Cách thiết lập biểu đồ tài khoản doanh nghiệp nhỏ
Thiết lập biểu đồ tài khoản
Khi bạn bắt đầu một doanh nghiệp mới , bạn thiết lập biểu đồ tài khoản của mình như là bước đầu tiên trong việc thiết lập hệ thống kế toán của công ty bạn.
Các doanh nghiệp nhỏ không phải tất cả đều có cùng một biểu đồ tài khoản. Các tài khoản bạn bao gồm trong biểu đồ tài khoản phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Ví dụ: nếu bạn có một doanh nghiệp dịch vụ, bạn sẽ không có tài khoản khoảng không quảng cáo. Nếu bạn có một doanh nghiệp bán sản phẩm, bạn sẽ cần một tài khoản hàng tồn kho.
Khi bạn thiết lập biểu đồ tài khoản, hãy nghĩ về tương lai. Đừng chỉ nghĩ về các tài khoản bạn cần cho doanh nghiệp nhỏ của bạn bây giờ. Hãy suy nghĩ về các tài khoản bạn có thể cần 5 hoặc 10 năm xuống dòng và bao gồm những người trong biểu đồ của bạn. Bạn có thể không có nhân viên ngay bây giờ, nhưng trong một vài năm, bạn có thể thêm nhân viên vào doanh nghiệp của mình để bao gồm những tài khoản đó mà bạn có thể cần trong tương lai. Bạn có thể phải thêm tài khoản vào biểu đồ tài khoản của mình khi bạn làm theo.
Bạn nên tạo hệ thống đánh số cho biểu đồ tài khoản của mình. Nếu bạn định sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính, biểu đồ tài khoản của bạn phải dựa trên hệ thống đánh số gồm 4 chữ số.
Một khối số thường được gán cho từng danh mục tạo nên biểu đồ tài khoản và các số trống sẽ được để lại ở cuối cho các tài khoản bổ sung được thêm vào trong tương lai.
Là một phần của chu kỳ kế toán, biểu đồ tài khoản được sử dụng trong các giao dịch tạp chí. Có năm loại trên biểu đồ tài khoản .
Năm danh mục trên biểu đồ tài khoản
- Tài sản
- Nợ phải trả
- Vốn chủ sở hữu
- Doanh thu
- Chi phí
Tài sản
Bạn muốn sắp xếp biểu đồ tài khoản của mình giống như định dạng bảng cân đối của công ty. Danh mục nội dung là nơi bạn theo dõi những gì công ty của bạn sở hữu. Bạn có thể muốn Danh mục tài sản của mình bắt đầu với số 1000. Đó thường là số chương trình kế toán được máy tính hóa sử dụng. Đánh số từng tài khoản nội dung theo trình tự như 1000, 1010, 1020, v.v., bắt đầu bằng nội dung hiện tại và chuyển sang nội dung cố định.
Tài sản hiện tại sẽ bao gồm các tài khoản tiền mặt trong tay, chẳng hạn như tiền mặt trong tài khoản séc và tiết kiệm của bạn. Bạn có thể có khách hàng mà bạn mở rộng tín dụng, do đó bạn sẽ cần một tài khoản phải thu tài khoản . Nếu bạn bán sản phẩm, bạn sẽ cần một tài khoản hàng tồn kho .
Sau tài khoản tài sản cố định của bạn, hãy đặt vào tài khoản để khấu hao lũy kế. Tích lũy khấu hao luôn là số âm trên số dư và có liên quan trực tiếp đến tài sản cố định của bạn vì đó là những gì bạn đang khấu hao. Không để lại bất kỳ khoảng trống nào cho bất kỳ tài khoản nào khác giữa tài sản cố định và khấu hao lũy kế. Bạn có thể đã khấu hao lũy kế cho nhiều hơn một tài sản cố định . Bạn có thể khấu hao các tòa nhà, phương tiện, thiết bị kinh doanh , v.v.
