Những điều cơ bản của EDI và cách sử dụng nó cho doanh nghiệp của bạn
Các giao dịch EDI là một lĩnh vực thương mại điện tử mà các công ty sử dụng, ví dụ, một công ty có thể muốn gửi đơn đặt hàng điện tử đến một công ty khác và điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng EDI.
Các giao dịch EDI được thiết kế độc lập với các giao tiếp được các công ty hoặc công nghệ phần mềm sử dụng để tạo ra dữ liệu EDI.
Định dạng EDI
Tuy nhiên, có các tiêu chuẩn xác định cách định dạng mỗi tin nhắn.
Có bốn tiêu chuẩn EDI: UN / EDIFACT, tiêu chuẩn được quốc tế công nhận và được sử dụng chủ yếu bên ngoài Bắc Mỹ, ANSI ASC X12 là tiêu chuẩn được sử dụng trong Bắc Mỹ, TRADACOM được sử dụng bởi các công ty bán lẻ của Anh và ODETTE được sử dụng bởi các nhà sản xuất ô tô châu Âu.
Việc thực hiện EDI là quan trọng đối với các công ty vì nó có thể làm giảm đáng kể chi phí gửi tài liệu.
Chi phí EDI so với lợi ích
Lệnh mua giấy yêu cầu tài nguyên để in PO, fax, hoặc đăng nó lên nhà cung cấp. EDI tự động gửi tài liệu điện tử đến nhà cung cấp, do đó giảm chi phí gửi PO. Các nghiên cứu về tiết kiệm chi phí thực hiện EDI đã được thực hiện, bao gồm một báo cáo từ nhóm Aberdeen năm 2008, cho thấy rằng ở Mỹ có chi phí 37,45 đô la để sản xuất và gửi PO giấy, trong khi chi phí chỉ $ 23,83 để gửi bằng EDI.
Không phải tất cả các công ty đều sử dụng EDI. Có một chi phí để thực hiện và duy trì công nghệ cần thiết để thực hiện EDI. Mỗi đối tác thương mại mà một công ty muốn sử dụng EDI có thể yêu cầu tài nguyên để thiết lập và điều này có thể là chi phí nghiêm cấm đối với các công ty hoặc công ty nhỏ hơn không có tài nguyên kỹ thuật.
Một số công ty tuyên bố sử dụng EDI có thể nhận đơn đặt hàng điện tử nhưng không thể tự động tải các đơn hàng đó vào hệ thống bán hàng của họ.
Các đơn đặt hàng EDI được in ra và tự nhập vào hệ thống máy tính của họ.
Tình trạng này là phổ biến nơi các công ty có hệ thống đặt hàng lão hóa không có khả năng chấp nhận hoặc tạo ra các đơn đặt hàng EDI.
EDI cách hoạt động
Có một số cách thông điệp EDI được truyền giữa các đối tác thương mại. Phương pháp phổ biến nhất là sử dụng mạng giá trị gia tăng hoặc VAN. Điều này cho phép các công ty gửi một đường truyền mà sau đó được VAN xem xét và sau đó được gửi đến đúng người nhận.
Gần đây, một phương pháp mới để truyền EDI đang được sử dụng. Điều này được gọi là AS2, viết tắt của Tuyên bố về Khả năng ứng dụng 2, và được Wal-Mart bảo vệ, yêu cầu tất cả các nhà cung cấp của họ sử dụng phương pháp này. Sử dụng AS2, các tài liệu EDI được truyền qua internet và bảo mật của tài liệu được thực hiện bằng mã hóa và sử dụng chứng chỉ số.
Có hàng tá tài liệu EDI có thể được thực hiện bởi một công ty và các đối tác thương mại của họ. Theo các tài liệu EDI chuẩn X12 ANSI ASC là một phần của một chuỗi, ví dụ như có một chuỗi đơn hàng, một loạt kho lưu trữ, một loạt tài chính, v.v.
Ngoài ra còn có một số chuỗi liên quan đến các ngành cụ thể như chính phủ, bảo hiểm, thế chấp và ô tô.
Đối với nhiều công ty, họ sẽ chỉ thực hiện một số lượng nhỏ tài liệu EDI với các đối tác thương mại của họ, thường là trong chuỗi đặt hàng, chuỗi xử lý vật liệu và chuỗi phân phối.
Ví dụ, một công ty đang triển khai EDI giữa họ và công ty logistics của bên thứ ba chỉ có thể thực hiện năm tài liệu EDI như EDI 940 cho đơn hàng vận chuyển kho, EDI 943 để được tư vấn chuyển hàng kho, EDI 944 để chuyển kho hàng nhận lời khuyên, EDI 945 để được tư vấn vận chuyển kho hàng và EDI 947 cho một lời khuyên điều chỉnh hàng tồn kho.
Giao dịch EDI thường được sử dụng trong chuỗi cung ứng
753 Yêu cầu hướng dẫn định tuyến
754 Hướng dẫn định tuyến
816 Mối quan hệ tổ chức
818 Báo cáo bán hàng của Ủy ban
830 Lịch trình lập kế hoạch với khả năng phát hành
832 Danh mục giá / bán hàng
840 Yêu cầu báo giá
841 Thông số kỹ thuật / Thông tin kỹ thuật
842 Báo cáo không phù hợp
843 Trả lời yêu cầu báo giá
845 Xác nhận ủy quyền giá / Trạng thái
846 Kiểm tra hàng tồn kho / Tư vấn
Tuyên bố về nguyên liệu 847
848 Bảng dữ liệu an toàn vật liệu
850 đơn đặt hàng
Lịch trình tài sản 851
852 Dữ liệu hoạt động sản phẩm
853 Định tuyến và hướng dẫn Carrier
855 Xác nhận đơn đặt hàng
856 Thông báo tàu / Tệp kê khai
857 Thông báo giao hàng và thanh toán
860 Yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng - Người mua đã bắt đầu
861 Nhận giấy chứng nhận tư vấn / chấp nhận
Lịch vận chuyển 862
863 Báo cáo kết quả kiểm tra
865 Xác nhận / Yêu cầu Thay đổi Đơn đặt hàng - Người bán đã bắt đầu
866 Chuỗi sản xuất
869 Yêu cầu trạng thái đơn đặt hàng
870 Báo cáo trạng thái đơn đặt hàng
873 Dịch vụ vận chuyển hàng hóa
874 Dịch vụ chuyển động hàng hóa
878 Cấp phép sản phẩm / Ủy quyền
879 Thông tin về giá
882 Thông tin Tóm tắt Phân phối Cửa hàng Trực tiếp
885 Đặc điểm tài khoản bán lẻ
Bảo trì 888 mục
889 Thông báo khuyến mãi
890 Quản lý hợp đồng & giảm giá
893 Yêu cầu thông tin về mặt hàng
895 Xác nhận giao hàng / trả lại hoặc điều chỉnh
Đơn hàng vận chuyển kho 940
943 Tư vấn vận chuyển kho hàng
944 Tư vấn Biên nhận Chuyển khoản Kho
Lời khuyên về vận chuyển của kho vận 945
947 Tư vấn điều chỉnh kho hàng tồn kho
Cập nhật bởi Gary Marion, chuyên gia hậu cần và chuỗi cung ứng.