Nhà cung cấp sẽ tạo giá thầu dựa trên hiểu biết về các yêu cầu được chỉ định trong RFP và giá thầu cạnh tranh sẽ được đánh giá để tạo ra lựa chọn nhà cung cấp chiến thắng hoặc danh sách ngắn các nhà cung cấp. .
Xác định yêu cầu cho tài liệu đề xuất
Các tài liệu RFP là rất quan trọng để có được một nhà cung cấp có thể đáp ứng yêu cầu kinh doanh của khách hàng. Nếu tài liệu bị thiếu sót, do yêu cầu không rõ ràng, thiếu yêu cầu hoặc yêu cầu không hợp lý trên nhà cung cấp , thì quy trình RFP sẽ dẫn đến giá thầu không đầy đủ hoặc trong một số trường hợp, không có giá thầu nào cả. Nhà cung cấp không bắt buộc phải gửi giá thầu cho mọi RFP mà họ nhận được và thậm chí nếu họ có thể đáp ứng các yêu cầu RFP, họ có thể không có khả năng cung cấp các yêu cầu một cách kịp thời. Sau này thường được tìm thấy khi một khách hàng gửi RFP đến các nhà cung cấp nhỏ hơn, những người có thể là các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực của họ nhưng không có phương tiện hoặc năng lực để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Mỗi RFP sẽ khác nhau dựa trên các yêu cầu đã được xác định và nhu cầu cụ thể của khách hàng. Ngay cả trong cùng một công ty, một tài liệu RFP có thể khác nhau về tiêu điểm tùy thuộc vào các yêu cầu chính. Đối với một số RFP, trọng tâm có thể là về giá, trong khi những người khác có thể tập trung vào thời gian giao hàng hoặc các yêu cầu về chất lượng cho các mục cần thiết.
Các tính năng cụ thể của tài liệu RFP
Có một số tính năng của tài liệu RFP được yêu cầu. Ví dụ: mỗi RFP phải có ngày và giờ cụ thể mà khách hàng yêu cầu tất cả các nhà cung cấp tiềm năng phải gửi giá thầu. Nếu hồ sơ dự thầu được gửi sau ngày đó, chúng sẽ bị loại bỏ. Nếu nhà cung cấp không thể gửi giá thầu đúng thời hạn, thì điều này có thể cho biết vấn đề có thể xảy ra với tổ chức và có thể là mối quan ngại về giao hàng.
Tuy nhiên, khách hàng phải cung cấp cho nhà cung cấp đủ thời gian để gửi giá thầu. Nếu các yêu cầu đặc biệt phức tạp, các nhà cung cấp có thể cần phải tập hợp một nhóm phản hồi để phân tích các yêu cầu thành các khu vực mà họ có thể hiểu và sau đó lắp ráp một giá thầu. Nếu dòng thời gian được xác định trong RFP quá ngắn, các phản hồi có thể vội vã và các nhà cung cấp có thể đoán được sự phức tạp của dự án, thay vì hiểu đầy đủ về nó. Điều này sẽ dẫn đến các giá thầu không chính xác và một quá trình RFP lãng phí.
Tài liệu RFP nên chỉ ra quy trình nếu các nhà cung cấp có thêm câu hỏi về các yêu cầu được quy định trong RFP. Các nhà cung cấp không được phép gọi cho khách hàng vì điều này có thể dẫn đến một nhà cung cấp được cung cấp thêm thông tin cung cấp cho họ một lợi thế cạnh tranh.
Tốt nhất là sắp xếp một cuộc gọi hội nghị để đại diện của mỗi nhà cung cấp có thể hỏi và lắng nghe các câu hỏi được hướng dẫn lại cho khách hàng. Điều này đảm bảo sự công bằng trong quá trình đấu thầu.
Một tài liệu RFP cũng phải xác định rõ ràng định dạng phản hồi RFP của nhà cung cấp. Nếu điều này không được xác định rõ ràng, các phản hồi sẽ được gửi ở các định dạng khác nhau và sẽ không thể so sánh giá thầu của nhà cung cấp. Định dạng phản hồi phải xác định những gì được yêu cầu từ nhà cung cấp trong mỗi phần, chẳng hạn như tham chiếu, hồ sơ của các thành viên nhóm tiềm năng, tài liệu với các nhà cung cấp hiểu về yêu cầu và định dạng để định giá. Nếu mỗi nhà cung cấp tuân thủ định dạng phản hồi chính xác, điều này sẽ giúp so sánh giá thầu dễ dàng hơn.