Làm cho nó ngắn gọn nhưng mời
Mim Carlson và Tori O'Neal-McElrath, tác giả của tài trợ, từng bước , chỉ ra rằng thư xin việc nên:
- giới thiệu tổ chức của bạn với đúng người;
- đảm bảo với nhà tài trợ rằng dự án này có sự hỗ trợ của ban giám đốc của bạn;
- và nêu rõ những gì bạn đang yêu cầu ... bao nhiêu và cho cái gì.
Khi nào bạn đưa một thư giới thiệu?
Sử dụng thư giới thiệu cho các đề xuất cho các tập đoàn và tổ chức, nhưng không áp dụng cho các đơn xin cấp liên bang hoặc tiểu bang. Những nhà tài trợ chỉ muốn những gì họ yêu cầu. Họ hiếm khi yêu cầu thư xin việc.
Các thuộc tính của một thư xin việc tốt
Thư xin việc của bạn nên là:
- tóm tắt
- đi đến điểm một cách nhanh chóng
- không chỉ lặp lại thông tin trong đề xuất
- nên cho người đọc biết bạn hiểu rõ nhà tài trợ như thế nào và cách thức tài trợ của bạn đáp ứng các yêu cầu của nhà tài trợ
Beverly A. Browning, tác giả của Grant Writing for Dummies , gợi ý rằng bạn viết thư giới thiệu sau khi bạn đã hoàn thành toàn bộ đề xuất và khi bạn đang trong trạng thái phản chiếu. Browning nói:
"Khi bạn xem xét thành tích tuyệt vời của bạn (yêu cầu tài trợ đã hoàn thành), hãy để cho quảng cáo, bên phải não của bạn bắt đầu và kết nối cảm xúc hoàn thành của bạn với người sẽ giúp kế hoạch của bạn trở thành sự thật."
Định dạng thư xin việc của bạn
Thực hiện theo các khái niệm cơ bản này và bạn không thể làm sai:
- Sử dụng tiêu đề thư của tổ chức của bạn. Đặt cùng một ngày trên thư xin việc trên đơn xin trợ cấp hoàn tất. Đó là ngày bạn sẽ gửi đề xuất tài trợ cho người cấp. Sử dụng cùng ngày làm cho tất cả các tài liệu trong gói đề xuất của bạn nhất quán.
- Đối với địa chỉ bên trong (nằm ở phía trên cùng của chữ cái), hãy sử dụng tên và tên của người liên lạc của công ty, theo sau là tên, địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã zip của nguồn tài trợ. Kiểm tra kỹ thông tin này bằng một cuộc gọi điện thoại hoặc một email. Những thông tin này thay đổi thường xuyên, vì vậy hãy đảm bảo bạn có tên và địa chỉ hiện tại. Ngoài ra, khi bạn gửi đơn xin trợ cấp điện tử , bạn có thể không biết một tên cụ thể nào.
- Trong lời chào của bạn, hãy sử dụng "Dear" cùng với tiêu đề cá nhân (Mr., Ms., Mrs., Dr., Messrs., Vv), tiếp theo là họ. Điều quan trọng là bạn giải quyết bức thư cho một người cụ thể. Hãy gọi cho cơ sở hoặc văn phòng công ty để đảm bảo bạn có đúng người và đúng tiêu đề cá nhân. Những chi tiết này có vẻ không quan trọng, nhưng chúng quan trọng.
- Đoạn đầu tiên của bạn nên ngắn gọn và tập trung. Giới thiệu tổ chức của bạn (tên pháp lý của nó) và nói với nhà tài trợ số tiền bạn đang yêu cầu và lý do tại sao. Bao gồm một hoặc hai câu về những gì tổ chức của bạn làm, và sau đó bao gồm một điểm dựa trên nghiên cứu cho thấy có nhu cầu về những gì tổ chức của bạn làm.
- Viết một hoặc hai đoạn ngắn hơn. Nêu rõ mục đích của dự án của bạn và cách nó phù hợp với nhiệm vụ của quỹ hoặc tài trợ các ưu tiên. Bao gồm thực tế là ban giám đốc của bạn hỗ trợ đầy đủ dự án.
