Tại sao Petty Cash là quan trọng cho tài chính kinh doanh của bạn

Tiền mặt nhỏ không phải là tiền mà nó từng sử dụng. Trong những ngày khi chúng tôi trả tiền cho tất cả các giao dịch kinh doanh nhỏ bằng tiền mặt, nó là cần thiết để có ý định về việc theo dõi các giao dịch đó. Trong thế kỷ 21, chúng ta có cách tốt hơn để trả tiền cho việc mua bán doanh nghiệp nhỏ và theo dõi chúng. Nhưng khái niệm "tiền mặt nhỏ" vẫn còn quan trọng.

Tiền mặt nhỏ là gì?

Tiền mặt nhỏ mô tả các giao dịch nhỏ của một doanh nghiệp.

Thuật ngữ "nhỏ" được sử dụng bởi vì nó là số tiền nhỏ (nhỏ) của các giao dịch bằng tiền mặt hoặc tiền mặt. "Petty" không phải là quá nhỏ nữa, vì vậy nghĩ về nó như một số tiền nhỏ mà bạn có thể không nghĩ về theo dõi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ sử dụng thuật ngữ "tiền mặt nhỏ" để bao gồm nhiều giao dịch kinh doanh nhỏ.

Ví dụ:

• Mua cà phê cho máy pha cà phê văn phòng
• Thanh toán phí cầu đường hoặc bãi đậu xe
• Điều trị nhân viên cho pizza để kỷ niệm một thành tựu
• Mua một món quà nhỏ trên đường đến một cuộc họp kinh doanh.

Tại sao Petty Cash lại quan trọng?

Giao dịch tiền mặt nhỏ sẽ tăng lên. Không tài liệu và theo dõi những giao dịch mua nhỏ này có thể có nghĩa là rất nhiều chi phí kinh doanh tiềm năng không được yêu cầu, như ném chúng đi.

Hãy xem xét một vài ví dụ:

• Nếu bạn sử dụng ly Keurig cho cà phê văn phòng của bạn, ngay cả khi bạn mua với giá rẻ và với số lượng lớn, nó sẽ chi phí bạn khoảng 26 cent một cốc. Đối với một nhân viên uống cà phê trung bình, đó là hai ly mỗi ngày khoảng 200 ngày một năm, đó là hơn $ 100 cho một nhân viên đó. Nhân số đó với số lượng nhân viên và bạn có một số tiền lớn.

• Pizza cho 10 người có thể có giá 50 đô la. Nếu bạn làm điều đó mỗi tháng một lần, đó là 600 đô la một năm. Không lưu giữ hồ sơ có nghĩa là 600 đô la chi phí bị mất.

Các giao dịch tiền mặt nhỏ lẻ nên được ghi lại như thế nào?

Bạn có thể ghi lại trên phiếu hoặc danh sách, tùy theo điều nào dễ dàng hơn. Điều quan trọng cần nhớ là giao dịch MỌI phải được ghi lại và phải bao gồm:

• Ngày giao dịch
• Số tiền giao dịch
• Mô tả chung về giao dịch (ví dụ: "bánh rán cho cuộc họp văn phòng")

Bạn không cần phải ghi lại số tài khoản tại thời điểm giao dịch.

Khi bạn bổ sung tiền mặt nhỏ , các giao dịch nhóm theo số tài khoản và nhập chúng vào chương trình kế toán của bạn.

Tôi có thể theo dõi các giao dịch tiền mặt nhỏ trực tuyến không?

Chủ doanh nghiệp thông minh những ngày này đang thanh toán cho các giao dịch kinh doanh với thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc thẻ ghi nợ và ứng dụng. Bạn có thể theo dõi chỗ đỗ xe bằng một ứng dụng và bạn có thể sử dụng hệ thống trả phí tự động để loại bỏ thời gian dành cho làn đường "chỉ dùng tiền mặt" tại đường thu phí. Tất nhiên, thanh toán bằng thẻ ghi nợ kinh doanh hoặc thẻ tín dụng của bạn giúp việc theo dõi chi phí nhỏ dễ dàng. Chỉ cần chắc chắn để lưu ý mục đích kinh doanh trên biên nhận.

Nếu doanh nghiệp của tôi vẫn có hộp tiền mặt thì sao?

Nhiều doanh nghiệp có một quỹ tiền mặt nhỏ trong văn phòng, đặc biệt là các doanh nghiệp bán lẻ có khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Hộp tiền được sử dụng để thực hiện thay đổi và trong một số trường hợp cho các giao dịch kinh doanh nhỏ. Thông thường, hộp bắt đầu bằng số dư bằng tiền mặt, theo mệnh giá phù hợp. Sau đó, khi hộp tiền mặt xuống thấp, nó được bổ sung.

Nếu các quỹ tiền mặt được sử dụng cho các giao dịch mua nhỏ, hãy đăng nhập vào hộp để các giao dịch mua này có thể được ghi lại.

Làm cách nào để đảm bảo rằng tất cả giao dịch tiền mặt nhỏ được ghi lại?

Trách nhiệm của bạn là chủ doanh nghiệp thiết lập chính sách sử dụng tiền mặt nhỏ, để theo dõi các giao dịch tiền mặt nhỏ và đảm bảo rằng nhân viên đang sử dụng tiền mặt nhỏ một cách có trách nhiệm. Một số khả năng:

• Cung cấp cho nhân viên đáng tin cậy thẻ ghi nợ doanh nghiệp và yêu cầu họ chuyển chi tiết về mục đích kinh doanh cho tất cả các giao dịch mua ghi nợ của họ.
• Yêu cầu nhân viên sử dụng xe ô tô của riêng mình để kinh doanh có bộ theo dõi thu phí. Bạn có thể cung cấp và nhận các chi tiết. Bạn sẽ cần nhân viên xác minh mục đích kinh doanh.
• Nếu nhân viên có điện thoại thông minh để sử dụng cho doanh nghiệp, yêu cầu họ bao gồm các ứng dụng để ghi lại biên lai bằng ảnh hoặc gửi cho bộ phận kế toán của bạn.

Điểm mấu chốt về tiền mặt nhỏ:

Thiết lập và theo dõi tiền mặt nhỏ sẽ là một phần của hệ thống lưu giữ hồ sơ tổng thể cho công ty của bạn.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn không ghi lại nó, bạn không thể khấu trừ nó như là một chi phí kinh doanh. Hãy chắc chắn rằng bạn đang tận dụng tất cả những giao dịch tiền mặt nhỏ nhặt này, để bạn có thể yêu cầu chi phí kinh doanh hợp pháp hơn và giảm thuế doanh nghiệp của bạn.