Hệ thống CCRRA - Chụp, Kiểm tra, Đánh giá, Ghi lại, Hành động
Dưới đây là năm bước dễ dàng trong việc tạo ra một hệ thống lưu giữ hồ sơ tài chính đơn giản: Chụp, Kiểm tra, Ghi lại, Đánh giá, Hành động.
Đầu tiên, CÀI ĐẶT thông tin.
Nếu nó không có ở đó, nó không tồn tại. Khi bạn bắt đầu công việc kinh doanh của mình, hãy tập thói quen chụp mọi thứ, để nó trở thành tự động. “Capture” là phần khó nhất và là phần quan trọng nhất của quá trình; đó là vấn đề hình thành thói quen thu thập thông tin. Theo dõi mọi số tiền bạn chi tiêu cho doanh nghiệp của mình và mọi số tiền bạn kiếm được khi bán hàng. Đừng lo lắng vào thời điểm này về việc làm bất cứ điều gì với thông tin. Chỉ cần chắc chắn rằng tất cả mọi thứ bạn chụp bao gồm (a) một mô tả của mục, (b) số tiền, và (c) ngày.
Thứ hai, KIỂM TRA để chắc chắn rằng thông tin là đầy đủ và chính xác.
Cứ hai tuần một lần, dành một giờ để trải qua mọi thứ và kiểm tra nó. Kiểm tra xem tất cả thông tin bạn có đã sẵn sàng để ghi chưa.
Hãy chắc chắn rằng bạn đã bao gồm ngày và số tiền, và đủ chi tiết về những gì các chi phí cho rằng bạn có thể ghi lại nó một cách chính xác. Ví dụ: ghi chú cho “giấy, $ 3,55, 7/12” có thể không đủ thông tin. Bài báo là gì? Đây có phải là một tờ báo bạn mua cho văn phòng không? Hay bạn đã mua một tờ giấy cho máy tính?
Thiết lập một thời gian cụ thể cho một cuộc hẹn với chính mình vào cuối tuần thay thế (mỗi thứ sáu khác, ví dụ) để kiểm tra tất cả mọi thứ. Đừng chờ đợi quá lâu; bạn còn chờ đợi để làm điều này, càng khó nhớ và thu thập thông tin.
Thứ ba, GHI các thông tin để lưu nó.
Ghi âm có nghĩa là đưa thông tin tài chính của bạn vào biểu mẫu có thể sử dụng được. Sau khi tất cả mọi thứ được kiểm tra, chuyển nó cho người kế toán của bạn để ghi lại, hoặc ghi lại nó. Thực hiện việc này hàng tháng. Nhập thông tin vào bảng tính hoặc phần mềm kế toán. Bạn cũng có thể thấy rằng phần mềm trực tuyến hoạt động cho bạn, vì vậy bạn và người quản lý của bạn có thể xem thông tin và thảo luận về nó. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn nhận được tất cả mọi thứ được ghi lại mỗi tháng, vì vậy bạn có thể xem lại nó.
Thứ tư, củng cố và xem xét lại thông tin.
Sau khi thông tin tài chính của bạn được ghi lại mỗi tháng, hãy in ra bốn báo cáo:
- bảng cân đối kế toán
- báo cáo thu nhập (p & l)
- báo cáo lão hóa phải thu tài khoản và
- báo cáo phải trả tài khoản.
Đối với mỗi báo cáo, hãy bao gồm so sánh với cùng một thông tin báo cáo từ tháng trước. Đặc biệt chú ý đến thông tin cụ thể trong các báo cáo này.
Cuối cùng, ACT, Dựa trên những gì bạn biết.
Trong hầu hết các trường hợp, "ACT" có thể có nghĩa là không làm gì cả, nếu mọi thứ đều ổn.
Trong các trường hợp khác, điều đó có nghĩa là thực hiện thay đổi. Tạo “điểm kích hoạt” nơi thông tin giúp bạn hành động. Dưới đây là một số điểm kích hoạt được đề xuất:
- Bảng cân đối . Nếu bạn thấy các khoản nợ đang gia tăng mỗi tháng trong ba tháng (có thể có nghĩa là tài sản và / hoặc chi phí cũng tăng), hãy cắt giảm chi tiêu.
- Báo cáo thu nhập . Nếu bạn thấy rằng một khoản chi phí cụ thể đang tăng lên theo tỷ lệ doanh thu, hãy tự hỏi tại sao nó tăng lên. Nếu sự gia tăng là cần thiết, bạn có thể muốn cắt giảm chi tiêu cho các chi phí khác, để duy trì mức lợi nhuận của bạn.
- Tài khoản phải thu được . Hãy quyết đoán trong việc đi sau người trả chậm. Bạn càng để cho món nợ không được trả hết thì càng ít khả năng bạn sẽ nhận được tiền. Thiết lập một hệ thống thu thập, như tôi đã thảo luận ở trên, để đảm bảo bạn được thanh toán kịp thời và người trả chậm sẽ không bị bỏ lại để cho rằng bạn không muốn tiền của mình.
- Tài khoản phải trả . Thanh toán những gì bạn có thể nhanh nhất có thể. Cố gắng trả tiền sớm để được giảm giá. Nếu bạn không thể thanh toán tất cả các hóa đơn của mình, hãy thanh toán cho những hóa đơn sẽ khiến bạn phải chịu hình phạt hoặc điều này sẽ ảnh hưởng đến xếp hạng tín dụng của bạn. Ngay cả khi người khác chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn, bạn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc đảm bảo các khoản nợ kinh doanh của bạn được thanh toán.
Ngay cả khi bạn không quen thuộc với hệ thống tài chính, bạn sẽ có thể thiết lập một trong những chuyển động và giữ cho nó chạy. Phần khó nhất là thu thập thông tin. Một khi bạn đã thành lập "thói quen thu thập", bạn sẽ tìm thấy phần còn lại sẽ đi cùng với nó.
Hãy nhớ rằng, CCRRA - Nắm bắt thông tin tài chính cho doanh nghiệp của bạn, Kiểm tra thông tin hàng tuần, Ghi lại và Xem lại thông tin hàng tháng, sau đó Hành động khi cần thiết để giữ cho tình hình tài chính của bạn diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn làm theo hệ thống năm bước đơn giản này, bạn sẽ giảm thiểu "rác" và các vấn đề đi kèm với nó và bạn sẽ tối đa hóa tình hình tài chính của mình.
Một hệ thống tài chính được tổ chức tốt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có khả năng tài chính trong nhiều năm tới.