Các bước chuẩn bị số dư dùng thử
Liệt kê mọi tài khoản sổ kế toán mở trên biểu đồ tài khoản của bạn theo số tài khoản . Số tài khoản phải là số có bốn chữ số được gán cho tài khoản khi bạn thiết lập biểu đồ tài khoản. Liệt kê tổng số ghi nợ và tín dụng của bạn từ mỗi tài khoản sổ cái chung. Bạn nên có một bảng với bốn cột. Các cột phải là số tài khoản, tên tài khoản, ghi nợ và tín dụng.
Đối với mỗi tài khoản sổ kế toán mở, tổng số ghi nợ và tín dụng của bạn cho kỳ kế toán mà bạn đang chạy số dư dùng thử. Ghi lại tổng số cho mỗi tài khoản trong cột thích hợp. Nếu các khoản ghi nợ và tín dụng không bằng nhau, thì có lỗi trong tài khoản sổ cái chung. Chạy số dư dùng thử một cách thường xuyên, ít nhất là hàng tháng, giúp bạn xác định mọi vấn đề một cách nhanh chóng và dễ dàng và khắc phục chúng ngay khi chúng phát sinh. Chuẩn bị số dư dùng thử phải được liên kết với chu kỳ thanh toán của công ty.
Không chuẩn bị bất kỳ mục điều chỉnh nào. Số dư dùng thử được chuẩn bị trước khi bạn thực hiện bất kỳ mục điều chỉnh nào. Số dư thử nghiệm ban đầu được chuẩn bị để phát hiện bất kỳ lỗi toán học nào trước khi bạn thực hiện điều chỉnh mục nhập hoặc bắt đầu đóng sách của mình trong kỳ kế toán.
Nếu bạn thấy bạn có số dư dùng thử không cân bằng, nói cách khác, các khoản ghi nợ không bằng tín dụng, sau đó bạn có lỗi trong quá trình kế toán. Lỗi đó phải được tìm thấy và sửa chữa.
Bước đầu tiên trong việc tìm kiếm lỗi là chỉ cần thêm lại các cột tín dụng và ghi nợ để kiểm tra toán học của bạn. Nếu họ vẫn không thêm lên, sau đó trừ cột nhỏ hơn từ lớn hơn và tìm số tiền còn thiếu trong cột nhỏ hơn. Nếu bạn tìm thấy nó, bạn đã tìm thấy lỗi của mình.
Có các kỹ thuật tiêu chuẩn khác để theo dõi lỗi trong số dư dùng thử. Nếu các khoản ghi nợ và tín dụng không bằng nhau, hãy xem liệu số 2 có chia đều cho chênh lệch không. Nếu có, hãy tìm tài khoản, tìm tài khoản không chính xác trong cột có tổng số lớn hơn bằng một nửa số chênh lệch. Nếu bạn thấy điều này, bạn đã tìm thấy lỗi của mình.
Một kỹ thuật khác là sử dụng số 9 để tìm lỗi chuyển vị. Nếu số 9 chia đều thành chênh lệch giữa tín dụng và ghi nợ, bạn có lỗi chuyển vị. Quay trở lại mục nhập tín dụng và ghi nợ của bạn để tìm lỗi chuyển vị của bạn.
Ví dụ về các lỗi khác có thể mất cân đối số dư dùng thử là:
- Không bao gồm tài khoản sổ cái trong tính toán số dư dùng thử
- Tạo lỗi trong mục nhập tạp chí phức hợp
- Đặt tài khoản sổ cái sai trong các cột số dư dùng thử
- Tính toán số tiền tài khoản sổ kế toán
- Đăng một mục nhật ký kế toán vào tài khoản sổ cái chung sai
Xem xét bổ sung
Nếu bạn không thực hiện mục nhập nhật ký, nó sẽ không hiển thị dưới dạng lỗi trong số dư dùng thử.
Nếu bạn ghi lại giao dịch tài chính trong tài khoản không chính xác, giao dịch đó sẽ không hiển thị dưới dạng lỗi trong số dư dùng thử.
Nếu bạn chuyển số trong cột ghi nợ bằng số trong cột tín dụng, số đó sẽ không hiển thị trong số dư dùng thử.
Không đăng bài nhật ký kế toán vào sổ kế toán tạp chí sẽ không hiển thị trong số dư dùng thử.