VMI là một quá trình mà nhà cung cấp tạo đơn đặt hàng cho khách hàng của họ
Sự sắp xếp này có thể cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng nhưng giảm hàng tồn kho và loại bỏ các tình huống tồn kho.
VMI và EDI
Với VMI, nhà cung cấp chỉ định số lượng giao hàng được gửi cho khách hàng thông qua kênh phân phối bằng cách sử dụng dữ liệu thu được từ Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
Có một số giao dịch EDI có thể hình thành cơ sở của quy trình VMI, 852.855 và 856.
Đầu tiên là Bản ghi Hoạt động Sản phẩm, được gọi là 852. Giao dịch EDI này chứa thông tin bán hàng và khoảng không quảng cáo như hoạt động sản phẩm chính và các biện pháp dự báo, chẳng hạn như
- Số lượng bán ($)
- Số lượng bán (đơn vị)
- Số lượng trên tay ($)
- Số lượng trên tay (đơn vị)
- Số lượng đặt hàng ($)
- Số lượng đặt hàng (đơn vị)
- Số lượng nhận được ($)
- Số lượng đã nhận (đơn vị)
- Số lượng dự báo ($)
- Số lượng dự báo (đơn vị)
Thông tin EDI 852 có thể được gửi từ khách hàng đến nhà cung cấp hàng tuần hoặc thường xuyên hơn trong các ngành công nghiệp có khối lượng lớn. Nhà cung cấp đưa ra quyết định đặt hàng dựa trên dữ liệu này trong quá trình truyền 852.
Nhà cung cấp xem xét thông tin đã nhận được từ nhà cung cấp và xác định đơn đặt hàng được thực hiện dựa trên thỏa thuận hiện có giữa nhà cung cấp và khách hàng.
Phần mềm VMI
Nhiều nhà cung cấp sử dụng gói phần mềm VMI để hỗ trợ họ trong việc xác định yêu cầu đặt hàng.
Phần mềm VMI có thể là một phần của bộ phần mềm ERP như SAP hoặc là một lựa chọn độc lập như các sản phẩm của Blue Habanero, LevelMonitor, NetVMI hoặc các sản phẩm khác.
Phần mềm sẽ xác minh xem dữ liệu có chính xác và có ý nghĩa hay không. Nó sẽ tính toán một điểm sắp xếp lại cho mỗi mục dựa trên dữ liệu và bất kỳ thông tin khách hàng nào như quảng cáo, thời vụ hoặc các mặt hàng mới.
Số lượng của từng mặt hàng có sẵn tại khách hàng được so sánh với điểm sắp xếp lại cho mỗi mục tại mỗi địa điểm. Điều này sẽ xác định xem một đơn đặt hàng là cần thiết và số lượng cần thiết.
Giao dịch EDI thứ hai được sử dụng trong VMI là xác nhận đơn đặt hàng, được gọi là 855. Tài liệu EDI này được gửi tới khách hàng có chứa một số trường bao gồm;
- Số lượng đơn đặt hàng
- Ngày đặt mua
- Mục hàng Đơn đặt hàng
- Số lượng
- Giá bán
- Số mặt hàng
- Mô tả của Item
- Giá cước vận tải
- Ngày xuất hàng
Một số nhà cung cấp cung cấp thông báo tàu trước (ASN) cho khách hàng của họ để thông báo cho họ về một đơn đặt hàng đến, được gọi là EDI 856.
ASN khác với xác nhận đơn đặt hàng trong cả thời gian và nội dung. 856 được gửi cho khách hàng sau khi lô hàng đã được thực hiện thay vì tại thời điểm đặt hàng .
Tại sao nên sử dụng VMI?
Một trong những lợi ích của VMI là nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp cho khách hàng khi cần thiết. Điều này loại bỏ sự cần thiết cho khách hàng để có cổ phiếu an toàn đáng kể. Hàng tồn kho thấp hơn cho khách hàng có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể.
Khách hàng cũng có thể hưởng lợi từ việc giảm chi phí mua hàng. Bởi vì nhà cung cấp nhận dữ liệu chứ không phải đơn đặt hàng , bộ phận thu mua phải dành ít thời gian hơn cho việc tính toán và sản xuất đơn đặt hàng.
Ngoài ra, nhu cầu điều chỉnh đơn đặt hàng và điều chỉnh được loại bỏ, điều này sẽ làm giảm chi phí mua hàng hơn nữa. Tiết kiệm chi phí cũng có thể được tìm thấy trong chi phí nhà kho giảm. Hàng tồn kho thấp hơn có thể làm giảm nhu cầu về không gian kho và tài nguyên kho.
Nhà sản xuất có thể đạt được một số lợi ích từ khoảng không quảng cáo do nhà cung cấp quản lý vì họ có thể có được quyền truy cập vào dữ liệu bán hàng của khách hàng (POS) giúp dự báo của họ dễ dàng hơn một chút. Các nhà sản xuất cũng có thể thực hiện kế hoạch quảng cáo cho khách hàng của mình thành các mô hình dự báo, điều đó có nghĩa là sẽ có đủ cổ phiếu khi quảng cáo của họ đang chạy.
Là nhà sản xuất có khả năng hiển thị nhiều hơn đối với mức độ kiểm kê của khách hàng , việc đảm bảo rằng các giao dịch chứng khoán sẽ không xảy ra dễ dàng hơn khi họ có thể thấy khi nào các mặt hàng cần được sản xuất.
Điểm mấu chốt là chuỗi cung ứng tối ưu hóa có nghĩa là bạn đang phân phối tới khách hàng của mình những gì họ muốn, khi họ muốn - và hoàn thành điều đó bằng cách chi tiêu ít tiền nhất có thể.
Sử dụng khoảng không quảng cáo được quản lý bởi nhà cung cấp là đơn đặt hàng và công cụ bổ sung khoảng không quảng cáo mà một số công ty sử dụng để hoàn thành công việc đó.
Bài viết đã được cập nhật bởi Chuyên gia Chuỗi cung ứng và Hậu cần, Gary Marion.