- Kết thúc thư của bạn với một đoạn tóm tắt. Thêm những gì quan hệ đối tác tài trợ này có thể có nghĩa là đối tượng mục tiêu của dự án của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm lời mời tham gia trang web.
- Sử dụng lệnh đóng như "Trân trọng".
- Lá thư phải được ký bởi giám đốc điều hành hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, hoặc cả hai. Bên dưới chữ ký, nhập tên, chữ ký giữa, họ và tên công việc của người ký tên. Mặc dù ED hoặc chủ tịch hội đồng quản trị nên ký tên vào lá thư, nhưng hãy đưa thông tin liên lạc cho người tốt nhất để trả lời các câu hỏi ở cuối đoạn cuối.
- Ở dưới cùng của chữ cái, bao gồm từ "ENCLOSURE" (trong tất cả các chữ cái).
Bao lâu nên thư bao gồm?
Hầu hết các chuyên gia khuyên bạn nên giới hạn thư giới thiệu của bạn cho một trang với ba hoặc bốn đoạn văn. Vì người đọc có toàn bộ một đề nghị để cày qua, bạn không muốn làm cho anh ta hoặc cô ấy thiếu kiên nhẫn bằng cách đọc một bức thư dài.
Các giai điệu và chi tiết cụ thể của thư xin việc của bạn có thể khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đã được mời gửi một đề xuất đầy đủ sau khi gửi Thư yêu cầu (LOI) hay dự án này là cách tiếp cận đầu tiên của tổ chức bạn đến nền tảng đặc biệt này.
Thư mẫu
Mary Smith, PhD
Cán bộ chương trình
Community Foundation
Ngõ 4321 Common Lane
Một số thành phố, YZ 55555
Kính thưa bác sĩ Smith:
Trung Tâm Cao Niên Một Thành Phố trân trọng yêu cầu một khoản trợ cấp $ 50,000 cho Dự Án Thí Điểm Outreach Senior Outreach Senior của chúng tôi.
Là trung tâm cao cấp lớn nhất trong Quận bất kỳ, phục vụ hơn 450 người cao niên mỗi ngày, chúng tôi biết về nhân khẩu học thay đổi trong khu vực dịch vụ của chúng tôi. Và chúng tôi cam kết phát triển và điều chỉnh trung tâm của chúng tôi để đáp ứng nhu cầu mới nổi. Dự án thí điểm tiếp cận cộng đồng người cao tuổi Latino sẽ cho phép chúng tôi thử nghiệm nỗ lực một năm để xác định liệu trung tâm của chúng tôi có hiệu quả hay không:
- cung cấp quyền truy cập toàn diện vào các dịch vụ y tế và xã hội cho người cao niên ở các cộng đồng người Latinh do trung tâm của chúng tôi phục vụ và
- nâng cao và tích hợp đầy đủ năng lực văn hóa của hội đồng quản trị, nhân viên và tình nguyện viên của Trung tâm Cao niên Thành phố.
Ban giám đốc của chúng tôi rất nhiệt tình về chương trình này và mong muốn khởi động chương trình để chúng tôi có thể trở thành trung tâm có văn hóa và hòa nhập nhất dành cho người cao niên ở tất cả các cộng đồng của chúng tôi cần những dịch vụ này. Chúng ta có thể tìm thấy vào cuối năm thí điểm của mình rằng chương trình này, thành công, hội đồng của chúng tôi đã cam kết bao gồm một phần chi phí hàng năm của dự án vào ngân sách hoạt động hàng năm của chúng tôi để chương trình trở thành một phần không thể thiếu trong các dịch vụ cốt lõi của chúng tôi .
Thông qua dự án này, Trung tâm sẽ trở thành giấy giới thiệu chính được đưa ra bởi Health Access Latinos, Families of Any County và ba phòng khám cộng đồng trong vòng bán kính 15 dặm từ trung tâm của chúng tôi. Chúng tôi cũng sẽ chấp nhận giới thiệu những người cao niên nói tiếng Tây Ban Nha từ bất kỳ cơ quan cộng đồng nào khác trong khu vực dịch vụ trực tiếp của chúng tôi.
