Tạp chí giải ngân tiền mặt và quản lý tiền mặt

Theo dõi tất cả các luồng tiền mặt

Các tạp chí giải ngân tiền mặt, còn được gọi là tạp chí thanh toán tiền mặt, là một hình thức kế toán được sử dụng để ghi lại tất cả các luồng tiền mặt - mua hàng được thực hiện bằng tiền mặt hoặc giải ngân tiền mặt. Ví dụ là các khoản phải trả, các tài liệu phải trả và chi phí hoạt động giữa các giao dịch mua bằng tiền mặt khác. Ví dụ về giải ngân tiền mặt khác là tiền gửi vào quỹ tiền mặt nhỏ .

Người kế toán hoặc kế toán của bạn sẽ ghi lại tất cả các giao dịch này trong tạp chí giải ngân tiền mặt trước khi gửi chúng lên sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán phải trả , vv

Điều này thường được thực hiện trên cơ sở hàng tháng. Trong một số doanh nghiệp, tạp chí giải ngân tiền mặt được kết hợp với tạp chí thu tiền mặt và được gọi là sổ tiền mặt.

Các tạp chí giải ngân tiền mặt là một công cụ quan trọng trong quản lý tiền mặt - chủ doanh nghiệp có thể sử dụng điều này để xem số tiền đã được giải ngân và đi đâu, tính tỷ lệ phần trăm so với hàng tồn kho so với các khoản thanh toán khác. Nhật ký giải ngân tiền mặt bao gồm số séc kiểm tra đã được viết, đó là lý do tại sao nhiều gói phần mềm kế toán tham khảo nhật ký như một thanh ghi séc. Những gói này có sẵn các biểu mẫu cài sẵn cho tạp chí giải ngân tiền mặt hoặc các biểu mẫu tùy chỉnh dễ dàng để đáp ứng nhu cầu của bạn.

Thiết lập các tạp chí giải ngân tiền mặt

Cột được thiết lập cho mỗi giao dịch như sau:

• Ngày
• Kiểm tra số
• Giải trình
• Tín dụng tiền mặt
• Tín dụng khác
• Đã ghi nợ tài khoản
• Tài khoản thanh toán nợ

• Ghi nợ khác.

Cột loại thanh toán tiền mặt có thể cụ thể hơn cho bản chất của doanh nghiệp. Ví dụ, một số doanh nghiệp chỉ có thể cần một cột để ghi số tiền mặt trong khi các cột khác cần thêm cột cho các tài khoản phải trả, giảm giá nhận tiền mặt, vv. Phải luôn có cột 'khác' để ghi lại số tiền không phù hợp với bất kỳ các danh mục chính.

Cập nhật các sổ cái khác

Thường xuyên, đôi khi hàng ngày, các chi tiết đơn hàng trong tạp chí giải ngân tiền mặt được sử dụng để cập nhật sổ cái công ty con - được thiết kế để ghi lại các loại giao dịch kế toán cụ thể. Nếu hầu hết các khoản thanh toán bằng tiền mặt là cho các nhà cung cấp để mua tín dụng, thì sổ kế toán chi nhánh được cập nhật là sổ kế toán phải trả.

Các tài khoản sổ kế toán tổng hợp được cập nhật hàng tháng bằng cách sử dụng tổng số từ các tạp chí giải ngân tiền mặt. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng tài khoản kiểm soát công ty con để hỗ trợ các tài khoản sổ kế toán tổng hợp, các bài đăng là một phần của hệ thống sổ sách kế toán kép .

Đăng giảm giá

Các tạp chí giải ngân tiền mặt sẽ bao gồm một cột giảm giá nhận được nếu có tiền mặt thanh toán cho các nhà cung cấp có thể được giảm giá, có lẽ để thanh toán sớm. Do đó, số tiền hóa đơn được ghi lại, cùng với khoản chiết khấu nhận được và thanh toán bằng tiền mặt. Chỉ tổng giảm giá nhận cột mới được đăng lên sổ cái chung.

2 bằng chứng về việc đăng

Sổ sách kế toán và kế toán có thể sử dụng hai thủ tục vào cuối kỳ kế toán để chứng minh rằng thông tin trên tạp chí giải ngân tiền mặt đã được chuyển chính xác sang sổ cái công ty con.

1. Tổng số tất cả số dư sổ kế toán của công ty con (nếu phần lớn các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, chúng tôi đề cập đến số dư tài khoản của nhà cung cấp trong sổ kế toán phải trả) bằng số dư trên tài khoản chi nhánh sổ kế toán trong sổ cái chung.

1. Sổ cái tổng quát phải được cân bằng, có nghĩa là, tổng số nợ trong sổ cái chung phải bằng với tổng số tín dụng.