Nợ phải trả
Danh mục trách nhiệm là nơi bạn theo dõi nghĩa vụ nợ của công ty hoặc những gì công ty của bạn nợ hoặc có thể nợ trong tương lai. Bạn có thể muốn bắt đầu đánh số phần nợ với năm 2000. Cũng giống như với Danh mục tài sản, bạn muốn thực hiện theo biểu mẫu bảng cân đối kế toán truyền thống trong việc phát triển phần trách nhiệm của biểu đồ tài khoản. Bạn sẽ có phần nợ ngắn hạn và phần nợ dài hạn.
Phần trách nhiệm hiện tại sẽ bao gồm các tài khoản nợ ngắn hạn như các khoản phải trả, tài khoản mà bạn sẽ ghi lại những gì bạn nợ nhà cung cấp của mình. Nó cũng sẽ bao gồm các tài khoản tích luỹ của bạn. Tài khoản tích lũy bao gồm những gì bạn nợ trong thuế biên chế và thuế bán hàng. Bạn cũng sẽ có một tài khoản cho tiền lương tích luỹ. Bạn cũng có thể có một tài khoản trách nhiệm hiện tại cho các thẻ tín dụng phải trả và các khoản vay ngắn hạn phải trả.
Trong tương lai, bạn có thể phải chịu một số khoản nợ dài hạn như thế chấp. Bạn nên bao gồm khoảng trống trong biểu đồ tài khoản của mình cho các tài khoản nợ dài hạn khác .
Vốn chủ sở hữu
Tài khoản vốn chủ sở hữu bao gồm đầu tư của bạn trong kinh doanh. Trong trường hợp bạn quyết định thực hiện các nhà đầu tư khác ở đâu đó dọc theo dòng, bạn nên bao gồm các tài khoản cho cổ phiếu phổ thông và, có lẽ, cổ phiếu ưu tiên . Bạn sẽ muốn có một tài khoản cho lợi nhuận giữ lại cho bất kỳ lợi nhuận bạn cày trở lại vào công ty. Bạn thường bắt đầu tài khoản vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu với 3000.
Doanh thu
Doanh thu bán hàng là tài khoản đầu tiên trên biểu đồ các tài khoản có liên quan đến báo cáo thu nhập . Doanh thu bán hàng là nguồn thu nhập chính cho doanh nghiệp của bạn. Thông thường, phần này của biểu đồ tài khoản bắt đầu với 4000. Cùng với tài khoản doanh thu bán hàng, bạn có thể muốn bao gồm một tài khoản để giảm giá bán hàng và trả lại doanh thu và phụ cấp. Bạn cũng sẽ muốn bao gồm một tài khoản cho thu nhập lãi cho bất kỳ thu nhập nào bạn kiếm được từ các khoản đầu tư của công ty bạn.
Chi phí bán hàng hoặc chi phí bán hàng thường là loại tài khoản tiếp theo cần xem xét. Ngay cả các doanh nghiệp dịch vụ cũng phải xem xét chi phí bán hàng. Bạn cũng bao gồm các tài khoản để được giảm giá từ nhà cung cấp , chi phí giao hàng và chi phí bán hàng linh tinh.
Chi phí
Danh mục cuối cùng được liệt kê trên biểu đồ tài khoản là Danh mục Chi phí thường được đánh số 5000. Một cách tiện lợi để liệt kê chi phí trong biểu đồ tài khoản là xem Biểu thuế C Thuế thu nhập nội bộ và theo cách chi phí được liệt kê trên đó hình thức. Điều đó làm cho nó dễ dàng cho bạn và kế toán của bạn khi thời gian thuế đến. Phát triển một tài khoản cho từng chi phí được liệt kê trong Phụ lục C cộng với bất kỳ chi phí nào khác cụ thể cho công ty của bạn. Để lại một số tài khoản trống có sẵn trong trường hợp bạn cần chúng trong tương lai. Gán một số trong phạm vi 5000-5999 cho mỗi số.
Nếu bạn đã nhận được điều này đến nay, bạn đã phát triển biểu đồ các tài khoản cho cả bảng cân đối và báo cáo thu nhập . Bây giờ bạn đã sẵn sàng sử dụng thông tin này để phát triển các tạp chí kế toán và sổ cái chung cho doanh nghiệp của bạn.