại
- Máy chủ và hệ thống sao lưu
- Đơn vị lạnh
- Hệ thống an ninh