Cơ bản về sổ sách kế toán: Tạo Hướng dẫn nhập nhật ký kế toán

Quản lý giao dịch của bạn để hợp lý hóa doanh nghiệp của bạn

Khi một doanh nghiệp nhỏ thực hiện giao dịch tài chính, họ tạo một mục nhật ký trong nhật ký kế toán của mình để ghi lại giao dịch đó. Giao dịch được ghi trong nhật ký chung hoặc một trong các tạp chí đặc biệt cho các tài khoản hoạt động nhiều nhất. Các tạp chí đặc biệt phổ biến nhất là tạp chí bán hàng, tạp chí mua hàng, nhật ký nhận tiền mặt và tạp chí giải ngân tiền mặt.

Một tạp chí kế toán là một hồ sơ chi tiết về các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

Các giao dịch được liệt kê theo thứ tự thời gian, theo số tiền, bởi các tài khoản bị ảnh hưởng và theo hướng những tài khoản đó bị ảnh hưởng. Tùy thuộc vào kích thước và độ phức tạp của doanh nghiệp, số tham chiếu có thể được chỉ định cho mỗi giao dịch và một ghi chú có thể được đính kèm giải thích giao dịch.

Nhật ký kế toán là nơi chứa các chi tiết. Sổ cái chung là nơi bạn nhìn vào bức tranh lớn. Trang nhật ký kế toán mẫu có các cột cho ngày, tài khoản, số tiền ghi nợ và số tiền của tín dụng.

Khi nào sử dụng một khoản ghi nợ hoặc tín dụng trong một mục nhập tạp chí

Một trong những điều khó khăn nhất để xử lý khi thiết lập sách của bạn là khi sử dụng thẻ ghi nợ và thời điểm sử dụng tín dụng. Dưới đây là một số quy tắc đơn giản. Nếu bạn làm theo các quy tắc này, nó sẽ làm cho cuộc sống kế toán của bạn dễ dàng hơn nhiều.

• Bạn sẽ luôn sử dụng cả ghi nợ và tín dụng cho mỗi mục nhập nhật ký. Đó là những gì hệ thống kế toán kép được dựa trên. Bạn có hai cột trong mục nhật ký của mình. Mỗi người sẽ có một mục nhập tương đương - một cho một khoản ghi nợ, một cho một khoản tín dụng.

• Hãy nhớ định dạng của phương trình ccounting trong đó Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu . Phía tài sản là phía bên trái của phương trình và các khoản nợ + Vốn chủ sở hữu là bên phải của phương trình. Khi bạn cần thực hiện một mục nhập nhật ký, hãy tham khảo biểu đồ tài khoản của bạn để xem tài khoản bạn cần sử dụng có nằm ở bên trái hay bên phải của phương trình kế toán hay không.

• Nếu tài khoản ở trên Nội dung hoặc bên trái, đó là bên Ghi nợ. Khoản ghi nợ sẽ tăng các tài khoản đó và tín dụng sẽ giảm chúng. Nếu tài khoản là trên các khoản nợ và Vốn chủ sở hữu hoặc bên phải, đó là bên Tín dụng. Tín dụng sẽ tăng các tài khoản đó và ghi nợ sẽ giảm chúng.

Mục nhập nhật ký khi tài khoản có số dư bình thường

Một cách dễ dàng để ghi nhớ khi nào để ghi nợ và khi nào để ghi có một tài khoản là hãy nhớ số dư bình thường của năm loại tài khoản trên biểu đồ tài khoản . Sự cân bằng bình thường là những gì tài khoản sẽ có nếu tăng nhiều hơn giảm. Dưới đây là danh sách các tài khoản đó và số dư bình thường của chúng. Nếu bạn nhớ danh sách này, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

• Tài khoản nội dung - ghi nợ
• Tài khoản trách nhiệm - tín dụng
• Vốn chủ sở hữu - tín dụng
• Tài khoản doanh thu - tín dụng
• Tài khoản chi phí - ghi nợ

Ví dụ: nếu bạn đang ghi lại mục nhập vào tài khoản nội dung, bạn sẽ ghi nợ tài khoản nội dung và ghi có một số tài khoản khác.

Ví dụ về mục nhập nhật ký

Đây là một ví dụ là mục nhật ký bạn sẽ thực hiện khi bắt đầu một doanh nghiệp mới. Nếu chủ sở hữu đầu tư 20.000 đô la vào một doanh nghiệp mới, đây sẽ là định dạng của mục nhập nhật ký. Sẽ có sự gia tăng về tài sản, cụ thể là tài khoản tiền mặt, với số tiền 20.000 đô la được ghi nhận dưới dạng ghi nợ và tăng tài khoản vốn chủ sở hữu sẽ là tín dụng.

Định dạng của mục nhập nhật ký

Bắt đầu kinh doanh
Tài khoản	Ghi nợ	tín dụng
Tiền mặt	20.000 đô la
Vốn chủ sở hữu	20.000 đô la