Luật liên bang yêu cầu bạn giữ hồ sơ tiền lương và tài liệu khác
Hồ sơ tiền lương là nhà tuyển dụng bắt buộc phải giữ gì?
Bạn thường sẽ giữ hầu hết các hồ sơ theo yêu cầu của pháp luật chỉ trong quá trình kinh doanh, do đó tuân thủ không nên mất nhiều trong cách của các bước bổ sung hoặc làm việc.
Xem lại các hồ sơ bạn đã có để đảm bảo bạn phù hợp với các yêu cầu của IRS và FLSA.
Hồ sơ có thể được duy trì dưới mọi hình thức, bao gồm cả điện tử. Sau đây phải được giữ cho tất cả các nhân viên không được miễn và những người được bảo hiểm theo yêu cầu lương tối thiểu:
- Thông tin cá nhân, bao gồm tên, địa chỉ nhà, nghề nghiệp, giới tính và ngày sinh của nhân viên nếu anh ta dưới 19 tuổi
- Giờ và ngày khi tuần làm việc của anh bắt đầu
- Tổng số giờ làm việc mỗi ngày làm việc và mỗi tuần làm việc
- Tổng thu nhập hàng ngày hoặc hàng tuần
- Thường xuyên trả lương theo giờ cho bất kỳ tuần nào khi làm thêm giờ
- Tổng số tiền làm thêm giờ cho tuần làm việc
- Tổng số tiền lương trả cho mỗi kỳ lương
- Ngày thanh toán và thời gian thanh toán được bao trả.
Các nhân viên không được miễn thuế phải được trả lương tối thiểu ít nhất và nhận thêm giờ cho bất cứ giờ làm việc nào trên 40 tuần một lần. Một nhân viên có thể được miễn nếu anh ta được trả ít nhất $ 455 một tuần trên cơ sở tiền lương và nếu anh ta thực hiện một số công việc nhất định, thường là hành chính, điều hành hoặc quản lý.
Trả lương theo thời gian là số tiền kiếm được trong 40 giờ đầu tiên trong một tuần làm việc.
Các hồ sơ cần thiết cho các nhân viên được miễn trừ khác với nhân viên không được miễn và thông tin đặc biệt là bắt buộc đối với nhân viên gia đình, cho nhân viên làm việc theo thỏa thuận trả tiền không phổ biến, cho nhân viên nơi ở hoặc cơ sở vật chất khác được trang bị, và cho nhân viên nhận giáo dục khắc phục.
Nếu bất kỳ công nhân nào của bạn rơi vào các danh mục này, hãy hỏi ý kiến luật sư.
Biểu mẫu bạn phải giữ
Ngoài hồ sơ tiền lương, bạn nên giữ một vài tài liệu khác trong hồ sơ cho mỗi nhân viên.
- Một bản sao có chữ ký của mẫu đơn W-4 của ông cho thấy giữ lại liên bang. Biểu mẫu này có thể được thay đổi nhiều lần để đảm bảo bạn giữ biểu mẫu gần đây nhất ở trên cùng.
- Một bản sao của bất kỳ hình thức nào mà một nhân viên đã được phép khấu trừ tiền lương, bao gồm các quyền lợi và các khoản quyên góp đặc biệt như United Way hoặc các tổ chức từ thiện khác
- Bản sao mẫu đơn đăng ký ban đầu của nhân viên và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào, như bản lý lịch hoặc bảng điểm.
- Hồ sơ về những thay đổi về mức lương, bao gồm quảng cáo hoặc giảm giá và lý do cho những hành động này.
Cách tốt nhất để giữ hồ sơ tiền lương là gì?
Hồ sơ tiền lương, bao gồm cả việc ghi lại tất cả các giờ làm việc, thay đổi trạng thái thanh toán và tỷ lệ thanh toán, phải được lưu giữ trong một tệp riêng biệt.
Bạn cũng phải lưu giữ hồ sơ của tất cả các thay đổi được thực hiện đối với tiền lương và phúc lợi của nhân viên, bao gồm cả sự đồng ý của nhân viên. Bạn phải có văn bản chấp thuận trên hồ sơ cho bất kỳ khoản khấu trừ nào từ tiền lương của nhân viên trừ thuế FICA và trang trí .
Susan Heathfield, chuyên gia nguồn nhân lực, có thông tin chi tiết hơn về những gì cần được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Ai được phép xem hồ sơ nhân viên?
Hầu hết các doanh nghiệp giữ hồ sơ nhân viên trong một khu vực hạn chế và chỉ cho phép truy cập vào những cá nhân có thể cần phải xem hồ sơ do xếp hạng việc làm hoặc vị trí của họ. Hồ sơ nhân viên không bao giờ được xóa khỏi phòng ghi âm. Nếu bạn có nhiều hơn một vài nhân viên, bạn có thể muốn thiết lập chính sách truy cập tệp nhân sự để nhân viên nguồn nhân lực biết cách trả lời các yêu cầu.
- Nhân viên nên được phép xem hồ sơ của riêng họ. Bạn có thể muốn có ai đó ở trong phòng với một nhân viên trong khi anh ấy đang xem hồ sơ của riêng mình.
- Chỉ định nhân viên của công ty nào có thể xem hồ sơ nhân viên. Truy cập thường bị hạn chế đối với nhân viên trong bộ phận nhân sự và các nhà quản lý và giám đốc điều hành trên một mức nhất định.
- Các kiểm toán viên liên bang và tiểu bang khác nhau có thể được phép truy cập vào hồ sơ nhân viên với mục đích kiểm toán. Bạn có thể yêu cầu lệnh trước khi cho phép kiểm toán viên truy cập vào hồ sơ của nhân viên.
- Các luật sư đại diện cho nhân viên trong các vụ kiện có thể được cấp quyền truy cập trong một số trường hợp cụ thể. Một quan chức cấp cao nhất hoặc luật sư của công ty phải xác minh yêu cầu của luật sư trước khi cho phép xem hồ sơ.