Mẫu đơn W-4 phải được hoàn thành bởi tất cả nhân viên làm việc tại Hoa Kỳ, để người sử dụng lao động biết được bao nhiêu để giữ lại tiền lương của nhân viên đối với thuế thu nhập liên bang. Nhân viên phải cho biết:
- Tình trạng hôn nhân
- Số lượng phụ cấp, và
- Số tiền khấu trừ bổ sung.
CẬP NHẬT: Luật Cải cách Thuế mới (2017) và Hiệu lực của nó đối với Mẫu W-4
Luật cải cách thuế năm 2017 đã có những thay đổi lớn sẽ ảnh hưởng đến việc khấu trừ nhân viên.
Nhiều nhân viên của bạn có thể muốn thay đổi mẫu đơn W-4 của họ để tránh phải trả quá nhiều tiền khấu trừ. IRS đã ban hành mẫu W-4 2018 mới , hiện đang ở trạng thái được đề xuất và không nên sử dụng cho đến khi nó được hoàn thành.
Mẫu W-4 mới đã được thay đổi như thế nào?
Một số thay đổi được lưu ý trên Mẫu W-4 2018 mới là:
- Trên trang tính toán, số tiền đã được thay đổi trên mục B, F và G.
- Trên bảng tính, Bảng 1 và 2 đã được thay đổi để phản ánh lịch trình khấu trừ thuế thu nhập liên bang mới .
Khi nào thì phải hoàn thành W-4 khi thuê? Khi nào một chiếc W-4 mới có hiệu lực?
Một nhân viên phải hoàn thành mẫu đơn khi thuê trước khi phiếu lương đầu tiên được cung cấp. IRS nói người sử dụng lao động được yêu cầu phải thực hiện một W-4 mới khi bắt đầu giai đoạn lương đầu tiên kết thúc vào hoặc sau ngày thứ 30 kể từ ngày bạn (chủ nhân) nhận được nó.
Đây là một ví dụ. Josie cho bạn một chiếc W-4 mới vào ngày 10 tháng 11; cô được trả vào ngày 15 và 30 mỗi tháng.
Bạn phải thực hiện nó không muộn hơn bảng lương ngày 15 tháng 12. Tất nhiên, bạn có thể thực hiện nó trước đó, nhưng điều đó không bắt buộc.
Nếu một nhân viên muốn thay đổi W-4 để nhận tiền thưởng hoặc thay đổi trả tiền một lần khác, bạn nên cung cấp cho họ đủ thông báo để họ có thể lập kế hoạch cho thay đổi W-4 có hiệu lực với cùng một bảng lương như tiền thưởng.
Bao lâu một nhân viên có thể thay đổi W-4? W-4 có hiệu quả trong bao lâu?
Nhân viên có thể thay đổi số tiền trên mẫu W-4 bất cứ lúc nào và thường xuyên như họ muốn. Yêu cầu về dòng thời gian thực hiện ở trên phải được tuân theo để thay đổi cũng như thuê mới.
Không có giới hạn về thời gian mà W-4 có hiệu lực trong bao lâu; nó vẫn có hiệu lực cho đến khi nhân viên thay đổi nó. Khi chấm dứt, W-4 tiếp tục có hiệu lực khấu trừ thuế FICA đối với các khoản thanh toán được thực hiện sau ngày kết thúc.
W-4 mới nhất phải được ký bởi nhân viên và được giữ trong thư mục biên chế của nhân viên để xác minh số tiền khấu trừ thuế thu nhập liên bang.
Tôi có thể chấp nhận các mẫu đơn W-4 qua điện thoại hoặc email không?
Không, bạn không thể chấp nhận thông tin từ một nhân viên về một mẫu W-4 mới hoặc thay đổi qua điện thoại hoặc email. Cách duy nhất để thay đổi có thể thực hiện là hoàn thành và ký tên vào mẫu đơn W-4 trực tiếp hoặc qua thư.
Bạn có thể chấp nhận thông tin W-4 bằng điện tử, thông qua hệ thống điện tử tuân thủ các quy định của IRS.
Hoa Kỳ và W-4 hình thức
Nhiều tiểu bang Hoa Kỳ sử dụng biến thể riêng của họ về mẫu đơn W-4 để ghi lại số tiền khấu trừ của tiểu bang. Và một số tiểu bang không cho phép chụp điện tử thông tin W-4. Kiểm tra với bộ phận doanh thu của tiểu bang của bạn để biết thêm thông tin.
Sự cố với Biểu mẫu W-4
Biểu mẫu W-4 có thể không hợp lệ vì một vài lý do, bao gồm thiếu thông tin bắt buộc, thiếu chữ ký hoặc nếu biểu mẫu đã bị thay đổi hoặc nếu Nếu bạn cho rằng W-4 không hợp lệ, bạn phải tiếp tục để giữ lại dựa trên W-4 trước đó. Nếu mẫu W-4 không hợp lệ là mẫu đầu tiên, IRS cho biết bạn nên giữ lại đơn với số không phụ cấp.
Nhân viên không thể giữ lại một tỷ lệ phần trăm bằng phẳng hoặc số tiền đô la. Họ phải sử dụng bảng W-4 và IRS và phương pháp khấu trừ.
QUAN TRỌNG: Bạn không được tư vấn cho nhân viên mới khi điền vào biểu mẫu.
Nếu một nhân viên gặp khó khăn trong việc hoàn thành mẫu W-4, bạn có thể muốn hướng dẫn người đó đến bài viết IRS này về Tính toán khoản khấu trừ khấu trừ của bạn.
Quay lại Biểu mẫu và Đăng ký thuê mới