Quan trọng hơn, nó là cần thiết để cung cấp thông tin về làm thế nào để liên lạc với một ai đó trong kinh doanh trong khi đi.
Nó sẽ rất bực bội cho một khách hàng để được quay đi và không biết làm thế nào để liên lạc với bạn. Nó không quan trọng nếu vị trí của bạn là trong bán hàng, dịch vụ hoặc thậm chí phát triển sản phẩm. Tất cả các cuộc gọi của khách hàng là quan trọng và cần phải được tham dự một cách chuyên nghiệp.
Nội dung email thông báo cho khách hàng và đồng nghiệp đang cố gắng liên lạc với bạn qua email phải nhất quán với nội dung của tin nhắn thoại sẽ chào đón người gọi. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 và được kết nối qua máy chủ Microsoft Exchange, trước tiên hãy nhấp vào tab Tệp, sau đó nhấp vào biểu tượng Trả lời tự động.
Điều này sau đó sẽ bắt đầu quá trình tạo email tạm thời được gửi tới tất cả những email đã gửi email trong khi bạn ra khỏi văn phòng. Trả lời tự động được gửi đi vì bạn đã bật thông báo tạm thời này. Bạn có thể xem danh sách hướng dẫn từng bước để tạo email này tại đây: Email ngoài Office dành cho Outlook Exchange
Nếu bạn không được kết nối qua máy chủ Microsoft Exchange, quá trình này hơi khác vì không có biểu tượng "Trả lời tự động" trên các loại tài khoản email này. Hướng dẫn từng bước để tạo cùng một loại email này cho người dùng không phải Exchange có thể được xem tại đây: Hết Office cho tất cả những người khác
Bước tiếp theo là tạo nội dung của email sẽ được gửi tới tất cả những email gửi cho bạn trong khi bạn vắng mặt khỏi văn phòng. Email này sẽ truyền đạt thời gian bạn sẽ ra khỏi văn phòng, bạn có thể liên lạc với bạn như thế nào trong thời gian vắng mặt (nếu thích hợp) và người trong doanh nghiệp liên hệ với bạn thay thế nếu bạn không muốn đạt được trong thời gian xa văn phòng.
Thí dụ:
Xin chào,
Cảm ơn email của bạn. Tôi hiện đang ở ngoài văn phòng và sẽ trở lại vào thứ Hai, ngày 1 tháng 12. Tôi sẽ có quyền truy cập hạn chế vào email trong thời gian này, do đó phản hồi của tôi có thể hơi chậm trễ. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gửi email đến trợ lý của tôi, Barbara Colson. Địa chỉ email của cô ấy là bcolson@xyz.com.
Chúc mừng ngày lễ!
Shahira
Microsoft cung cấp các mẫu và các ví dụ khác có thể tìm thấy ở đây: Các mẫu và ví dụ ngoài Office. Đừng quên tắt thông báo tạm thời này khi bạn quay lại văn phòng, nếu không, bất kỳ ai gửi email cho bạn sau khi bạn quay lại văn phòng sẽ tiếp tục nhận được thông báo tương tự này.
Bây giờ bạn đã tạo email gửi đi, việc tạo ra một tin nhắn thoại tương tự, nhất quán gửi tất cả người gọi của bạn thật dễ dàng. Sử dụng cùng một từ trong email, tham khảo những người sẽ được liên lạc trong sự vắng mặt của bạn và nhà nước khi bạn sẽ trở lại.
Đối với tin nhắn thoại, cần cung cấp số điện thoại của người đó thay vì địa chỉ email của họ.
Thí dụ:
Xin chào,
Bạn đã đến bàn làm việc của Shahira Raineri. Vui lòng nghe toàn bộ tin nhắn này. Tôi sẽ ra khỏi văn phòng cho đến thứ Hai, ngày 5 tháng Giêng. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, hãy gọi cho trợ lý của tôi, Barb Colson. Số điện thoại của cô ấy là 212-555-xxxx.
Tôi mong được nói chuyện với bạn khi tôi trở về. Cảm ơn.