Cảm ơn bạn đã xem xét yêu cầu của chúng tôi. Tôi sẽ liên lạc với bạn trong tuần tới để trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có, cũng như tìm hiểu xem chúng tôi có thể gặp bạn để thảo luận về giá trị của đề xuất của chúng tôi hay không. Trong khi đó, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với Connie Jones, Giám đốc phát triển của chúng tôi theo số (555) 555-5555, x555 hoặc cjones@scsc.org.
Trân trọng,
Jane Lovely
Giám đốc điều hành
BAO VÂY
* Thư được in lại (với các sửa đổi) với sự cho phép của các tài trợ, từng bước , Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 cách để mess lên thư của bạn bao gồm
- Viết quá nhiều. Thư xin việc không phải là một luận văn, cũng không phải là một đề xuất đầy đủ. Giữ nó ngắn gọn và đến mức Mẹo: Để người khác đọc nó. Họ có hiểu không?
- Sử dụng các từ lớn . Nếu bạn đã học đại học, bạn đã học cách viết một cách phức tạp. Đừng làm điều đó ở đây. Bạn không cố gắng gây ấn tượng với ai đó với sự khôn ngoan của bạn. Bạn chỉ muốn nêu rõ trường hợp của mình một cách tự nhiên nhất có thể. Nếu bạn không biết khi nào bạn viết quá phức tạp, hãy sử dụng một ứng dụng như Hemingway. Nó sẽ cho bạn biết khi nào câu của bạn khó đọc và khi bạn quá dài dòng.
- Làm sai lầm ngữ pháp . Nếu bạn không chắc về ngữ pháp của mình, đừng nắm lấy cơ hội. Sử dụng kiểm tra ngữ pháp trong WORD, và, cũng chạy bản nháp của bạn thông qua một ứng dụng như Grammarly. Có một phiên bản miễn phí, nhưng phiên bản trả tiền vượt quá kiểm tra ngữ pháp cần thiết điển hình.
Làm thế nào bạn có thể làm cho thư bìa của bạn nổi bật?
Thật buồn khi nói, nhưng đề xuất tài trợ của bạn có thể nằm trong số hàng trăm hoặc hàng nghìn mà một nền tảng điển hình sẽ thấy trong một năm trung bình. Thư xin việc của bạn có thể tạo ra sự khác biệt trong việc cắt giảm sang bước tiếp theo để tài trợ. Nhưng làm thế nào bạn có thể làm cho nó nổi bật?
Vâng, đừng thử bất cứ điều gì "dễ thương". Cán bộ dự bị sẽ không bị ấn tượng. Nhưng bạn có thể bao gồm một đoạn về lý do tại sao tổ chức của bạn là một trong những tốt nhất có thể hoàn thành nhiệm vụ này. Khảo sát các tổ chức cạnh tranh của bạn và đánh giá chỉ cách thức và nơi bạn vượt trội. Đó có thể là sức mạnh của nhân viên và tình nguyện viên của bạn, trải nghiệm của bạn với vấn đề cụ thể này, hoặc hỗ trợ cộng đồng mà bạn thích.
Bạn không cần phải đề cập đến tên của đối thủ cạnh tranh hoặc chỉ trích họ. Chỉ cần làm nổi bật điểm mạnh của bạn. Đây sẽ là thời điểm tốt để tham khảo ý kiến với những người khác xung quanh văn phòng. Kéo một vài người lại với nhau và suy nghĩ về cách tổ chức phi lợi nhuận của bạn vượt trội.
Tài nguyên:
Kể chuyện cho Grantseekers , Second Edition, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Mua từ Amazon.
Giành chiến thắng Grants từng bước: Bảng tính hoàn chỉnh cho việc lập kế hoạch, phát triển và viết đề xuất thành công, phiên bản thứ 4, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Mua từ Amazon
Cấp văn bản cho Dummies , 5th Edition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Mua từ Amazon
Quay lại Cách viết Đề xuất tài trợ.